Sponsoring ist für den finanziellen Erfolg jeder Verbandsveranstaltung von entscheidender Bedeutung. Sponsoren helfen nicht nur bei der Finanzierung von Veranstaltungen, sondern auch bei der Werbung und der Glaubwürdigkeit, was zu einer höheren Teilnehmerzahl führt.
Viele Sponsorschaften basieren auf langfristigen Beziehungen, d. h. wenn Sie den perfekten Sponsor gefunden haben, können Ihre Veranstaltungen über einen langen Zeitraum finanziert werden. Aber wie können Sie Sponsoren finden, mit denen Sie langfristige Beziehungen aufbauen können?
1. Definieren Sie Ihre einzigartigen Sponsoringmöglichkeiten
Eine Marke wird nur dann in Ihre Veranstaltung investieren, wenn sie den Vorteil eines Sponsorings gegenüber einer anderen Veranstaltung erkennen kann. Der erste Schritt bei der Suche und Sicherung von Sponsoren für Ihre Verbandsveranstaltungen ist die Festlegung der spezifischen Vorteile, die ein Sponsor von Ihnen erhält.
Während jede Veranstaltung ein Publikum mit einem bestimmten gemeinsamen Interesse anzieht, haben Verbandsveranstaltungen den einzigartigen Vorteil, dass sie Gleichgesinnte und Unternehmensvertreter am selben Ort versammeln – und damit der perfekte Ort für Sponsoren sind, um ihre ideale Zielgruppe zu erreichen.
Die Sponsoren einer Veranstaltung können auch
- ihre Reichweite maximieren, indem Sie auf allen Werbematerialien vor und nach der Veranstaltung erscheinen
- Verbesserung der Glaubwürdigkeit durch die Zusammenarbeit mit dem Verband
- Die Marke neu zu positionieren und die Wahrnehmung in den Augen ihrer Zielgruppen zu verändern
- Erzeugen Sie einen größeren Einfluss auf das Publikum, indem Sie ein aktives Interesse an denselben Anliegen zeigen.
Lesen Sie weiter: Wie das Sponsoring von Veranstaltungen einem Unternehmen nützen kann
2. Verstehen Sie, welche Sponsoringmöglichkeiten für Ihr Publikum geeignet sind
Denken Sie daran, dass Sie im Idealfall langfristige Beziehungen zu Ihren Sponsoren aufbauen möchten, um den Prozess für künftige Verbandsveranstaltungen zu optimieren und Türen für weitere Sponsoringmöglichkeiten zu öffnen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Ihre erste Veranstaltung positive Ergebnisse für Ihren Sponsor bringt.
Deshalb müssen Sie genau wissen, wonach Ihre einzigartige Zielgruppe sucht und welche Marken bei ihr Anklang finden. Sie können Umfragen und Interviews mit den Mitgliedern Ihres Verbandes durchführen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welchen Herausforderungen sie gegenüberstehen, welche Marken sie wahrscheinlich für Lösungen in Anspruch nehmen würden und welche Werte oder Grundsätze die Sponsoren beachten sollten, um Ergebnisse zu erzielen.
Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie Sponsoren finden, die Ihre Zielgruppe aktiv unterstützen, d. h.
- Ihre Veranstaltungsteilnehmer werden ein tolles Erlebnis mit ihnen haben,
- Ihre Sponsoren werden wahrscheinlich die gewünschten Ergebnisse erzielen, und
- Sie werden es in Zukunft viel leichter haben, diese Sponsoren zu gewinnen.
(Wenn Sie von Ihren Mitgliedern eine klare Aussage darüber erhalten haben, nach welchen Lösungen sie suchen, können Sie auch „unsere Zielgruppe sucht aktiv nach einer Marke wie der Ihren“ zu Ihrer Liste der Sponsoringvorteile hinzufügen)
3. Recherchieren Sie die besten Sponsoringmöglichkeiten
Leider ist es in der Regel nicht so, dass man sagt: „Baue es, und sie werden kommen“. Um die besten Sponsoring-Möglichkeiten für Ihre Verbandsveranstaltung zu finden, müssen Sie häufig umfangreiche Recherchen anstellen. Mit der richtigen Vorbereitung (wie oben beschrieben) fällt Ihnen diese Aufgabe jedoch viel leichter.
An diesem Punkt stellen viele Verbände ein professionelles Sponsoring-Management-Team ein, da dies für diejenigen, die über wenig Erfahrung oder viele Sponsoring-Kontakte verfügen, ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess sein kann. Unser Expertenteam hat jedoch einige Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, wenn Sie sich dafür entscheiden, allein weiterzureisen:
- Recherchieren Sie Sponsoren für ähnliche Veranstaltungen wie Ihre
- Überprüfung von Unternehmen, die Online-Marktplätze nutzen, um Sponsoring-Möglichkeiten für sich zu finden
- Recherchieren Sie Unternehmen, die in letzter Zeit in den Nachrichten über Entwicklungen berichtet haben, die sie mit dem Rest der Gemeinschaft teilen möchten ODER die eine schlechte Presse hatten und diese korrigieren möchten
- Sprechen Sie Unternehmen an, die bereits Mitglied in Ihrem Verband sind und den Wert schätzen, den Sie der Branche bieten
4. Bieten Sie Sponsoringmöglichkeiten für alle Preisklassen an
Nicht jede Marke verfügt über das gleiche Budget, das sie für Sponsoring-Möglichkeiten ausgeben kann , oder wird den gleichen Nutzen aus dem Sponsoring Ihrer Verbandsveranstaltung ziehen. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass die richtigen Marken geeignete Möglichkeiten haben, Ihre Veranstaltung zu sponsern, besteht darin, mehrere Stufen für Ihre Sponsoring-Pakete zu schaffen.
