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International Conference Planning 2023

Inhaltsverzeichnis

Auch wenn virtuelle und hybride Veranstaltungen auf dem Vormarsch sind, sind Präsenzveranstaltungen im Jahr 2023 wieder gefragt und erfordern einen sorgfältig orchestrierten Planungsprozess, der den neuen Anforderungen und Herausforderungen Rechnung trägt.

Dieser Artikel enthält aktualisierte Richtlinien und Tipps für die Planung einer erfolgreichen Konferenz, die ein internationales Publikum anzieht und begeistert.

Aktuelle Herausforderungen bei der Planung internationaler Kongresse

Der Erfolg eines Kongresses definiert sich über zwei Hauptdimensionen:

  • Die positive Wirkung der Veranstaltung auf die Teilnehmerinnen und Teilnehmer
  • Der ROI und die Rentabilität der Veranstaltung.

Diese beiden Faktoren miteinander in Einklang zu bringen, war schon immer schwierig, aber im derzeitigen Umfeld haben sich die Schwierigkeiten noch verschärft. Kongressplaner müssen nun den Spagat zwischen der Gestaltung einer hochwirksamen, transformativen Veranstaltung und der Erzielung von Gewinnen bewältigen, was eine Reihe zusätzlicher Herausforderungen mit sich bringt:

  • Steigende Kosten aufgrund der Inflation.
  • Fragen der Personalausstattung.
  • Probleme in der Lieferkette.

In der Praxis besteht die Herausforderung darin, die Kosten einzudämmen, ohne dass sich dies nachteilig auf das Engagement der Zielgruppen auswirkt. Wir werden uns nun ansehen, wie man die Planung internationaler Konferenzen angehen und dabei diese Probleme erfolgreich bewältigen kann.

Planung eines internationalen Kongresses im Jahr 2023

Die wichtigsten Leitlinien für die Planung internationaler Kongresse

1. Bestimmen Sie die Ziele der Veranstaltung

Der erste Punkt auf der Checkliste für die Planung einer Konferenz ist die Festlegung der Veranstaltungsziele. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren:

  • Was will Ihre Organisation intern erreichen? (z. B. Umsatzwachstum, mehr Kontakte, Erschließung neuer Märkte usw.).
  • Was will Ihre Organisation nach außen hin erreichen? (z. B. Verbesserung des Rufs, Aufbau von Beziehungen, Zufriedenheit der Teilnehmer usw.).

Die Ziele der Konferenz sind oft eine Mischung aus internen und externen Zielen. In dieser Situation kann es hilfreich sein, zu ermitteln, welches Ziel die höchste Priorität hat und wie gut es den SMART-Zielkriterien entspricht.

2. Ein Budget festlegen

SMARTe Konferenzziele sind erreichbar und werden in erster Linie durch Ihr Budget bestimmt. Zu den wichtigsten Schritten in diese Richtung gehören:

  • Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung Ihres Budgets. Probleme in der Versorgungskette bedeuten, dass es nur wenige zuverlässige Lieferanten gibt und diese sehr gefragt sind, so dass es zu Verzögerungen bei der Einholung genauer Angebote kommen kann.
  • Listen Sie feste, variable und unerwartete Ausgaben auf.
  • Berücksichtigen Sie die geschätzten Ticketpreise und deren Verkaufserlöse.
  • Ermitteln Sie die potenziellen Einnahmen aus dem Sponsoring.

Verwandt: Proaktive Budgetierung für Konferenzen

3. Ernennung eines Planungsteams

Legen Sie dann fest, wie die Ziele verfolgt und gemessen werden sollen und wer dies tun soll. Sie wollen sich auf ein Team mit Projektmanagement-Fähigkeiten verlassen und ihm die notwendigen Werkzeuge und Ressourcen zur Verfügung stellen.

Wenn Ihre Organisation von Personalengpässen betroffen ist oder Ihr derzeitiges Team mehr Erfahrung benötigt, sollten Sie rechtzeitig Schulungen planen, um sicherzustellen, dass das Team über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um die Veranstaltungsziele zu erreichen.

4. Wählen Sie ein Datum und einen Ort und buchen Sie Ihren Veranstaltungsort

Internationale Konferenzen müssen Monate oder sogar Jahre im Voraus geplant werden, und das gilt umso mehr in der heutigen Zeit.

