Leitlinien für die Konferenzplanung 2023

Die Veranstaltungsbranche entwickelt sich ständig weiter und passt sich an neue Herausforderungen und veränderte Erwartungen an. Dieser Artikel enthält aktualisierte Leitlinien, die Konferenzorganisationsausschüssen bei der Planung einer erfolgreichen und rentablen Konferenz helfen sollen.

Ein neues Konzept für die Konferenzplanung

Die Organisation einer Veranstaltung ist ein zeitkritischer, schrittweiser Prozess, der sich wie folgt skizzieren lässt:

Definitionsphase (10 bis 12 Monate)

• Festlegung finanzieller Ziele
• Festlegung des Budgets
• Thema definieren
• Entscheidung für ein Format (gemischt, persönlich, vollständig online)
• Sicherung von Patenschaften
• Bildung eines Planungsteams

Planungsphase (8 bis 10 Monate)

• Datum
• Standort
• Veranstaltungsort
• Tagesordnung der Konferenz
• Bestätigen der Redner
• Kontaktaufnahme mit Lieferanten

Branding- und Werbephase (8 Monate bis zum Veranstaltungsdatum)

• Beginn der Vermarktung der Veranstaltung
• Einrichtung der Website der Veranstaltung
• Eröffnung von Registrierungen

Obwohl alle diese Schritte erforderlich sind, schlagen wir in diesem Artikel einen aktualisierten Ansatz für die Konferenzplanung vor. Der Ansatz zielt auf drei Kernfaktoren einer professionellen Sitzung ab, nämlich:

• Zu den Inhalten gehören das Konferenzthema, Werbematerialien und Online-Inhalte, die auf der Konferenz-Website und in den sozialen Medien veröffentlicht werden.
• Menschen, die von den Hauptrednern bis zu den Konferenzteilnehmern alles abdecken und das interne Planungsteam sowie alle externen Mitarbeiter einschließen.
• Technologie, einschließlich der Hilfsmittel zur Unterstützung des Konferenzprogramms, von der audiovisuellen Einrichtung vor Ort bis hin zu den technischen Systemen für die Teilnehmerregistrierung.

Diese Elemente sind für den Erfolg der Konferenz von entscheidender Bedeutung und unterstreichen andere planungsbezogene Entscheidungen wie Veranstaltungsort, Datum, Logistik usw. Schauen wir uns die einzelnen Faktoren im Detail an.

Entscheidende Faktoren für die Planung einer erfolgreichen Konferenz

Inhalt

Thema der Konferenz

Die Planung einer erfolgreichen Konferenz beginnt mit der Auswahl eines relevanten Themas. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Inhalte für Ihr Zielpublikum ansprechend sind.

Ein relevantes Konferenzthema ist zeitgemäß und berücksichtigt die neuesten Entwicklungen in der Branche. Außerdem ist es beruflich für die Delegierten anwendbar. Das Thema muss für die Teilnehmer attraktiv sein, verschiedenen Profilen einen Mehrwert bieten und in erster Linie umsetzbar sein.

Denken Sie daran, dass eine Konferenz umso rentabler ist, je relevanter das Thema ist, also planen Sie diesen Aspekt unter Berücksichtigung der finanziellen Ziele der Veranstaltung.

Inhalt Format

Um sicherzustellen, dass die Inhalte interaktiv und fesselnd sind, sollten Sie eine Mischung aus verschiedenen Sitzungsformaten einplanen und sicherstellen, dass sie dem Inhalt angemessen sind.

Einige Themen eignen sich besser für runde Tische oder Podiumsdiskussionen, andere für traditionelle Präsentationen oder Seminare und wieder andere lassen sich am besten durch Live-Demos vermitteln.

Online-Inhalte

Für optimale Effizienz und Konsistenz sollten Online-Inhalte in einem Kalender geplant werden, der mindestens die folgenden Werbekanäle umfasst:

• Website der Veranstaltung
• Soziale Medien
• E-Mail-Marketing

Soziale Medien(insbesondere LinkedIn und Twitter) können dazu beitragen, die Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung zu lenken. Planen Sie außerdem Pressemitteilungen und Anzeigeninhalte, um Ihre Online-Strategie zu ergänzen.

Alle Inhalte, die auf Online-Kanälen veröffentlicht werden, sollten den Wert Ihrer Veranstaltung hervorheben und die konkreten Vorteile einer Teilnahme verdeutlichen.

