Der Erfolg einer Veranstaltung hängt von viel mehr ab als von dem, was am Veranstaltungsort geschieht. Von den Veranstaltern wird auch erwartet, dass sie eine ganze Reihe von Dienstleistungen anbieten, und die Bereitstellung von Unterkünften ist von entscheidender Bedeutung. Die Bereitstellung von Hotelunterkünften ist ein wesentlicher Bestandteil unserer PCO-Dienste (Professional Conference Organisation). Unser spezialisierter Unterkunftsbuchungs- und -verwaltungsservice trägt zu einem nahtlosen Erlebnis bei, das den Wert jeder Veranstaltung steigert und die Professionalität und das Prestige des Veranstalters unterstreicht.
WIR KÜMMERN UNS UM DIE HOTELBESCHAFFUNG
Congrex verfügt über ein Team von Hotelberatern, die über ein breites Fachwissen verfügen, um die am besten geeigneten Unterkunftsmöglichkeiten für jede Konferenz zu finden und zu verwalten. Unabhängig von der Größe Ihres Kongresses kennt unser Hotelmanagement-Team die am besten geeigneten Hotels und verfügt über die nötige Kompetenz für die Buchung und Verwaltung von Unterkünften für Konferenzen mit mehreren tausend Teilnehmern. Im Laufe der Jahre haben unsere Experten ein umfangreiches Netzwerk von Kontakten zu führenden Hotelketten aufgebaut, das es uns ermöglicht, für unsere Kunden die wettbewerbsfähigsten Zimmerpreise und günstigsten Konditionen zu sichern. So können sich die Organisatoren auf andere Aspekte der Veranstaltung konzentrieren und den Teilnehmern und Referenten einen reibungslosen Ablauf bieten.
WELCHE DIENSTLEISTUNGEN BIETEN WIR IM BEREICH HOTELUNTERKÜNFTE AN?
SUCHE NACH UNTERKÜNFTEN
- Auffinden und Aushandeln der besten Preise für Unterkünfte weltweit
- Koordinierung der Anforderungen und anderer Details mit den Hotels
BUCHUNGSABWICKLUNG
- Einrichten eines Online-Buchungssystems
- Koordinierung und Verwaltung von Buchungen und etwaigen Änderungen (sowohl für Einzel- als auch für Gruppenbuchungen)
- Unterstützung vor Ort, falls erforderlich
RECHTLICHES UND FINANZIELLES
- Organisation von Anzahlungen, um Buchungen zu garantieren
- Einrichtung von Hotelkonten nach Bedarf
- Berichterstattung nach der Veranstaltung und finanzielle Konsolidierung
- Beratung zur Sicherstellung der Einhaltung lokaler Vorschriften/pharmazeutischer Kodizes, wo anwendbar
EIN HOCHMODERNES BUCHUNGSSYSTEM
Congrex Schweiz hat eine weltweit führende Online-Buchungsmaschine in sein eigenes Verkaufssystem für Unterkünfte integriert. Im heutigen Umfeld der Online-Kanäle buchen die Menschen ihre Zimmer über Hotelbuchungsmaschinen mit Echtzeit-Zimmerpreisen. So profitieren die Teilnehmer von den besten verfügbaren Zimmerpreisen, aktuellen Hotelbeschreibungen und dem Zugang zu den neuesten Bildern der Hotels.
