Das Engagement der Teilnehmer ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg einer Veranstaltung, da es sich direkt auf den Ruf und die Rentabilität einer Veranstaltung auswirkt. Da die Industrie immer mehr in die digitale Transformation investiert, müssen Konferenzveranstalter Herausforderungen bewältigen, die das Engagement beeinträchtigen könnten.
Diese Herausforderungen lassen sich am besten in der Planungsphase angehen. In diesem Artikel werden drei Möglichkeiten vorgestellt, wie Unternehmensleiter eine reibungslose Abstimmung zwischen dem digitalen Transformationsprozess und dem Veranstaltungserlebnis sicherstellen können, um das Engagement zu erhöhen.
Planung von Veranstaltungen: Von erfahrungsorientierten zu transformatorischen Ansätzen
Der digitale Transformationsprozess hat die Veranstaltungsbranche vor besondere Herausforderungen gestellt, unter anderem:
- Kürzere Aufmerksamkeitsspannen
- Informationsüberlastung
- Häufige Ablenkung
Die Fokussierung auf erlebnisorientierte Veranstaltungsplanung sowie hybride und virtuelle Veranstaltungsformate haben diese Herausforderungen ungewollt verschärft, da sie mehr Erfahrungen bieten, als die Teilnehmer verarbeiten können.
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Daher ist es an der Zeit, das Leitprinzip der Konferenzplanung zu überdenken. Auch wenn die „Experience“, das Erlebniss, wichtig ist, sollte die Veranstaltung in erster Linie ein Ort der Transformation sein.
Der Schwerpunkt liegt dabei nicht nur auf dem Erlebnis selbst, sondern auch auf den Auswirkungen auf die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Im Zusammenhang mit der Kongressenplanung bedeutet ein transformatorischer Ansatz, dass die Veranstaltung diese Punkte erfüllen sollte:
- Inspirieren (Inspire)
- Aktivieren (Activate)
- Verbinden (Connect)
Digitale Technologien können diesen Prozess unterstützen und dafür sorgen, dass die Konferenz eine tiefgreifende persönliche und berufliche Wirkung hat. Lassen Sie uns drei wichtige Aspekte der Konferenzplanung betrachten.
1 Flexible Programmgestaltung
Es ist zu erwarten, dass selbstgesteuerte Event-Erlebnisse die Event-Branche in naher Zukunft prägen werden. Das Konzept stammt aus dem Bildungsbereich und wurde später erfolgreich auf Unternehmensbereiche übertragen.
Die Einbeziehung des selbstgesteuerten Lernens in das Programm der Konferenz bringt mehr Freiheit und Flexibilität. Dies wiederum erleichtert die Aneignung von Wissen und Fertigkeiten in der Praxis, was ein wesentliches Merkmal von transformationsorientierten Veranstaltungen ist.
Sie könnten zum Beispiel von Technologien für die digitale Transformation wie KI und maschinelles Lernen profitieren.
2 Inklusive Konferenzgestaltung
In dem Maße, in dem Inklusion zu einem festen Bestandteil in der Veranstaltungsbranche wird, gewinnt das Konzept des neuro-inklusiven Veranstaltungsdesigns an Zugkraft. Dies erfordert die Berücksichtigung der unterschiedlichen Art und Weise, wie Menschen die Aktivitäten und Erfahrungen, die auf einer Konferenz stattfinden, verarbeiten und darauf reagieren.
So sind beispielsweise Networking- und Socialising-Aktivitäten auf modernen Konferenzen unerlässlich, doch sollten die Organisatoren sicherstellen, dass die Teilnahme daran freiwillig bleibt. Stellen Sie immer ruhige Bereiche zur Verfügung, damit diejenigen, die Pausen brauchen, um sich auszuruhen oder Informationen zu verarbeiten, sich zurückziehen können.
Fragen Sie die Teilnehmer vor der Veranstaltung nach Feedback, indem Sie sie bitten, ihren Lern- und Kontaktstil zu beschreiben. Dann können Sie das Sitzungsformat und andere Aspekte der Veranstaltung entsprechend planen.
Weitere Ideen, die Sie in Betracht ziehen können, sind folgende:
- Streben Sie eine Mischung aus strukturierten und kreativen Inhalten und Aktivitäten an.
- Planen Sie eine ausgewogene Mischung aus digitaler und analoger Technik.
- Verwenden Sie eine integrative und barrierefreie Beschilderung.
- Bewerten Sie das Design von Event-Apps, um eine kognitive Überlastung zu vermeiden.
- Bei internationalen Konferenzen ist darauf zu achten, dass kein Aspekt des Programms kulturelle Barrieren schafft.
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3 Transformationsorientierte Kommunikation
Der digitale Wandel hat sich auf die persönliche und berufliche Kommunikation ausgewirkt und neue Möglichkeiten für eine personalisierte und gezielte Interaktion geschaffen.
Der Einsatz von Technologie, um das Gespräch mit den Teilnehmern vor einer Konferenz zu beginnen und aufrechtzuerhalten, kann Engagement erzeugen und die Aufmerksamkeit auf das transformative Potenzial der Veranstaltung lenken.
Beginnen Sie mit der Auswahl Ihrer wichtigsten Contentplattformen (z. B. E-Mail, Blog oder soziale Medien) und erstellen Sie einen ansprechenden Content Kalender. Der Content sollte die spezifischen transformativen Ergebnisse, die die Delegierten von der Konferenz erwarten, deutlich machen. Um eine optimale Wirkung zu erzielen,können sich dieErgebnisse auf universelle menschliche Bedürfnisse beziehen: Wohlbefinden, Selbstverwirklichung, Wachstum durch Lernen oder soziale Kontakte.
Da 90% der Informationen, die wir verarbeiten, visuell sind, kann die Einbeziehung von Videos in Ihre Kommunikation deren transformatives Potenzial steigern. Videoinhalte sprechen die Menschen direkt an und zeigen (statt nur zu erzählen), was mit ihnen erreicht werden kann.
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Zur Unterstützung einer umwandlungsorientierten Kommunikation sollten Sie die richtigen CRM- und Eventmanagement-Tools auswählen und sie mit einer soliden Content-Marketing-Strategie integrieren, um die Mitarbeiter zu erreichen, zu inspirieren und zu engagieren.
Rekapitulation: Digitale Transformation und Kongressplanung
Die digitale Transformation birgt ein enormes Potenzial für die Veranstaltungsbranche. Wenn man das Konzept der Transformation in den Mittelpunkt der Konferenzplanung stellt, kann man ein größeres Engagement und eine nachhaltige Wirkung erzielen.
Sie können bereits heute kleine Schritte in die richtige Richtung unternehmen:
- Umsetzung einer flexiblen Programmgestaltung.
- Inklusion in Ihre Planungsaktivitäten einbeziehen
- Praxis der transformationsorientierten Kommunikation.
Als führendes Unternehmen im Bereich der Konferenztechnologie kann das Expertenteam von Congrex Sie bei der Planung unterstützen und dafür sorgen, dass Ihre Konferenz eine starke Wirkung entfaltet und zu einem transformativen Erlebnis wird. Nehmen Sie noch heute Kontakt auf!