Was den Termin angeht, müssen Sie flexibel sein. Die Veranstaltungsplaner arbeiten so weit im Voraus, dass Ihr Veranstaltungsort bereits ausgebucht sein kann.

Idealerweise sollten Sie einen Standort in der Nähe eines Flughafens wählen. Sie müssen jedoch die steigenden Kosten für Geschäftsreisen berücksichtigen, die bei Flug-, Bahn- und Autoreisen insgesamt um mehr als 25 % gestiegen sind. Am besten ist es, häufig angeflogene Ziele zu wählen, die nur wenige Umsteigeverbindungen erfordern, um möglichen Reiseunterbrechungen vorzubeugen.

Personalknappheit kann sich auch auf den gewählten Veranstaltungsort auswirken, und einige Dienstleistungen sind möglicherweise nicht verfügbar. Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort ein angemessenes Verhältnis zwischen Personal und Delegierten hat, oder ziehen Sie Veranstaltungsorte in Betracht, die nicht so arbeitsintensiv sind. Erkundigen Sie sich auch nach dem Einsatz von Technologien, die bei Personalproblemen helfen können (z. B. Self-Check-in, virtueller Desk-Support per Event-App usw.).

Die Planung von Unterkünften ist wichtig für Ihre internationale Konferenz

5. Unterkunft organisieren

Im Durchschnitt sind die Unterkunftskosten um 20% höher als 2019, und bis 2024 wird mit weiteren Steigerungen gerechnet.

Sie sollten bereits in der Planungsphase Vorkehrungen für die Unterkunft treffen. Einige Veranstaltungsplaner empfehlen, nach Unterkunftsanbietern mit flexiblen Kündigungsklauseln zu suchen (z. B. wenn die Strafen auf einer gleitenden Skala basieren).

6. Entwicklung eines Programms mit großer Wirkung

Ein überzeugendes Programm kann Teilnehmer in ausreichender Zahl anziehen, um die finanziellen Ziele der Veranstaltung zu erreichen. Um die Kosten zu senken, kann das Programm auch an weniger Tagen oder in weniger Sitzungen durchgeführt werden. Nicht die Länge bestimmt die Wirkung, sondern relevante Inhalte und hochkarätige Redner.

Erwägen Sie kürzere Sitzungen oder eine ausgewogene Mischung aus Standard- und kreativen Inhalten. Präsentationen und Podiumsdiskussionen haben ihren Platz in modernen Konferenzen, ebenso wie interaktive und kreative Sitzungen, die den Dialog und die gemeinsame Gestaltung fördern. Einige Ideen für innovative Sitzungsformate finden Sie hier.

Denken Sie daran, Möglichkeiten zur Vernetzung einzubeziehen, die sowohl eine persönliche als auch eine berufliche Weiterentwicklung ermöglichen. Berücksichtigen Sie Sprachbarrieren und erleichtern Sie den Prozess mit einer Matchmaking-Software.

Schließlichist auch das Wohlbefinden einwesentlicher Aspekt eines wirkungsvollen Konferenzprogramms. Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit neuen Sponsoren in Betracht, um Ihre Konferenz als eine sichere und integrative Veranstaltung zu bewerben, bei der die Zufriedenheit der Teilnehmer an erster Stelle steht.

7. Sponsoren sichern

Wenn das Konferenzprogramm und die Sponsoringpakete für die einzelnen Stufen fertig sind, sprechen Sie potenzielle Sponsoren an. Denken Sie daran, dass auch sie von Kostensteigerungen, Personalproblemen oder Problemen in der Lieferkette betroffen sein können, so dass die Suche nach einer gemeinsamen Basis in diesen Bereichen dazu beitragen kann, das Geschäft zu sichern.

Konzentrieren Sie sich auf den unmittelbaren Nutzen der Veranstaltung, aber betonen Sie auch die Langfristigkeit der Beziehung und die Möglichkeiten einer kontinuierlichen Wertschöpfung.

Sie können mit einem PCO zusammenarbeiten, der Sponsoren in Ihrer Branche kennt und Sie mit den am besten geeigneten Optionen durch Sponsoring-Management in Verbindung bringen kann.