Die teuerste Stufe sollte den größten Nutzen für die Marke bringen. Im Gegensatz dazu sollte die preisgünstigste Marke deutlich weniger bieten (aber immer noch genug, um sich für den Sponsor zu lohnen).
Beispiel
Top-Tier-Sponsoring-Paket
- Logo auf Werbematerialien
- Platzierung in hochwertigen Veranstaltungsräumen
- Lautsprecher-Steckplatz
- Beuteltaschen mit Markenzeichen
- Fünf kostenlose jährliche Verbandsmitgliedschaften
Bottom-Tier-Sponsoring-Paket
- Logo auf Werbematerialien
- Beuteltaschen mit Markenzeichen
- Eine kostenlose jährliche Verbandsmitgliedschaft
Sobald Sie Ihre Sponsoring-Kandidaten recherchiert haben, können Sie bestimmen, welche Stufe Sie in Ihrem Sponsoring-Vorschlag empfehlen, um die besten Erfolgschancen zu haben. Der Preis eines Spitzenpakets kann kleinere Unternehmen abschrecken, während ein günsties Paket für ein größeres Unternehmen den Eindruck erwecken kann, dass Ihre Veranstaltung für sie nicht wertvoll genug ist.
5. Aufbau und Nutzung von Beziehungen für Sponsoringmöglichkeiten
Den Fuß in die Tür zu bekommen, d. h. mit den richtigen Personen innerhalb der Organisation in Kontakt zu treten, ist für viele eine der größten Herausforderungen bei der Suche nach Sponsoringmöglichkeiten. Anstatt immer wieder bei Null anzufangen, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre bestehenden Beziehungen zu nutzen.
Wen kennen Sie bereits, der Sie mit jemandem in Verbindung bringen könnte, der für ein Sponsoring in Frage kommt? Wenden Sie sich an Ihre bestehende Gemeinschaft und Kontakte, um zu sehen, welche Gespräche Sie in Gang bringen können – ein Sponsor wird eher bereit sein, mit Ihnen zu sprechen, wenn ein Freund Sie empfiehlt, als wenn Sie ihn einfach kalt anrufen.
Es könnte auch schwierig sein, den Hauptentscheidungsträger des Unternehmens zu kontaktieren – aber lassen Sie sich nicht abschrecken! Versuchen Sie, jüngere Mitarbeiter – so genannte „Influencer“ – im Unternehmen zu erreichen, die später als Ihre Fürsprecher auftreten und schließlich die entscheidende Empfehlung an den Entscheidungsträger geben können.
Es ist unwahrscheinlich, dass ein Sponsor nach seinem ersten Treffen mit Ihnen an Bord kommt. Stattdessen müssen Sie eine Beziehung zu ihnen aufbauen, um die Chancen zu erhöhen, sie für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Vereinbaren Sie informelle Treffen mit ihnen, um sie persönlich kennenzulernen, und zeigen Sie den guten Willen des Verbandes, indem Sie sie zu Mitgliederversammlungen einladen oder sich mit ihnen in den sozialen Medien austauschen. Der Aufbau von Beziehungen zu Ihren potenziellen Sponsoren wird einige Zeit in Anspruch nehmen, daher sollten Sie diesen Prozess rechtzeitig beginnen.
6. Nutzung aller verfügbaren Kommunikationskanäle zur Sicherung von Sponsoringmöglichkeiten
Unabhängig davon, ob Sie zum ersten Mal mit einem Sponsor in Kontakt treten oder ob Sie bereits eine Beziehung zu dem Sponsoring-Interessenten haben, sollten Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle nutzen. Beschränken Sie sich nicht nur auf E-Mails oder Anrufe. Mischen Sie Ihre Kommunikation und probieren Sie verschiedene Kanäle aus, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Antworten zu erhalten. Denken Sie daran, dass Ihre potenziellen Sponsoren wahrscheinlich genauso viel zu tun haben wie Sie selbst und je nach Arbeitsbelastung leicht abgelenkt werden können. Verfolgen Sie außerdem alle Gespräche umgehend weiter – aber stellen Sie sicher, dass Sie sie nicht mit Spam-Mails überschütten oder belästigen.
Wir alle wissen, wie wichtig das Sponsoring von Veranstaltungen für Unternehmen ist. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Sie für die Recherche, die Identifizierung und den Aufbau von Beziehungen zu denjenigen benötigen, die wirklich mit den Mitgliedern und dem Zweck Ihrer Vereinigung übereinstimmen, können Sie hervorragende Veranstaltungen für Ihr Publikum ausrichten, Ergebnisse für Ihre Sponsoren erzielen und die zukünftige Finanzierung Ihrer Veranstaltungen sichern.
——
Congrex Schweiz ist eine international tätige Agentur, die massgeschneiderte Lösungen anbietet. Dies umfasst die gesamte Organisation von Kongressen und Tagungen, einschließlich der Verwaltung von Hotelzimmern und strategischer Beratung. Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit über 73’000 Delegierten. Zu unseren Kunden gehören internationale Verbände, Regierungsorganisationen und Unternehmen.