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Menschen

Redner

• Die richtigen Redner werden Ihre Veranstaltung aufwerten. Planen Sie einen multimethodischen Ansatz, um eine herausragende Namensliste zu erstellen:
• Veröffentlichen Sie eine Ausschreibung auf Ihrer Website und Ihren Social-Media-Kanälen und versenden Sie sie über Ihren Newsletter oder Ihre Abonnenten-E-Mails.
• Schauen Sie sich aktuelle Veröffentlichungen der Branche an, um einige Namen zu finden.
• Suchen Sie proaktiv über die Suchfunktion von LinkedIn nach geeigneten Kandidaten. Sie können nach führenden Namen in Ihrer Branche suchen, bestehende Kontakte durchgehen oder nach Fachleuten suchen, die „Redner“ oder „Hauptredner“ in ihrem Titel oder ihrer Biografie angegeben haben.
• Befragen Sie schließlich die Teilnehmer der vergangenen Jahre, um herauszufinden, wen sie sich als Redner für die diesjährige Veranstaltung wünschen würden.

Teilnehmer an der Konferenz

In bestimmten Branchen kann sich das typische Teilnehmerprofil verändert haben oder aufgrund der Auswirkungen der Großen Resignation und ihrer Folgen für die Unternehmenswelt nicht mehr zutreffen. Andererseits haben Sie vielleicht neue Interessenten, die Sie ansprechen wollen, also ist Recherche ein Muss.

Der Schlüssel liegt darin, zu verstehen, welche Art von Einblicken Ihr Publikum verändern würde, und sicherzustellen, dass Sie auf unterschiedliche Bedürfnisse und Profile eingehen.

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Interne und externe Teams

Stellen Sie bereits zu Beginn der Konferenzplanung ein Projektmanagementteam zusammen und legen Sie fest, welche Teammitglieder was wann tun werden.

Ebenso wichtig ist es, ein reibungsloses Verhältnis zwischen dem internen Team und externen Auftragnehmern, Lieferanten und Freiwilligen zu gewährleisten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sie eine gemeinsame Vision haben und über die richtigen Kommunikationsmittel verfügen.

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Eine erfolgreiche Konferenzlogistik hängt in hohem Maße davon ab, daher sollten Sie von allen Beteiligten ein direktes Feedback einholen. Finden Sie heraus, was sie für ihre Arbeit benötigen, mit welchen Problemen sie zu kämpfen haben, und legen Sie die Verfahren für den Fall fest, dass etwas schief geht.

Sponsoren

Legen Sie eine Datenbank mit potenziellen Sponsoren an, indem Sie einen Sponsorenmarktplatz oder Leads von Veranstaltungen der vergangenen Jahre nutzen. Es kann hilfreich sein, die Datenbank nach verschiedenen Aspekten der Veranstaltung zu segmentieren (Auszeichnungen, Technik, F&B, Reisen und Gastgewerbe, Medien usw.).

Halten Sie außerdem für jede Option ein Sponsoring-Paket bereit, in dem Ihre gemeinsame Vision, die gemeinsamen Ziele und der Nutzen für den Sponsor dargelegt werden.

Vernetzung und Interaktion

DieMöglichkeit zum Netzwerken, ist nach wie vor ein wichtiger Grund für die Teilnahme an einer Konferenz. In der Vergangenheit wurde von den Teilnehmern erwartet, dass sie sich selbst um die Suche nach Möglichkeiten und die Organisation von Treffen kümmerten. Heutzutage ist die Ausweitung von Geschäftsbeziehungen dank der Technologie ein integraler Bestandteil einer Konferenz und erfordert nur ein paar Fingertipps auf dem Bildschirm.

Die Vernetzung zu erleichtern:

• Wählen Sie einen Veranstaltungsort und ein Layout, das eine rege menschliche Interaktion fördert.
• Wählen Sie eine Event-App mit Funktionen für Matchmaking, Kommunikation und Terminbuchung.
• Wenn es sich um eine hybride Konferenz handelt, stellen Sie sicher, dass Ihre virtuellen Pausenräume verfügbar sind.

Technologie

• Die technischen Grundlagen der Konferenzplanung sind:
• Ein Werkzeug für die Projektverwaltung
• Eine Veranstaltungs-Website
• Software zur Bearbeitung von Anmeldungen und Check-ins
• Ein CRM zur Verwaltung der Prozesse und der Kommunikation mit Rednern, Teilnehmern, Sponsoren usw.

