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Was ist bei der Organisation eines medizinischen Kongresses zu beachten?

von | Nov 23, 2021 | Blog

Die Organisation eines medizinischen Kongresses stellt Sie vor einzigartige Herausforderungen, die Sie bei anderen Kongresstypen wahrscheinlich nicht erleben werden.

Ein medizinischer Kongress bietet eine Plattform für das Gesundheitswesen, um sich zu vernetzen und neue Forschungsergebnisse mit anderen Experten auf ihrem Gebiet zu diskutieren. Die hohen Erwartungen der Teilnehmer von akademische Konferenzen können jedoch enormen Druck auf die Veranstalter ausüben.

Die Planung einer medizinischen Konferenz, ob es sich nun um einen einfachen Workshop mit einer kleinen Anzahl von Teilnehmern oder um einen mehrtägigen Kongress handelt, ist mit logistischen Herausforderungen verbunden. Die folgenden Schritte werden Sie bei der Planung eines erfolgreichen medizinischen Kongresses unterstützen und gleichzeitig diese Herausforderungen abmildern.

Fokusieren Sie den Kongress auf die Wissenschaft

Medizinische Kongresse sollten sich immer auf die Wissenschaft konzentrieren. Bei großen Konferenzen verlieren die Organisatoren dies oft aus den Augen, so dass es bei der Veranstaltung manchmak mehr um Networking als um Lernen geht. Der Zweck medizinischer Konferenzen besteht in erster Linie darin, interaktive Lernmöglichkeiten zu bieten und innovative Entdeckungen von Experten auf ihrem Gebiet zu vermitteln. Auch wenn der soziale Aspekt der Konferenz von wesentlicher Bedeutung ist, sollte der Schwerpunkt immer auf dem wissenschaftlichen Inhalt selbst liegen.

Stellen Sie sicher, dass jeder eingeladene Redner einladen, und jede Aktivität, die im Rahmen Ihres Konferenzprogramms geplant ist, sich auf die Wissenschaft im Gesundheitswesen konzentriert. Eine Anleitung für die eingeladenen Speaker, welche Themen sie in ihren Vorträgen behandeln sollen, kann dazu beitragen, diesen Schwerpunkt zu gewährleisten.

Zeitplan des Kongresses

Wenn Sie sich über den Schwerpunkt Ihrer Konferenz im Klaren sind und einen bestimmten Blickwinkel haben (z. B. Nachhaltigkeit, Kindermedizin, Diabetikermedizin usw.), müssen Sie überlegen, was in Ihr Kongressprogramm aufgenommen werden soll.

Kongresse sind ein hart umkämpfter Sektor, und es kann für medizinische Fachkräfte schwierig sein, eine Auszeit von ihrer Arbeit oder ihren Forschungsprogrammen zu nehmen. Um Ihren Kongress hervorzuheben, müssen Sie hochwertigen Lernmöglichkeiten den Vorrang geben.

Beispiele für Aktivitäten, die Sie aufnehmen könnten, sind

  • Referenten-Präsentationen
  • Live-Demonstrationen
  • Interaktive Programmpunkte
  • Diskussionsgruppen
  • Breakout-Sitzungen
  • Networking

Wie Sie Ihr Konferenzprogramm gestalten, hängt von Ihrer Zielgruppe ab. Wir haben jedoch die Erfahrung gemacht, dass einige längere Präsentationen besser funktionieren als mehrere kurze Präsentationen, da so mehr Zeit zur Verfügung steht, um mehr Themen zu behandeln, ohne zu hetzen!

Ihr Konferenzprogramm sollte eines der ersten Dinge sein, die Sie in Betracht ziehen, da es andere wichtige Faktoren wie den Veranstaltungsort und das Datum beeinflussen kann – anstatt Ihre Konferenz um diese Elemente herum zu planen. Benötigen Sie z. B. mehrere Räume, um mehrere Aktivitäten gleichzeitig durchzuführen? Benötigen Sie kleinere Räume für Gruppendiskussionen und Breakout-Sessions? Planen Sie, vor Ort Erfrischungen anzubieten?

