Nachhaltige Kongressplanung für umweltfreundlichere Veranstaltungen

Die nachhaltige Planung von Kongressen ist heute ein Muss für jede zukunftsorientierte Organisation. Veranstaltungen spielen eine zentrale Rolle in der wissensbasierten Wirtschaft: Sie fördern Innovation, ermöglichen den Austausch von Fachwissen und unterstützen die berufliche Weiterentwicklung. Gleichzeitig dürfen ihre ökologischen und sozialen Auswirkungen nicht ausser Acht gelassen werden.

In diesem Beitrag stellen wir sechs bewährte Massnahmen vor, mit denen sich Veranstaltungen langfristig nachhaltiger gestalten lassen, basierend auf unserem Engagement für umweltfreundliche Kongresse und zukunftsfähige Eventlösungen.

Warum Nachhaltigkeit in der Veranstaltungsbranche wichtig ist

Der ökologische Fussabdruck von Kongressen kann erheblich sein, insbesondere bei Präsenzveranstaltungen mit internationaler Anreise. Studien zeigen, dass pro Teilnehmendem zwischen 400 und 2.000 Pfund CO₂ ausgestossen werden können Hinzu kommen weitere Emissionsquellen wie der Energieverbrauch des Veranstaltungsortes sowie Abfälle aus Catering, Papier und Einwegmaterialien. Die ökologischen Kosten summieren sich, und damit auch die Verantwortung der Organisatoren.

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Veranstaltungsplanerinnen und -planer übernehmen daher eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Kongresse unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit neu zu denken und verantwortungsvoll umzusetzen. Die Entwicklung und konsequente Umsetzung nachhaltiger Eventpraktiken ist zudem ein wichtiger Teil unserer Corporate-Social-Responsibility-Strategie und steht im Einklang mit unseren Unternehmenswerten – insbesondere mit unserem Anspruch auf Sorgfalt, Innovationsgeist und Fortschritt. Als Anerkennung für unser kontinuierliches Engagement und das Ziel, bis 2028 klimaneutral zu agieren, wurde Congrex Switzerland kürzlich mit der Sustainable Level 1 Klassifizierung ausgezeichnet.

Auf Basis unserer Erfahrungen zeigen wir im Folgenden zentrale Erfolgsfaktoren für eine professionelle und nachhaltige Kongressplanung. Diese Strategien sind Teil einer breiteren Entwicklung hin zu nachhaltigen Konferenzpraktiken, die die Umweltbelastung reduzieren.

Sechs Best Practices für nachhaltige Kongressplanung

1. Kongressformat

Eine aktuelle Studie zeigt, dass die Wahl eines hybriden Veranstaltungsformats die Umweltauswirkungen eines Kongresses um zwei Drittel reduzieren kann, eine vollständig virtuelle Durchführung sogar um bis zu 94 %.
Dies war ein entscheidender Erfolgsfaktor beim ESMINT-Kongress 2021, einer von Congrex organisierten Hybridveranstaltung, die im Vergleich zu früheren Präsenzformaten den CO₂-Fussabdruck deutlich senken konnte, und dabei gleichzeitig kosteneffizient blieb. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie wir umweltfreundliche Ziele mit einer effizienten Budgetplanung in Einklang gebracht haben.

2. Nachhaltige Auswahl des Veranstaltungsortes

Einige zentrale Kriterien, die wir bei der Auswahl eines nachhaltigen Veranstaltungsorts berücksichtigen, sind:

• Lage: Bevorzugen Sie Veranstaltungsorte, die gut zu Fuss oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sind und sich zentral in der Nähe weiterer Einrichtungen befinden, die für Teilnehmende relevant sind – so lassen sich zusätzliche Fahrten vermeiden. Infrastruktur für nachhaltige Mobilität: Orte mit ausreichenden Fahrradabstellplätzen und Ladestationen für Elektrofahrzeuge sind ebenfalls empfehlenswert.
• Zertifizierungen und Nachhaltigkeitsnachweise: Umweltzertifizierungen wie LEED oder ISO 14001 belegen die Energieeffizienz des Veranstaltungsorts, unter anderem in den Bereichen Abfallwirtschaft, Wassereinsparung, Nutzung erneuerbarer Energien sowie bei klimafreundlichen Materialien und Möbeln.
• Tageslichtnutzung: Veranstaltungsräume mit guter natürlicher Beleuchtung senken den Energieverbrauch und schaffen gleichzeitig eine angenehme Atmosphäre.
• Nachhaltige Architektur: Grüne Designmerkmale, wie etwa energieeffiziente Bauweise, passive Kühlung oder begrünte Flächen, tragen ebenfalls zur Umweltfreundlichkeit bei.
• Kompensationsangebote: Veranstaltungsorte, die CO₂-Kompensationsprogramme anbieten oder unterstützen, leisten einen zusätzlichen Beitrag zur Klimabilanz Ihres Events.