Verwandt: Wie Sie das meiste aus Ihrem Konferenzbudget herausholen

8. Gewinnung hochkarätiger Keynote Speaker

Hochkarätige Redner können sehr gefragt sein und das Budget sprengen – selbst wenn Sie sich für ein „simulives“ (Webinar) oder Live-Streaming entscheiden, da sich ihre Honorare normalerweise nicht ändern. Alternativ dazu kann es sinnvoller sein, sich auf die Wirkung zu konzentrieren, die die Redner auf das Publikum haben.

Ein gutes Verhältnis ist von entscheidender Bedeutung. Beginnen Sie also schon früh im Planungsprozess mit dem Aufbau einer Beziehung und seien Sie offen für einen kooperativen Ansatz, bei dem die Redner ihre Ideen einbringen können.

Wenn Sie nur über ein begrenztes Budget verfügen, können Sie auch jederzeit Speaker-Sponsoring verkaufen.

Verwandt: Suche nach Rednern für Ihre nächste Veranstaltung oder Konferenz: Fünf wichtige Schritte zum Erfolg

es ist wichtig, Ihre internationale Konferenz online zu bewerben

9. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung online

Eine professionelle Konferenz-Website vermittelt durch ein gutes Design und eine einfache Navigation einen starken Eindruck, der den Delegierten vermittelt, was sie von einer persönlichen Teilnahme erwarten können.

Ebenso wichtig ist es, in den Monaten vor der Veranstaltung ansprechende Inhalte auf der Website bereitzustellen. Die Inhalte müssen nicht nur programmbezogen sein. Internationale Teilnehmer profitieren von Inhalten, die ihnen helfen, sich mit dem Ort, den Gepflogenheiten, den Unternehmungen in der Region und aktuellen Reisetipps vertraut zu machen.

Denken Sie daran, dass die Inhalte für ein internationales Publikum in die wichtigsten Sprachen übersetzt werden müssen.

Als Nächstes sollten Sie einen Social-Media-Marketing-Kalender für ausgewählte Social-Media-Plattformen erstellen und ein Team benennen, das Ihre Werbe- und Promotionsaktivitäten dort durchführt.

Verwandt: Vollständiger Leitfaden für Social Media Marketing bei Konferenzen

Weitere Ideen sind:

  • Bitten Sie Sponsoren und Partner, Ihre Konferenz auf deren Plattformen zu bewerben.
  • Wenden Sie sich an einschlägige Fachzeitschriften und erkundigen Sie sich nach Marketingmöglichkeiten.

10. Mit einem internationalen Publikum in Kontakt treten

Die Website der Konferenz und die Plattformen der sozialen Medien sind die ersten Anlaufstellen für potenzielle Teilnehmer. Um jedoch ein globales Publikum zu erreichen, empfiehlt es sich, sowohl Inbound- als auch Outbound-Marketingtechniken einzusetzen.

E-Mail-Marketing ist eine Outbound-Strategie, die die Online-Präsenz der Veranstaltung ergänzen und das Publikum auf einer Eins-zu-Eins-Basis ansprechen kann.

Relevanz, Konsistenz und Personalisierung von Werbematerial und E-Mail-Kommunikation sind der Schlüssel zu einem sinnvollen Dialog, der zu höheren Anmeldezahlen führt.

11. Anpassungsfähig sein

Einige Herausforderungen lassen sich vorhersehen und bewältigen, während andere völlig unerwartet auftreten. Um Herausforderungen effektiv zu bewältigen, sollten Sie die Anpassungsfähigkeit Ihres Planungsteams fördern. Halten Sie immer einen Plan B bereit und legen Sie die Verfahren für die Kommunikation und den Umgang mit unvorhergesehenen Problemen fest.

Es kann sich lohnen, professionellen Rat einzuholen, um eine solide Planung zu gewährleisten. Durch die Zusammenarbeit mit einem PCO können Sie besser auf unvorhergesehene Umstände reagieren, ohne dass sich dies auf das Erlebnis der Teilnehmer auswirkt.

Congrex verfügt über die Erfahrung und das Know-how, um Sie bei der Planung einer erfolgreichen internationalen Konferenz zu unterstützen, die alle Beteiligten zufrieden stellt. Kontaktieren Sie unser Team für weitere Details.

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