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Vor-Konferenz Technik

DieKonferenz-Website sollte die wichtigsten Informationen über die Veranstaltung übersichtlich darstellen und ist auch ein hervorragender Ort, um für Ihre Veranstaltung zu werben. Erstellen Sie einen Inhaltskalender mit einer Mischung aus FAQs, Videointerviews mit Rednern oder Teilnehmern früherer Jahre, Artikeln über das Reiseziel, Links zu sozialen Medien, Hinweisen auf Sponsoren usw.

Automatisierungstools fürsoziale Medien können den Werbeprozess für Veranstaltungen optimieren und die Anmeldezahlen steigern.

Es wäre hilfreich, wenn Sie auch ein zuverlässiges E-Mail-Marketing-Tool hätten, um Ihre Kontaktliste zu segmentieren und personalisierte Nachrichten zu versenden. Denken Sie daran, kurze Videobotschaften einzufügen, um die E-Mails ansprechend zu gestalten.

Während der Konferenz

Die geeignete Event-App kann wichtige Aufgaben übernehmen, von virtuellen Helpdesk-Funktionen bis hin zum Branding-Matchmaking, einschließlich Live-Fragen und Antworten, Umfragen, Social Walls, Live- und On-Demand-Streaming, personalisierten Benachrichtigungen und Gamification.

Die Wahl der Konferenztechnik hängt auch davon ab, ob die Veranstaltung in mehreren Formaten verfügbar sein wird. Auch wenn Sie keine hybride Konferenz planen, kann es sich lohnen, einige simulative (Webinar-)Sitzungenmit einem Live-Intro und Outro oder einer virtuellen Frage- und Antwortrunde am Ende einzubauen.

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Technik nach der Konferenz

Suchen Sie in der Planungsphase nach einer technischen Lösung, die die Integration zwischen der Event-App und Ihrem CRM ermöglicht, damit Sie Erkenntnisse und Eventdaten zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Die gewählten technischen Hilfsmittel sollten es Ihnen ermöglichen, wichtige Aktivitäten im Anschluss an die Konferenz durchzuführen, z. B:

• Zusammenstellung von Ereignisdaten.
• Erstellung und Versand von Veranstaltungs-Highlights und/oder einer Zusammenfassung der Ressourcen.
• Versand von Umfragen an die Delegierten, um ihnen zu danken und Feedback einzuholen.
• Analyse von Daten, um Schlussfolgerungen für künftige Ereignisse ziehen zu können.

Checkliste für die Konferenzplanung

• Definieren Sie finanzielle Ziele und ein Budget.
• Thema wählen
• Entscheiden Sie sich für ein Format
• Entscheiden Sie über die Anmeldegebühren
• Erstellen Sie ein Planungsteam für die Veranstaltung
• Entscheiden Sie, ob Sie mit einem PCO zusammenarbeiten wollen
• Wählen Sie das Datum, den Veranstaltungsort und die Location
• Sponsoring-Pakete erstellen
• Kontakt zu potenziellen Sponsoren
• Entscheiden Sie sich für technische Hilfsmittel
• Kontakt zu Lieferanten und Verkäufern
• Teilnehmerprofile erstellen
• Aufforderung zur Einreichung von Beiträgen oder proaktiver Kontakt mit Experten
• Lautsprecher aufstellen
• Konferenzprogramm erstellen
• Pressemitteilung herausgeben
• Entscheiden Sie sich für ein Preismodell
• Erstellen Sie einen Content-Marketing-Kalender
• Start der Veranstaltungs-Website
• Start der Social-Media-Seiten der Veranstaltung
• Einleitung von Marketing- und Werbeaktivitäten
• Offene Registrierungen
• Testen Sie die Event-App
• Bestellung von Drucksachen oder Werbematerialien
• Machen Sie einen technischen Testlauf am Veranstaltungsort
• Bestätigen Sie, dass die Anbieter über die Details verfügen, die sie für die Erbringung ihrer Dienstleistungen benötigen.
• E-Mail an die Teilnehmer mit den letzten Anweisungen

Schlussfolgerung

Im Jahr 2023 drehen sich die Richtlinien für die Konferenzplanung um Inhalte, Menschen und Technologie. Die Beachtung dieser Aspekte und die Befolgung der in diesem Artikel gegebenen Tipps können den Prozess vereinfachen und effektiver gestalten, so dass sich Ihr Meeting von anderen abhebt.

Wenn Sie Hilfe bei der Planung Ihrer nächsten Konferenz benötigen, wenden Sie sich an die PCO-Experten von Congrex.