Planungszeit und Logistik für die Kongressorganisation

Medizinische Kongresse sind keine gewöhnlichen Branchentreffen, die man in ein paar Monaten organisieren kann. Die Planung medizinischer Konferenzen kann je nach Teilnehmerzahl bis zu einem Jahr dauern. Es wäre hilfreich, wenn Sie genügend Zeit hätten, um die Logistik zu organisieren, z. B. den Transport und die Unterbringung der Delegierten, den Konferenzort und die Sponsoren (neben der Ausschreibung von Beiträgen und der Gewinnung herausragender Redner).

Medizinische Fachkräfte werden häufig gebeten, Kongresse oder Symposien zu organisieren. Trotz der Vorteile, die der Austausch mit anderen Fachleuten mit sich bringt, kann die Organisation einer groß angelegten wissenschaftlichen Versammlung eine entmutigende Aussicht sein. Es ist immer am besten, sich von einem professionellen Kongressorganisator unterstützen zu lassen, der Ihnen helfen kann, sich in den Feinheiten der Kongressorganisation zurechtzufinden.

Die Entscheidung, an einer wissenschaftlichen Konferenz teilzunehmen, wird selten in letzter Minute getroffen, daher sollten Sie den Teilnehmern viel Zeit geben, indem Sie Ihren Kongress mindestens sechs bis zwölf Monate im Voraus bewerben. Je nach den Themen, die auf Ihrem Kongress behandelt werden, sollten Sie Anzeigen in einschlägigen Publikationen schalten, Ihre Veranstaltung auf Websites bewerben und die Community Ihrer Redner nutzen, um das richtige Publikum zu erreichen.

Ort und Datum der Konferenz

Wissenschaftler, Ärzte und Forscher erhalten viele Einladungen zu Kongressen, also müssen Sie Ihre Veranstaltung attraktiver gestalten als die der Konkurrenz. Der Termin und der Veranstaltungsort Ihrer medizinischen Konferenz müssen auch den Bedürfnissen Ihres Publikums entsprechen, damit sich diese registrieren.

Bei der Planung eines medizinischen Kongresses für internationale Delegierte ist die Bereitstellung eines international leicht zugänglichen Ortes von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie einen Veranstaltungsort mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr und mit den von Ihnen benötigten Einrichtungen (z. B. mehrere Räume unterschiedlicher Größe oder Platz für Networking). Damit sich Ihre Veranstaltung von anderen abhebt, sollten Sie eine Stadt mit kulturellem und historischem Interesse als Veranstaltungsort wählen.

Eine Marktforschung über die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer ist bei der Organisation einer Konferenz sehr zu empfehlen. Möchten Ihre Teilnehmer den Kongress lieber unter der Woche oder an einem Wochenende abhalten? Wäre ein ganzer Tag oder ein halber Tag wünschenswerter? Insbesondere für diejenigen, die in der Nähe der Konferenz wohnen. Wie werden sich diese Faktoren auf die Reaktionen und die Teilnahme an den Vorträgen oder Posterpräsentationen auswirken? Am besten wäre es, wenn Sie Ihren medizinischen Kongress nicht gleichzeitig mit anderen etablierten wissenschaftlichen Konferenzen oder wichtigen Terminen für Ihre Zielgruppe planen.

Bei der Entscheidung, wann und wo Sie Ihre Konferenz veranstalten, sollten Sie berücksichtigen, wie viel Ihr Publikum bereit ist, für Reise- und Unterbringungskosten auszugeben (sofern diese nicht von der Veranstaltung übernommen werden) – die Wahl eines Ortes, der dem Budget Ihres Publikums entspricht, wird dazu beitragen, die Teilnehmerzahl zu erhöhen.

