Der Leitfaden für die Veranstaltungsplanung von inklusiven und barrierefreien Kongressen

Vielfalt und Inklusion nehmen in der heutigen globalen sozialen Agenda einen wichtigen Platz ein. Im beruflichen Umfeld wird viel darüber diskutiert, wie Vielfalt am Arbeitsplatz zu einer gesunden und fairen Unternehmenskultur beiträgt.

Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration spielen auch in der Veranstaltungsbranche eine wichtige Rolle. Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Strategien zur Förderung von Vielfalt und Inklusion bei der Kongressplanung.

Definition von Vielfalt und Integration

Lassen Sie uns zunächst klären, was wir unter Vielfalt und Inklusion verstehen. In der Geschäftswelt bezieht sich Vielfalt auf unterschiedliche körperliche Merkmale, Überzeugungen, Fähigkeiten, Hintergründe und allgemeine Lebenserfahrungen. Inklusion ist der aktive Ansatz, der die Kraft der Vielfalt nutzt. Inklusion ist handlungsorientiert und bedeutet mehr als nur ein vielfältiges Team zu haben; es muss sichergestellt werden, dass Maßnahmen und Praktiken ein Gefühl der Zugehörigkeit unter Mitarbeitern und Kunden fördern, unabhängig von Rasse, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Religionszugehörigkeit, psychischem Gesundheitszustand usw.

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Das Prinzip, das der Förderung von Vielfalt und Inklusion in jedem beruflichen Umfeld zugrunde liegt, ist„Vertrauen und Respekt für alle„.

Vielfalt und Inklusion in Eventplanungsteams

Wenn Veranstaltungsplanungsteams eine inklusive Kultur pflegen, wird die Planung integrativer Konferenzen zur zweiten Natur, da Inklusivität und Vielfalt integrale Bestandteile der Praktiken, Richtlinien und Abläufe in diesem Arbeitsumfeld sind.

Ein vielfältiges Team beginnt mit inklusiven Einstellungspraktiken. Der Aufbau einer Kultur der Vielfalt ist ein fortlaufender Prozess, der Schulungen zu den Themen Vielfalt und Inklusivität, sowie faire berufliche Entwicklungsmöglichkeiten erfordert.

Bei der Planung von Veranstaltungen kann es hilfreich sein, ein Team oder einen Ausschuss einzurichten, der die praktische Umsetzung der Grundsätze der Vielfalt und Inklusion bei jeder Veranstaltung überwacht. Es ist auch sinnvoll, häufig Feedback von Ihrer vielfältigen Belegschaft einzuholen und eine offene Diskussion über eine inklusive Veranstaltungsplanung zu fördern.

Eventwebsite, App und Technologie

Barrierefreiheit ist ein wesentlicher Bestandteil der integrativen Eventplanung. Auf europäischer Ebene sind Regierungsbehörden und Organisationen des öffentlichen Sektors führend bei der digitalen Barrierefreiheit, indem sie die in der Richtlinie der Europäischen Union über die Barrierefreiheit im Netz festgelegten Standards umsetzen, die sicherstellen, dass alle Menschen zu gleichen Bedingungen Zugang zur digitalen Kommunikation und Information haben. Und mit der Einführung des Europäischen Gesetzes zur Barrierefreiheit wurde der Geltungsbereich der Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit auf Unternehmen des Privatsektors ausgeweitet.

Die technischen Aspekte der Barrierefreiheit erfordern, dass die Veranstaltungswebsite allen Nutzern, einschließlich Menschen mit kognitiven, visuellen, auditiven oder anderen Beeinträchtigungen, ein integratives Erlebnis bietet.

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Um wirklich barrierefreie Websites zu erstellen, ist es hilfreich, sich mit den Richtlinien für Webdesign und barrierefreie Inhalte (WCAG) vertraut zu machen. In der Praxis gibt es unter anderem folgende gemeinsame Empfehlungen:

• Bereitstellung von Alternativtext für alle Bilder.
• Sicherstellen, dass die Website der Veranstaltung mit Maus und Tastatur erkundet werden kann, um Menschen mit motorischen Schwierigkeiten zu helfen.
• Bereitstellung einer Abschrift für Audiodateien und von Untertiteln für Videos.
• Verwendung der empfohlenen Schriftgröße und -farbe, um Menschen mit Farbenblindheit und anderen Formen der Sehbehinderung eine bessere Erfahrung zu ermöglichen.
• Gewährleistung der Kompatibilität von Code und Website-Layout mit Bildschirmlesegeräten und unterstützenden Technologien.

