Wenn Sie eine erfolgreiche Konferenz oder Veranstaltung planen, müssen Sie viele Entscheidungen treffen. Am meisten Einfluss auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung hat jedoch die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes und der richtigen Location. Alles an der Veranstaltung, einschließlich des Datums, der Redner, des Caterings und der Erfahrungen der Teilnehmer, wird durch den von Ihnen gewählten Veranstaltungsort bestimmt.
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1. Wählen Sie einen Ort, der für Ihre Konferenzanforderungen geeignet ist
Bei der Wahl des Ortes für Ihre Veranstaltung ist es wichtig, dass Sie sich Gedanken über das Ziel Ihrer Veranstaltung machen. Selbst wenn Sie eine große Konferenz planen, bei der alle Teilnehmer den ganzen Tag über drinnen sein werden, ist der Veranstaltungsort von entscheidender Bedeutung, vorausgesetzt, er ist gut erreichbar und verfügt über die erforderlichen Einrichtungen.
Die Erstellung einer Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) kann Ihnen bei der Suche nach einem Veranstaltungsort helfen. Ihr RFP dient als Briefing-Dokument, in dem jedes Detail Ihrer Veranstaltung beschrieben wird, so dass Sie die Reiseziele und Veranstaltungsorte mit den besten Angeboten für Ihre spezifischen Bedürfnisse leicht vergleichen können.
2. Wählen Sie die richtige Größe des Veranstaltungsortes
Die Größe des Veranstaltungsortes hängt von der Anzahl der erwarteten Teilnehmer ab. Wir empfehlen jedoch, einen Ort zu wählen, der über eine Reihe von Konferenzräumen unterschiedlicher Größe verfügt, die Sie für Brainstorming-Sitzungen, kleinere Präsentationen oder andere Veranstaltungen nutzen können.
Findet die Veranstaltung auf einem großen Campus oder in einem Institut statt, können Karten mit eingezeichneten Standorten den Teilnehmern helfen, sich im Raum zurechtzufinden.
3. Überprüfen Sie die Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes und des Standortes
Achten Sie bei der Auswahl des perfekten Veranstaltungsortes darauf, dass er für alle Teilnehmer leicht zu erreichen ist. Sie sollte an einem zentralen Ort stattfinden, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln leicht erreichbar ist und auch Menschen mit Behinderungen einschließt. Dazu gehört ein einfacher Zugang für Rollstuhlfahrer zum Konferenzraum, zu Unterkünften, Bars und anderen Einrichtungen.
4. Bewertung der Nachhaltigkeit von Veranstaltungsorten
Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes muss die ökologische Nachhaltigkeit der Veranstaltung insgesamt berücksichtigt werden. Die Menschen sind sich ihrer Auswirkungen auf die Umwelt bewusster als je zuvor, was bedeutet, dass potenzielle Teilnehmer dies bei der Entscheidung für eine Veranstaltung berücksichtigen werden.
Die Wahl eines Ortes mit nachhaltigen Praktiken verbessert Ihre Möglichkeiten, eine umweltfreundliche Konferenz zu veranstalten. Achten Sie bei der Prüfung potenzieller Veranstaltungsorte auf die Energiequellen (z. B. erneuerbare Energiequellen), die Anzahl der Fenster mit natürlichem Tageslicht (könnte dies zur Senkung des Energieverbrauchs genutzt werden, indem der Bedarf an Beleuchtung minimiert wird) oder die in den Einrichtungen verwendeten Produkte (z. B. werden wiederverwendbare Becher oder Einwegbecher verwendet).
Ein Standort mit Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel erleichtert nicht nur die Erreichbarkeit, sondern bietet auch eine umweltfreundliche Option für Teilnehmer, die auf ihren ökologischen Fußabdruck achten.
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Veranstalten Sie eine hybride Veranstaltung?
Hybride Veranstaltungen erleichtern die Teilnahme an Konferenzen trotz Reisebeschränkungen und tragen dazu bei, zukunftsweisende Informationen zu vermitteln. Wenn Sie ein Live-Streaming-Event veranstalten, müssen Sie eine geeignete Plattform wählen, die alle für Ihre Veranstaltung erforderlichen Tools bietet. Während die meisten Streaming-Plattformen die gleichen Grundfunktionen aufweisen, eignen sich einige besser für größere Konferenzen, während andere am besten für kleine Sitzungen geeignet sind. Wir empfehlen eine Plattform, die Chats, Live-Umfragen, Fragen und Antworten sowie das Hochladen von Folien und vorab aufgezeichneten Inhalten während einer Präsentation unterstützt.
Wir empfehlen immer einen Probelauf vor der Veranstaltung, um sich und Ihr Team mit der Plattform vertraut zu machen und zu prüfen, wie schnell der technische Support ist. Es wäre hilfreich, wenn Sie auch eine Strategie für den Umgang mit technischen Herausforderungen und Verbindungsproblemen hätten. Beheben Sie während der Übungsstunde technische Probleme und halten Sie technische Hilfe bereit, falls es zu Komplikationen kommt.
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Als professionelle Konferenzveranstalter, können wir Ihre Organisation bei allen Aspekten der Suche nach Veranstaltungsorten unterstützen und Ihnen helfen, die besten Angebote für Ihre Konferenz zu finden. Kontaktieren Sie unser Team, um Ihre Anforderungen zu besprechen.
Congrex Schweiz ist eine international tätige Event-Agentur, die massgeschneiderte Lösungen für medizinische und wissenschaftliche Gesellschaften anbietet. Dies umfasst die allgemeine Organisation von Konferenzen und Tagungen sowie die Verwaltung von Verbänden, um deren Wachstum und Erfolg zu fördern. Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit über 70’000 Delegierten und führt das Sekretariat mehrerer schweizerischer und europäischer Verbände.
