Die Aufgabe eines modernen professionellen Kongressveranstalters (PCO ) besteht darin, Kongressen und Veranstaltungen zum Erfolg zu verhelfen, indem er sich an die Bedürfnisse der Organisation und des Zielpublikums anpasst. Diese professionellen Konferenzorganisationsdienste bieten eine Vielzahl von Lösungen, von der Sicherung von Veranstaltungsorten bis zur Entwicklung von Marketingplänen.
Die meisten Personen mit wenig oder gar keiner Erfahrung in der Konferenzorganisation erkennen die Vorteile eines PCO. Es kann jedoch viel schwieriger sein, zu erkennen, wann Sie professionelle Unterstützung benötigen, vor allem, wenn eine größere Gruppe von Personen für das Ereignis verantwortlich ist.
Sie werden wahrscheinlich die Unterstützung eines professionellen Kongressveranstalter wie Congrex benötigen, wenn:
1. Sie haben Schwierigkeiten, Ihre Verkaufsziele zu erreichen
Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie Ihre Ziele beim Kartenverkauf nicht erreicht haben, z. B. ineffektives Marketing, Anmeldepreise oder unattraktive Gastredner und Aktivitäten.
Professionelle Kongressorganisatoren analysieren Ihre früheren Veranstaltungen und Ihre Konkurrenten, um die wichtigsten Probleme zu identifizieren und sie zu beheben. Sie können ihr umfangreiches Fachwissen und ihre Verbindungen zur Branche nutzen, um Ihren Konferenzort mit der richtigen Art von Gästen und Delegierten zu füllen.
2. Sie haben Schwierigkeiten, hochwertige Sprecher zu finden
Große Konferenzen haben große Redner, aber wie können Sie diese für Ihre Veranstaltungen gewinnen? Professionelle Konferenzveranstalter sind Experten darin, relevante, angesehene Redner zu finden und zu verpflichten und Bedingungen auszuhandeln, die für beide Seiten von Vorteil sind.
Ihre Schwierigkeiten können auf einen schlechten Ruf, mangelnde Markenbekanntheit, unklare Kommunikation mit dem Redner oder Schwierigkeiten bei der Kontaktaufnahme zurückzuführen sein. Da sich diese Dienste auf die Organisation von Veranstaltungen spezialisiert haben, verfügen sie über umfangreiche Erfahrungen in all diesen Situationen und können sie schnell und diskret lösen.
3. Vertragsverhandlungen sind schwierig und zeitaufwendig
Professionelle Konferenzorganisatoren verbringen viel Zeit damit, Beziehungen zu Lieferanten und Unternehmen auf der ganzen Welt aufzubauen. Diese Beziehungen helfen ihnen, die Verhandlungen für Ihren Konferenzbedarf (z.B. Hotels, Transport, Veranstaltungsorte) viel schneller und effizienter abzuschließen.
Die von diesen Diensten aufgebauten Beziehungen bedeuten oft, dass sie sich die besten Angebote für Veranstaltungsorte und Lieferanten sichern können, so dass Sie Ihr Budget auf andere Bereiche verteilen oder einen größeren Gewinn erzielen können.
4. Ihre Veranstaltung übersteigt das Budget
Bei so vielen Anbietern, Rednern, Marketingkosten und anderen Ausgaben kann es nur allzu leicht passieren, dass Ihr Konferenzbudget überschritten wird. Professionelle Kongressorganisatoren sind jedoch Experten darin, selbst kleinste Veranstaltungsbudgets zum Erfolg zu führen, indem sie ihre Kontakte nutzen, um die besten Angebote zu finden, und ihr Fachwissen zur Förderung des Ticketverkaufs einsetzen.
Sie helfen Ihnen, das Finanzmanagement der Veranstaltung zu rationalisieren, indem sie Budgets für jeden Bereich aufstellen, die Buchhaltung führen und sicherstellen, dass Sie die Steuerbestimmungen einhalten.
