Das Verwaltungsmanagement kann Ihrem Verband zum Erfolg verhelfen, indem es Ihnen die Unterstützung bietet, die Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen, Ihre Mitgliederzahl zu erhöhen und die finanzielle Stabilität zu erhalten.
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Durch die Zusammenarbeit mit einigen der bedeutendsten Verbänden in Europa haben unsere Experten mehrere Strategien für das Verwaltungsmanagement zur Unterstützung unserer Kunden entwickelt:
1. Kommunikationsstrategie
Die besten Verbände beruhen auf einer guten Kommunikation – zwischen Mitarbeitern, Mitgliedern und anderen in der Branche.
Die Entwicklung einer detaillierten und soliden Kommunikationsstrategie ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltungsarbeit, da sie alle anderen Aktivitäten innerhalb der Vereinigung beeinflusst:
- Interne Kommunikation
- Mitgliederbetreuung
- Kommunikation mit den Mitgliedern (z. B. Rundschreiben)
- Marketing-Kommunikation
- Austausch von Informationen
- Community Engagement
- Krisenkommunikation
Die Verbände müssen sich darüber im Klaren sein, was, wann, wo und wie sie kommunizieren (vor allem, wenn dies je nach Zielgruppensegment unterschiedlich sein wird). Durch die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie kann Ihr Verband klare Richtlinien für alle Kommunikationsarten verfolgen.
Einer der Hauptgründe, warum Mitglieder
einer Vereinigung beitreten
ist der einfache Zugang zu Informationen. Daher müssen Sie diese Aktualisierungen in angemessener Weise und konsequent kommunizieren.
Eine Kommunikationsstrategie wird Ihre Marke auch in Krisenzeiten unterstützen (z. B. COVID-19, Invasion in der Ukraine). Ihre Mitarbeiter können Richtlinien und Protokolle für die Kommunikation mit den Mitgliedern befolgen und festlegen, welche Informationen weitergegeben werden sollen.
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2. Strategie für das Change-Management
Veränderungen sind in jeder professionellen Organisation unvermeidlich, sei es eine Veränderung in der gesamten Branche, eine Veränderung in wichtigen Positionen oder eine Veränderung der internen Prozesse.
Eine Strategie zur Bewältigung dieser Veränderungen hilft Ihrem Verband, die durch den Wandel verursachten Störungen zu reduzieren und Produktivität, Wachstum und Rentabilität aufrechtzuerhalten.
Verwaltungsmanagementteams wie das von Congrex helfen Verbänden bei der Entwicklung einer Strategie für das Veränderungsmanagement, die die Auswirkungen einer Umstellung auf die gesamte Organisation – von den Mitarbeitern bis zu den Mitgliedern – berücksichtigt. In der Strategie wird der Prozess beschrieben, in dem Änderungen mitgeteilt, umgesetzt und gegebenenfalls angepasst werden müssen.
3. Strategie der Finanzverwaltung
Die Finanz- und Haushaltsplanung von Verbänden kann eine komplexe und zeitraubende Aufgabe sein – vor allem für diejenigen, die noch andere Aufgaben innerhalb des Verbandes zu bewältigen haben. Dies ist einer der Hauptgründe, warum Führungskräfte Unterstützung im Verbandsmanagement und in der Verwaltung suchen.
Experten für Verbände können Ihnen bei der Entwicklung einer Finanzmanagementstrategie helfen, die alle Nuancen von Verbänden berücksichtigt, die in der Regel bei Unternehmen nicht vorkommen, z. B. Ausgaben für Jahreskonferenzen und die Erneuerung der Mitgliedschaft.
Durch die Entwicklung einer Strategie für das Finanzmanagement kann Ihr Verband das vorgegebene Budget einhalten, den Finanzbedarf für die Zukunft vorhersagen und eine solide Finanzlage beibehalten.
4. Strategie für Benchmarking und Leistungskontrolle
Um kontinuierlich zu wachsen, brauchen Verbände eine Strategie für die Festlegung von Zielen, den Vergleich mit anderen in der Branche und die Analyse und Steuerung der Leistung.
Die Festlegung von Zielen und Benchmarks für einen Verband erfordert ein hohes Maß an Datenanalyse und Branchenkenntnis. Deshalb ist dies die perfekte Aufgabe für Verwaltungsteams, die über die Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um alle erforderlichen Daten zu sammeln und zu analysieren.
Eine dokumentierte und detaillierte Strategie für das Leistungsmanagement kann Ihnen dabei helfen, die Leistung der verschiedenen Abteilungen, Aktivitäten und Einzelpersonen innerhalb der Vereinigung objektiv zu analysieren, um sie mit maximaler Wirkung zu verbessern.
5. Strategie für die Mitgliedschaft
Die Mitglieder sind für das Wachstum und den Erfolg einer Vereinigung von entscheidender Bedeutung, weshalb Sie eine Strategie zur Bindung bestehender und Gewinnung neuer Mitglieder entwickeln müssen.
Unsere Experten für Mitgliedschaftsmanagement arbeiten eng mit Experten für Verwaltungsmanagement zusammen, um Mitgliedschaftsstrategien zu entwickeln, die mit den Fähigkeiten, den Markenwerten und der Kommunikationsstrategie der Vereinigung übereinstimmen.
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6. Strategie für Lernen und Entwicklung
Neben der Mitgliederentwicklung sollten Sie auch überlegen, wie Sie Ihre Mitglieder fördern können, um zum langfristigen Wachstum der Organisation beizutragen.
Es wäre hilfreich, wenn Sie über eine Lern- und Entwicklungsstrategie verfügten, die einen Überblick gibt:
- Wie beurteilen Sie Ihre internen Mitglieder (einschließlich Methode und Häufigkeit)?
- Welche Schulungen wird die Vereinigung anbieten (einschließlich formeller und informeller Schulungen)?
- Wie die Entwicklung der Mitarbeiter mit den Zielen und Werten der Vereinigung zusammenhängt
Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten gehören ebenfalls zu den wichtigsten Gründen für einen Vebandsbeitritt. Indem Sie Ihr Engagement für die Entwicklung intern demonstrieren, können Sie auch Ihren Ruf in Bezug auf die Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitglieder verbessern.
Verbände und gemeinnützige Organisationen müssen oft Verwaltungsmethoden anwenden, die sich deutlich von denen der Unternehmen unterscheiden. In den meisten Fällen müssen Verbände maßgeschneiderte Verwaltungsstrategien entwickeln, die ein außergewöhnliches Verständnis der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft ihres Sektors und ihrer Mitgliederbasis erfordern.
Congrex ist Experte für medizinische Verbände und bietet Dienstleistungen im Bereich Verbandsmanagement und professionelle Konferenzorganisation an. Mit unseren Verwaltungsdienstleistungenmöchten wir Ihnen helfen, langfristig eine effiziente Verwaltung zu erreichen.
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Congrex Schweiz ist eine international tätige Event-Agentur, die massgeschneiderte Lösungen für medizinische und wissenschaftliche Gesellschaften anbietet. Dies umfasst die allgemeine Organisation von Konferenzen und Tagungen sowie die Verwaltung von Verbänden, um deren Wachstum und Erfolg zu fördern. Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit über 70’000 Delegierten und führt das Sekretariat mehrerer schweizerischer und europäischer Verbände.