3. Nachhaltiges Catering

Bei wissenschaftlichen Tagungen kann das Catering bis zu 17 % des gesamten ökologischen Fussabdrucks eines Events ausmachen. Eine nachhaltige Verpflegung ist daher ein zentraler Hebel für eine umweltfreundlichere Kongressgestaltung. Bei der Auswahl geeigneter Speisen und Getränke sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:

• Pflanzenbasierte Optionen anbieten: Eine vegetarische oder vegane Menüauswahl reduziert nicht nur CO₂-Emissionen, sondern entspricht auch zunehmend den Erwartungen einer umweltbewussten Teilnehmerschaft.
• Grüne Partnerschaften eingehen: Arbeiten Sie mit Caterern zusammen, die auf biologische, regionale und saisonale Produkte setzen und nachhaltige Lieferketten unterstützen.
• Einwegkunststoffe vermeiden: Reduzieren oder eliminieren Sie Plastikgeschirr, Strohhalme oder Einwegverpackungen so weit wie möglich, idealerweise durch wiederverwendbare Alternativen.
• Wassersparmassnahmen integrieren: Sprechen Sie mit dem Veranstaltungsort und dem Catering-Team über Möglichkeiten zur Wassereinsparung, etwa bei der Geschirrreinigung oder Getränkeausgabe.
  Abfälle vermeiden.

  Reste spenden: Entwickeln Sie ein Konzept zur Minimierung von Lebensmittelabfällen. Prüfen Sie auch, ob unservierte Speisen gespendet werden können, zum Beispiel an lokale Initiativen oder Organisationen.

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4. Digitalisierung und papierlose Kongresse

Umweltbewusste Veranstalterinnen und Veranstalter wissen um die Auswirkungen des Papierverbrauchs auf Kongressen, sowohl in Bezug auf entstehenden Abfall als auch auf die Ressourcen, die für die Herstellung von Printmaterialien benötigt werden. Bei Congrex setzen wir gezielt auf innovative Technologien, um den Papierverbrauch zu reduzieren und die Digitalisierung von Kongressen aktiv voranzutreiben.

Zu den wichtigsten Massnahmen zählen:

• Digitale Programme statt Drucksachen: Gedruckte Agenden werden durch digitale Programme oder Event-Apps ersetzt, die alle relevanten Informationen für Teilnehmende zentral bereitstellen.
• QR-Codes statt Broschüren: Gedruckte Broschüren oder Produktblätter können durch QR-Codes ersetzt werden, die direkt zu digitalen Inhalten führen, nachhaltig und platzsparend.
• Digitale Badges: Die Ausgabe digitaler Zugangsausweise (Badges) spart Material und vereinfacht die Organisation vor Ort.
• Recycelbare Materialien, wo Papier notwendig ist: Falls Printprodukte unvermeidlich sind, sollten ausschliesslich recycelbare oder umweltzertifizierte Materialien verwendet werden.

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5. Unterstützung lokaler Communities

Kongresse sollten nicht nur einen fachlichen Mehrwert bieten, sondern auch positive Auswirkungen auf die lokalen Gemeinschaften haben, in denen sie stattfinden. Nachhaltige Kongressplanung schliesst deshalb immer auch soziale Verantwortung vor Ort mit ein. Erfolgreiche Strategien, um diesen positiven Beitrag zu leisten, sind unter anderem:

• Zusammenarbeit mit lokalen Lieferanten: Setzen Sie auf regionale Dienstleister und Produzenten, um die lokale Wirtschaft zu stärken und gleichzeitig Transportwege zu minimieren.
• Organisation lokaler Führungen und Aktivitäten: Bieten Sie Teilnehmenden geführte Touren oder kulturelle Erlebnisse vor oder nach dem offiziellen Programm, so entsteht ein direkter Bezug zum Veranstaltungsort und seinen Menschen.
• Spenden und soziale Initiativen: Unterstützen Sie gemeinnützige Organisationen vor Ort und laden Sie die Kongressteilnehmenden aktiv dazu ein, sich an sozialen Projekten oder Spendenaktionen zu beteiligen.

6. Nachhaltigkeit messen und transparent kommunizieren

Ein zentraler Bestandteil der nachhaltigen Kongressplanung ist die Fähigkeit, Massnahmen messbar zu machen, systematisch zu verfolgen und transparent zu kommunizieren. Nur so lassen sich Fortschritte nachvollziehen und Optimierungspotenziale erkennen.

Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören:

• Festlegung relevanter Nachhaltigkeitskennzahlen (z. B. CO₂-Fussabdruck, Abfallmengen, Energieverbrauch)

• Einsatz geeigneter Technologien, die Leistungsdaten erfassen und analysieren – etwa digitale Tools oder spezialisierte Nachhaltigkeits-Reporting-Plattformen

• Einholung von Feedback der Teilnehmenden zur Wahrnehmung und Wirkung der umgesetzten Massnahmen

• Austausch mit relevanten Stakeholdern, um die Ergebnisse gemeinsam zu bewerten und konkrete nächste Schritte für zukünftige Veranstaltungen zu definieren

Ein strukturierter Reporting-Prozess fördert nicht nur Transparenz, sondern stärkt auch das Vertrauen von Teilnehmenden, Partnern und Auftraggebern in Ihr nachhaltiges Engagement.

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Fazit

Nachhaltigkeit ist ein zentrales Thema in der Veranstaltungsbranche des 21. Jahrhunderts, und längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor. Durch die konsequente Umsetzung nachhaltiger Prinzipien in der Kongressplanung reduzieren Veranstaltende nicht nur Kosten, sondern stärken auch ihre Markenwahrnehmung und gesellschaftliche Verantwortung.

Kontaktieren Sie unser Team, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie unsere Leistungen nachhaltige Ziele unterstützen, oder wenn Sie Hilfe bei der Planung Ihres nächsten nachhaltigen Kongresses wünschen.