Planung nachhaltiger Kongresse: Sechs umweltfreundliche Praktiken für Organisatoren

Konferenzen und Veranstaltungen sind in der wissensbasierten Wirtschaftslandschaft unverzichtbar, da sie Innovation und berufliches Wachstum fördern. Ihre ökologischen und sozialen Auswirkungen müssen jedoch berücksichtigt werden. In diesem Artikel werden sechs Best Practices für langfristige Nachhaltigkeit bei der Veranstaltungsplanung vorgestellt, die auf unserem Engagement für die Organisation nachhaltiger Konferenzen und anderer umweltfreundlicher Veranstaltungen basieren.

Warum Nachhaltigkeit in der Veranstaltungsbranche wichtig ist

Der Fußabdruck von Kongressen kann beträchtlich sein, insbesondere bei Präsenzveranstaltungen. Untersuchungen zeigen, dass jeder Teilnehmer CO2-Werte zwischen 400 und 2.000 Pfund erzeugen kann. Dies kommt zum CO2-Fußabdruck anderer Veranstaltungselemente wie Lebensmittel, Papier- und Plastikabfälle oder dem Energieverbrauch des Veranstaltungsortes hinzu.

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Aus diesem Grund kommt den Organisatoren eine entscheidende Rolle zu, wenn es darum geht, Veranstaltungen unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit zu betrachten. Die Entwicklung und Umsetzung grüner Meeting-Praktiken für umweltfreundliche Veranstaltungen ist ein wichtiger Aspekt unserer Strategie der sozialen Unternehmensverantwortung und steht im Einklang mit unserem Zweck und unseren Werten wie Sorgfalt und Fortschrittsgeist. In Anerkennung unserer kontinuierlichen Bemühungen und unseres Engagements, bis zum Jahr 2028 Null-Emissionen zu erreichen, wurde uns kürzlich die angesehene Klassifizierung Sustainable Level 1 verliehen.

Als Nächstes stellen wir einige kritische Faktoren für eine nachhaltige Kongressorganisation vor, die auf unseren bisherigen Erfahrungen beruhen.

1. Kongressformat

Eine kürzlich durchgeführte Studie hat gezeigt, dass die Entscheidung für ein hybrides Veranstaltungsformat die Umweltauswirkungen um zwei Drittel reduzieren kann, während die Entscheidung für eine rein virtuelle Veranstaltung diese Zahl auf 94 % erhöht.
Dies war der Schlüssel zum Erfolg des ESMINT-Kongresses 2021, einer von Congrex organisierten Hybrid-Veranstaltung, die im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen eine erhebliche Verringerung des CO2-Fußabdrucks bewirkte und gleichzeitig kosteneffizient blieb. Hier können Sie mehr darüber lesen, wie wir umweltfreundliche Ziele und Budgetoptimierung erreicht haben.

2. Nachhaltige Auswahl des Veranstaltungsortes

Einige wichtige Kriterien, die wir bei der Auswahl nachhaltiger Veranstaltungsorte anwenden, sind:

• Ort: Bevorzugen Sie Veranstaltungsorte, die zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sind, und solche, die zentral in der Nähe anderer Einrichtungen liegen, die die Delegierten möglicherweise benötigen, um zusätzliche Fahrten zu minimieren. Veranstaltungsorte mit ausreichenden Fahrradabstellplätzen und Ladestationen für Elektrofahrzeuge sind ebenfalls eine gute Wahl.
• Grüne Zeugnisse oder Zertifizierungen: LEED und ISO 14001 bescheinigen die Energieeffizienz des Veranstaltungsortes in verschiedenen Bereichen, von der Abfallwirtschaft bis zur Wassereinsparung, einschließlich der Verwendung erneuerbarer Energiequellen und kohlenstoffneutraler Materialien oder Einrichtungsgegenstände.
• Beleuchtung: Veranstaltungsorte mit guter natürlicher Beleuchtung senken den Energiebedarf.
• Grüne Designmerkmale.
• Veranstaltungsorte, die Kompensationsprogramme anbieten.

3. Nachhaltiges Catering

Bei wissenschaftlichen Tagungen kann das Catering bis zu 17% der Gesamtkosten der Veranstaltung ausmachen. Einige Kriterien für die Auswahl nachhaltiger Lebensmittel und Getränke sind die folgenden:

• Angebot von Optionen auf pflanzlicher Basis.
• Anstreben grüner Partnerschaften mit Vertragspartnern, die Bio-Catering anbieten oder lokale Beschaffung praktizieren.
• Verringerung oder Beseitigung von Einwegkunststoffen
• Besprechung von Wassersparoptionen mit dem Veranstaltungsort und dem Catering-Unternehmen; Minimierung des Abfalls oder Entwicklung eines Plans zur Spende von Resten.

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4. Digitalisierung und papierlose Kongresse

Umweltbewusste Organisatoren sind sich der Auswirkungen des Papierverbrauchs bei Tagungen bewusst, sowohl in Bezug auf den Abfall als auch auf die Ressourcen, die für die Herstellung von Drucksachen verwendet werden. Bei Congrex unterstützen wir den Einsatz innovativer Technologien, um den Papierverbrauch zu reduzieren und die Digitalisierung voranzutreiben.

Zu den wichtigsten Maßnahmen in dieser Hinsicht gehören:

• Ersetzen Sie gedruckte Programme durch digitale Programme oder durch eine Veranstaltungs-App, die alle digitalen Unterlagen enthält, die die Delegierten benötigen.
• Verwendung von QR-Codes als Ersatz für gedruckte Broschüren oder Produktinformationen.
• Ausgabe von digitalen Badges.
• Entscheidung für recycelbare Materialien, wenn Papier nicht vermieden werden kann.

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5. Unterstützung der lokalen Communities

Kongresse sollten eine weitreichende Wirkung haben, die auch die lokalen Gemeinschaften einschließt, in denen sie stattfinden. Einige Strategien, die mit Erfolg eingesetzt werden und eine positive Wirkung haben, sind:

• Partnerschaften mit lokalen Lieferanten.
• Organisation von Führungen vor Ort als Teil der Aktivitäten vor oder nach dem Programm.
• Spenden an lokale Wohltätigkeitsorganisationen und Aufforderung an die Teilnehmer, sich zu engagieren.

6. Messung und Berichterstattung zur Nachhaltigkeit

Es ist von entscheidender Bedeutung, über Systeme zur Messung, Verfolgung und Berichterstattung über Nachhaltigkeitsbemühungen zu verfügen. Dazu gehören die Festlegung relevanter Kennzahlen, die Auswahl technischer Hilfsmittel zur Erfassung und Analyse von Leistungsdaten, die Einholung von Feedback von den Delegierten und die Planung von Sitzungen mit den wichtigsten Interessengruppen, um über die Ergebnisse zu berichten und die nächsten Schritte für künftige Veranstaltungen zu vereinbaren.

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Schlussfolgerung

Nachhaltigkeit ist in der Veranstaltungsbranche des 21. Jahrhunderts von zentraler Bedeutung. In diesem Artikel haben wir uns sechs Strategien angesehen, mit denen wir die Nachhaltigkeitsbewertung von Kongressen erfolgreich verbessern und unseren Kunden und allen Beteiligten einen Mehrwert bieten konnten. Wenden Sie sich an unser Team, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie unsere Dienstleistungen mit der Nachhaltigkeit zusammenhängen, oder wenn Sie Unterstützung bei der Planung einer nachhaltigen Konferenz benötigen.