Dies gilt auch für Veranstaltungs-Apps, die über eingebaute Funktionen für Barrierefreiheit verfügen sollten, um ein integratives Nutzererlebnis zu bieten.

Es lohnt sich, das Design und die Inhalte sowohl der Veranstaltungswebsite als auch der Veranstaltungs-App mit den Personas der Teilnehmer abzugleichen, die selbst vielfältig und integrativ sein sollten.

Inklusives Kongressprogramm

Das Konferenzprogramm sollte eine ausgewogene Mischung von Themen enthalten, die sich an ein bestimmtes Publikum richten, aber niemanden ausschließen, unabhängig von seinem persönlichen oder sozialen Hintergrund, seiner Zugehörigkeit oder seiner Führungsebene.

Ein vielfältiges Konferenzprogramm beginnt mit der Beseitigung unbewusster Voreingenommenheit bei der Auswahl der Abstracts, die anonymisiert und durch transparente Auswahlkriterien gesteuert werden könnte.

Außerdem sollten die Sessions alle Bereiche der beruflichen Praxis abdecken. Häufig werden forschungs- oder technikorientierte Themen auf Kosten von eher kollaborativen oder menschenorientierten Aspekten wie Lehre oder Gemeinschaftsbildung in den Vordergrund gestellt. Die Sicherstellung, dass das Fachwissen der Redner sowohl aus technischen als auch aus kooperativen Bereichen stammt, ist ein ausgezeichneter Weg, um Vielfalt in das Kongressprogramm zu bringen. In diesem Sinne sollte die Rednerliste die Vielfalt des Publikums repräsentieren, das Sie ansprechen möchten, und sicherstellen, dass kein Rednerprofil über- oder unterrepräsentiert ist.

Ein inklusives Kongressprogramm ist so gestaltet, dass alle Stimmen gehört werden und alle ihre Beiträge einbringen können. Die Einbindung von Frage- und Antwortrunden ist ein hervorragendes Mittel, um sicherzustellen, dass die Stimmen der Teilnehmer gehört werden, anstatt den Rednern die ganze Zeit das Wort zu überlassen. Dies kann dazu beitragen, die Diskussion zu eröffnen und vielfältige und reichhaltige Dialogmöglichkeiten zu schaffen.

Inklusives Kongressformat

Persönliche, Online- und gemischte Konferenzformate haben alle ihre Vor- und Nachteile in organisatorischer und logistischer Hinsicht. Oft werden Entscheidungen nach finanziellen und praktischen Kriterien getroffen, aber es ist wichtig, Vielfalt und Eingliederung auch als Leitlinie zu nutzen.

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Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für ein Format, inwieweit die verschiedenen Optionen Hindernisse für den Zugang und die Inklusivität darstellen. Wenn Sie beispielsweise eine persönliche Kongress für ein internationales Publikum planen, sollten Sie die Kosten und Schwierigkeiten bei der Erlangung eines Visums für Teilnehmer aus bestimmten Ländern berücksichtigen.

Berücksichtigen Sie bei virtuellen und hybriden Konferenzen die Verfügbarkeit von Online- und technischen Diensten in einigen Ländern und wie diese die Qualität der Veranstaltung beeinträchtigen können. Und denken Sie daran, dass die technische Plattform für die Durchführung der Online- oder Hybrid-Veranstaltung den Standards für Barrierefreiheit entsprechen sollte.

Barrierefreier Veranstaltungsort

Bei persönlichen Veranstaltungen muss sorgfältig darauf geachtet werden, wie der Veranstaltungsort gestaltet ist und inwieweit er für Menschen mit Behinderungen oder anderen Beeinträchtigungen geeignet ist.

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Barrierefreie Kongresszentren bieten mehr als nur einen Zugang für Rollstuhlfahrer und Schilder in Brailleschrift. Um ein barrierefreies und inklusives Erlebnis zu bieten, sollten Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Die Technologie des Veranstaltungsortes ist mit der adaptiven Technologie kompatibel (insbesondere audiovisuelle Systeme).
• Begrenzen Sie intensive Leuchtstoffröhrenbeleuchtung und Lärm.
• Private Räume für Gebete, Kinderbetreuung oder ruhige und lärmfreie Räume, da die Teilnehmer unsichtbare Behinderungen wie ADHS oder soziale Ängste haben können.
• Catering, das auf diätetische Bedürfnisse eingeht und alkoholfreie Alternativen anbietet.
• Bereitstellung von barrierefreien Toiletten. Auch geschlechtsneutrale Toiletten können in Erwägung gezogen werden, wenn diese Forderung bei den Teilnehmern Anklang findet.