  • Ein hybrides Format, bei dem ein Teil des Programms online abgerufen werden kann, kann die Teilnehmerzahl erhöhen und sogar eine nachhaltigere und budgetfreundliche Alternative für Ihr Publikum darstellen.
  • Ein hybrides Format und Online-Präsentationsmethoden für Redner können eine nachhaltigere Option für Ihre Konferenz darstellen als das Einfliegen von Rednern und Teilnehmern an einen physischen Ort.
  • Erwägen Sie zusätzliche Veranstaltungen für Patienten und andere Zielgruppen, z. B. Krankenschwestern. Sondertarife für Länder mit niedrigem Einkommen können eine zusätzliche Option sein.

Wenn Sie Unterstützung bei der Organisation Ihres Veranstaltungsortes, der Budgetierung Ihrer Veranstaltung, der Personalausstattung und der Werbung für Ihre Konferenz benötigen, schauen Sie sich bitte unsere Dienstleistungen im Bereich Konferenzprojektmanagement an.

Finanzierung der Konferenz und Sponsoring

Neben den Registrierungs- oder Anmeldegebühren sind Sponsoren die wichtigste Finanzierungsmöglichkeit für Ihre Konferenz. Wenn Sie sich um eine Finanzierung durch Sponsoren bemühen, sollten Sie in Ihrem Vorschlag die Vorteile eines Sponsorings für Ihre Veranstaltung hervorheben.

Erfahren Sie mehr über die Beschaffung von Sponsorengeldern für Ihre Veranstaltung: Erstellen Sie ein fantastisches Sponsoringangebot mit diesen 5 Tipps

Inklusive Chancen

Ein wirklich erfolgreicher medizinischer Kongress ist inklusiv und bietet älteren und jüngeren Fachkräften des Gesundheitswesens die Möglichkeit, ihre Arbeit zu teilen und wertvolle Lernerfahrungen zu machen.

Der erste Teil einer inklusiven Konferenz besteht darin, ein vielfältiges Spektrum an Rednern zu haben – streben Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Geschlechtern an und beziehen Sie sowohl junge Forscher als auch erfahrene Wissenschaftler ein, die in ihrem Bereich führend sind.

Der zweite Teil der Schaffung einer integrativen Konferenz besteht darin, die Teilnahme von Personen mit unterschiedlichem Hintergrund zu ermöglichen. Diejenigen, die erst seit einem Jahr im medizinischen Bereich tätig sind, sollten sich genauso willkommen fühlen wie diejenigen, die bereits seit fünfzig Jahren in diesem Bereich tätig sind. Erwägen Sie Sitzungen, in denen jüngere Delegierte mit erfahreneren diskutieren, oder richten Sie ausgewiesene Sitzbereiche ein, um zu vermeiden, dass die Teilnehmer mit denjenigen, die sie seit Jahren kennen, eine Clique bilden.

Bei der Planung eines medizinischen Kongresses sollte Ihr Hauptziel immer darin bestehen, den Teilnehmern ein solides Lern- und Netzwerkerlebnis zu bieten. Ohne professionelle Unterstützung kann es für Sie schwierig sein, die spezifischen Bedürfnisse der medizinischen Gemeinschaft zu verstehen. Setzen Sie sich mit Congrex Schweiz, Ihrem professionellen Kongressveranstalter (PCO), in Verbindung, um praktische Unterstützung bei der Organisation Ihres medizinischen Kongresses zu erhalten.

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Congrex Schweiz ist eine international tätige Agentur, die massgeschneiderte Lösungen anbietet. Dies umfasst die gesamte Organisation von Kongressen und Tagungen, einschließlich der Verwaltung von Hotelzimmern und strategischer Beratung. Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit über 73’000 Delegierten. Zu unseren Kunden gehören internationale Verbände, Regierungsorganisationen und Unternehmen. Rufen Sie uns jetzt an

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