Ihr verlässlicher Partner: Wir helfen Ihren Kongress-Delegierten, die passende Unterkunft zu finden, komfortabel, bequem und mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis.
Erfolgreiche Veranstaltungen hängen von mehr ab als vom Geschehen am Veranstaltungsort. Als Teil unseres PCO-Kernangebots bieten unsere Hotel-Accommodation-Services ein spezialisiertes Buchungs- und Management-Setup, das ein nahtloses Delegiertenerlebnis schafft und messbaren Mehrwert für Ihren Kongress liefert.
Wir kümmern uns um die Hotelunterbringung Ihrer Delegierten
Wir organisieren jährlich 40+ Kongresse und buchen über 100 000 Room Nights. Unsere Hotelservices liefern wir in allen großen europäischen Städten – als Teil eines vollständigen PCO-Pakets oder als eigenständige Lösung. Neben führenden medizinischen Kongressen wie ESC (30 000 Teilnehmende), ESCMID Global und EADV (jeweils knapp 20 000) waren wir 2025 zudem offizieller Unterkunftspartner des Eurovision Song Contest.
Unsere Accommodation Consultants verfügen über breite Expertise bei der Identifikation und Abwicklung passender Optionen für jede Art von Kongress – unabhängig von Größe oder Fachgebiet.
Über die Jahre haben unsere Expert:innen ein starkes Netzwerk zu führenden Hotelketten aufgebaut. Das ermöglicht wettbewerbsfähige Raten und vorteilhafte Konditionen für unsere Kund:innen. So können sich Veranstaltende auf andere Aufgaben konzentrieren – bei einem durchgängig reibungslosen Erlebnis für Delegierte und Referierende.
WELCHE LEISTUNGEN BIETEN WIR IM BEREICH HOTELUNTERBRINGUNG?
AUSWAHL & VERHANDLUNG VON UNTERKÜNFTEN
- Auswahl und Verhandlung der besten Raten weltweit
- Koordination aller Anforderungen und Kerndetails (Allotments, Release-Dates, Upgrades, Meeting-Space) direkt mit den Hotels
- Ergebnis: Die richtigen Hotels, die richtigen Orte, die richtigen Budgets, für Einzelpersonen und Gruppen.
BUCHUNGSABWICKLUNG
- Einrichtung eines Online-Buchungssystems mit Verfügbarkeit und Preisen in Echtzeit.
- Koordination und Verwaltung von Buchungen und Änderungen (Einzel- und Gruppenbuchungen)
- Bei Bedarf Support vor Ort (VIP-Betreuung, Speaker-Handling, kurzfristige Änderungen)
- Ergebnis: Ein nahtloser End-to-End-Buchungsablauf für Delegierte, Referierende und Organisierende.
RECHTLICHES UND FINANZEN
- Abwicklung von Anzahlungen zur Sicherung der Buchungen
- Einrichtung von Hotelkonten nach Bedarf
- Post-Event-Reporting und finanzielle Konsolidierung
- Beratung zur Einhaltung lokaler Vorschriften und pharmazeutischer Kodizes (sofern relevant).
- Ergebnis: Transparente Finanzen und regelkonforme Prozesse – keine Überraschungen.
EIN HOCHMODERNES BUCHUNGSSYSTEM
Für die Unterbringung arbeitet Congrex Schweiz mit HotelMap zusammen, einer führenden Online-Buchungsmaschine für Hotels. Die Delegierten profitieren von Verfügbarkeit und Preisen in Echtzeit, aktuellen Hotelbeschreibungen und einer interaktiven Karte mit aktuellen Preisen und der Entfernung zum Kongressort. Hotels, die Nachhaltigkeitsstandards erfüllen, sind mit einem Green Certified-Siegel gekennzeichnet, so dass Sie umweltbewusste Entscheidungen treffen können, ohne auf Komfort verzichten zu müssen. Erfahren Sie mehr über unseren nachhaltigen Ansatz in unserem Blogbeitrag „Nachhaltige Hotelbuchung“.
Sie suchen zuverlässige Hotel-Accommodation-Services für Ihren Kongress?
Kontaktieren Sie uns noch heute – wir machen es Ihnen leicht.













