Können Sie sich und Ihre Rolle als Head of Accommodation bei Congrex Switzerland kurz vorstellen?
Seit 2008 bin ich Teil von Congrex und leite als Abteilungsleiterin ein Team, das für das gesamte Unterkunftsmanagement bei Konferenzen und Veranstaltungen verantwortlich ist. Meine Aufgaben umfassen die Hotelakquise, Preisverhandlungen, die Einrichtung von Online-Buchungsplattformen und die Betreuung der Teilnehmenden vor Ort. Gemeinsam mit meinem Team stellen wir sicher, dass jeder Aufenthalt reibungslos organisiert und professionell begleitet wird.
Worin besteht die Beteiligung von Congrex am Unterkunftsmanagement für den Eurovision Song Contest?
Wir arbeiten eng mit Basel Tourismus zusammen und nutzen unser fortschrittliches Buchungstool HotelMap, um Zimmerkontingente für unterschiedliche Gruppen bereitzustellen und zu verwalten. Dazu gehören offizielle Delegationen, Künstlerinnen und Künstler, akkreditierte Pressevertreter sowie Fans, die für das Event nach Basel reisen.
Wann begann der Planungsprozess und welche wichtigen Meilensteine gab es bis zur Veranstaltung?
Unsere aktive Beteiligung an der Hotelplanung für den Eurovision Song Contest startete im November 2024. Die Gesamtplanung des Events begann jedoch bereits im Mai 2024, unmittelbar nach dem Sieg der Schweiz. Zu den zentralen Meilensteinen bis zum ESC zählten strategische wie operative Schritte – von der Vertragsverhandlung mit Hotels über die Einrichtung der Buchungssysteme bis hin zur Vorbereitung auf die Halbfinal-Auslosungen und Generalproben.
- Die Halbfinal-Auslosung Ende Januar, bei der die Delegationen einem der beiden Halbfinale (13. und 15. Mai 2025) zugeteilt wurden
- Ticketverkauf für Fans
- Proben am Freitag, 16. Mai 2025
- Das grosse Finale am 17. Mai 2025
Welche besonderen Herausforderungen sehen Sie bei der Vorbereitung der Unterkünfte für den Eurovision Song Contest?
Aufgrund der Grösse und Komplexität der Veranstaltung erwarten wir mehrere Herausforderungen:
- Hohe Nachfrage bewältigen: Der ESC zieht Tausende von Teilnehmenden an – Delegationen, Presse, Fans und VIPs –, die alle eine passende Unterkunft benötigen.
- Koordination unterschiedlicher Bedürfnisse: Die verschiedenen Gruppen haben unterschiedliche Erwartungen, Budgets und Anforderungen, etwa die Nähe zum Veranstaltungsort oder besondere Barrierefreiheitsbedürfnisse.
Was begeistert Sie am meisten an der Arbeit für den Eurovision Song Contest?
Diese Veranstaltung unterscheidet sich stark von unserem Kerngeschäft und macht es umso spannender, an einem so einzigartigen Projekt in unserer Heimatstadt Basel mitzuwirken.
Darüber hinaus haben wir die Gelegenheit, mit Fachleuten aus den unterschiedlichsten beruflichen und kulturellen Hintergründen zusammenzuarbeiten. Die Eurovision ist eines der meistgesehenen Live-Musikereignisse weltweit und erreicht Millionen von Zuschauerinnen und Zuschauern. Teil eines solch grossen, hochkarätigen Events zu sein, erfüllt uns mit Stolz und Begeisterung – es ist eine seltene Chance, an etwas mit so weitreichender Wirkung mitzuwirken.
Congrex legt großen Wert auf Kundenservice, Fürsorge, Teamgeist, Zuverlässigkeit und Fortschrittsdenken. Wie beeinflusst der Wert Kundenservice Ihren Ansatz beim Management der Unterkünfte für den Eurovision Song Contest?
Indem wir den Kundenservice konsequent in den Mittelpunkt stellen, sorgen wir dafür, dass das Unterkunftsmanagement beim Eurovision Song Contest nicht nur effizient abläuft, sondern auch persönlich, unterstützend und für alle Beteiligten zu einer positiven Erinnerung wird.
Update: Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Congrex während des Eurovision Song Contest 2025 in Basel ein nahtloses Gross-Event- Unterkunftsmanagement umgesetzt hat, lesen Sie unsere Fallstudie hier.
Haftungsausschluss: Eurovision Song Contest ist eine eingetragene Marke der Europäischen Rundfunkunion (EBU). Congrex Schweiz ist weder mit der EBU verbunden noch wird es von ihr unterstützt.