5. Sie haben Probleme mit der Veranstaltungslogistik
Die Logistik klingt vielleicht nicht nach dem wichtigsten Aspekt der Konferenzorganisation, aber selbst die kleinste Verzögerung kann zu großen Problemen für Ihre Lieferanten, Redner und Teilnehmer führen. Einfache Dinge wie die Sicherstellung, dass die Teilnehmer genügend Zeit haben, um von ihrer Unterkunft zum Konferenzort zu gelangen, können zu einem großartigen Veranstaltungserlebnis beitragen.
Professionelle Konferenzorganisatoren wissen genau, welche Überlegungen angestellt werden müssen, ohne den Ablauf der Veranstaltung zu stören.
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6. Ihre Teilnehmer fühlen sich nicht wie VIPs
Jeder Teilnehmer Ihrer Konferenz, unabhängig von der Art der Eintrittskarte, möchte sich in gewisser Weise wie ein VIP fühlen. Das bedeutet nicht, dass ihnen ein roter Teppich ausgerollt werden muss, sondern vielmehr, dass besondere Überlegungen angestellt werden, um ihnen eine angenehme Erfahrung zu ermöglichen.
Dies ist oft eine sehr verwaltungsintensive Aufgabe, bei der es um die richtigen Details geht – z. B. ob es Essensoptionen für alle Ernährungsbedürfnisse gibt, ob ein Zugang für Rollstuhlfahrer erforderlich ist (oder ob die Räumlichkeiten im Erdgeschoss liegen). Professionelle Konferenzorganisatoren übernehmen all diese Aufgaben, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Fragen stellen und geeignete Maßnahmen ergreifen, damit sich jeder Teilnehmer gut aufgehoben fühlt.
7. Sie haben keine Zeit mehr, Ihre Veranstaltung effektiv zu organisieren
Es lässt sich nicht leugnen, dass es unabhängig von der Größe Ihrer Konferenz eine Menge zu organisieren gibt. Oft werden Aufgaben zurückgestellt, bis plötzlich der Tag der Veranstaltung da ist und einige Elemente noch nicht vollständig erledigt sind. In dieser Situation müssen Sie oft hoffen, dass diese vernachlässigten Bereiche nicht zu einem größeren Problem oder einer größeren Störung während der Veranstaltung führen.
Mit ihrer großen Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation wissen professionelle Konferenzorganisatoren, wie sie sicherstellen können, dass alles effektiv erledigt wird, damit Ihre Veranstaltung reibungslos und stressfrei abläuft.
8. Sie reagieren in einer Krise langsam
Wenn eine Krise eintritt, müssen Sie schnell reagieren und die Situation lösen. Andernfalls riskieren Sie eine Schädigung Ihres Rufs, Gewinneinbußen und ein schlechtes Erlebnis für Ihre Teilnehmer.
Professionelle Konferenzorganisatoren können nicht nur vorhersagen, was am ehesten schiefgehen könnte, sondern sind auch in der Lage, als professionelle Problemlöser zeitnah und ruhig zu reagieren.
9. Sie haben keine Freude an Ihrer eigenen Konferenz
Wenn Sie Ihren Kongress oder Veranstaltung organisiert haben, sollten Sie sie auch genießen können. Leider lässt man sich oft von Problemen ablenken und verbringt die gesamte Konferenz mit Feuergefechten oder ist zu besorgt, um sich wirklich auf die Seminare einzulassen.
Professionelle Kongressorganisatoren sind bestrebt, Probleme bereits im Vorfeld zu lösen und am Tag der Veranstaltung die Verantwortung für alles zu übernehmen, selbst wenn Probleme auftreten sollten. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung als Teilnehmer zu erleben und Beziehungen zu wichtigen Lieferanten für die Zukunft aufzubauen.
Die Beauftragung professioneller Konferenzorganisatoren kann viele Probleme lösen, die Sie bei früheren Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen hatten. Um zeitraubende, stressige und kostspielige Probleme in Zukunft zu vermeiden, erfahren Sie, wie unser Team Sie bei der Organisation Ihrer nächsten Veranstaltung unterstützen kann.