Es lohnt sich auch, mit Ihrem Planungsteam die vom European Disability Forum veröffentlichten Leitlinien für die Barrierefreiheit zu besprechen. Obwohl diese Leitlinien nicht rechtsverbindlich sind, stellen sie einen umfassenden Leitfaden für verschiedene Aspekte der Planung barrierefreier Tagungen dar.

Leitlinien für die Zeit nach dem Kongress

Vielfalt, Zugänglichkeit und Inklusion können auch in Strategien für die Zeit nach dem Kongress einbezogen werden. Einige Aktivitäten, die Sie in Betracht ziehen können, sind:

• Zusammenstellung und Versand von Veranstaltungsmaterialien in verschiedenen Formaten (Mitschrift, Audio, Folien), damit alle Teilnehmer Zugang zu Referenzmaterialien haben.
• Einholung des Feedbacks der Teilnehmer und Erörterung der Ergebnisse mit dem Planungsteam, um sich darüber zu verständigen, was aus dem Input auf praktischer Ebene für die Veranstaltung im nächsten Jahr werden soll.
• Kontaktaufnahme mit Referenten und Teilnehmern mit unterschiedlichem Hintergrund und Aufforderung an sie, ihre Überlegungen darüber, wie die Veranstaltung zu einer vielfältigeren und integrativeren Berufspraxis beigetragen hat, aufzuschreiben oder aufzuzeichnen. Ihre Geschichten könnten in den sozialen Medien oder im Blog des Veranstalters als Teil Ihrer Event-Marketingstrategie veröffentlicht werden.

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Praktische Überlegungen für inklusive und barrierefreie Konferenzen

• Stellen Sie sicher, dass der Registrierungsprozess oder das Anmeldeformular offene Fragen stellt und den Teilnehmern die Möglichkeit gibt, ihre Ernährungsbedürfnisse, bevorzugten Pronomen und ihren Behindertenstatus in ihren eigenen Worten anzugeben.
• Denken Sie bei der Festlegung der Anmeldegebühren daran, dass internationale Geldtransfers in einigen Ländern mit hohen Kosten verbunden sind und potenzielle Teilnehmer von einer Anmeldung abhalten könnten. Auch wenn die Rentabilität ein wichtiges Anliegen ist, sollten Sie nicht zulassen, dass bestimmte Gruppen, wie Studenten oder Fachkräfte aus Ländern mit niedrigem Durchschnittseinkommen, von den Teilnahmegebühren ausgeschlossen werden. Es könnte sich lohnen, Gruppen, die normalerweise nicht über die finanziellen Mittel zur Teilnahme an solchen Veranstaltungen verfügen, die Möglichkeit des Sponsorings zu eröffnen.

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• Berücksichtigen Sie die Zeitpläne der Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen und sorgen Sie dafür, dass die Tagesordnung eine Mischung aus Live- und aufgezeichneten Inhalten enthält. Alternativ können Live-Inhalte aufgezeichnet und on-demand angeboten werden, um eine asynchrone Teilnahme zu ermöglichen.
• Achten Sie darauf, dass die Kongresstermine nicht mit wichtigen Feiertagen oder kulturellen Feierlichkeiten zusammenfallen.
• Ernennen Sie einen Vorsitzenden oder Moderator, der die Standards für Vielfalt und Integration unterstützt und kennt und weiß, wie man sie umsetzt, um eine einladende und sichere Kongressumgebung für alle zu schaffen.
• Erwähnen Sie in der Eröffnungsrede die inklusive Werte, von denen sich die Veranstaltung leiten lässt, und verteilen Sie eine Erklärung zu Vielfalt und Inklusivität. Sie können auch einen Verhaltenskodex verbreiten, der Vielfalt und Inklusivität in den Mittelpunkt aller Interaktionen stellt und Ihre Haltung zu aktiver Toleranz, der Verwendung einer inklusive Sprache, der Meldung von Problemen usw. erwähnt.

Schlussfolgerung

Echte Vielfalt und Inklusion sind der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Veranstaltung. Sie tragen dazu bei, eine breite Vertretung der anvisierten Fachkreise zu erreichen, bereichern das Kongresserlebnis und stärken den Ruf des Veranstalters.

Die in diesem Artikel aufgeführten Strategien beruhen auf einem inklusiven und menschenzentrierten Ansatz für die Veranstaltungsplanung, die verschiedene Perspektiven einbeziehen und die besser auf reale Szenarien und Identitäten abgestimmt sind.

Das Congrex-Team unterstützt Sie gerne bei der Umsetzung dieser Praktiken, damit Ihre Konferenz den unterschiedlichen Bedürfnissen der Teilnehmer gerecht wird und die Barrierefreiheit fördert.