Die Aufgabe eines modernen professionellen Kongressveranstalters (PCO ) besteht darin, Konferenzen und Veranstaltungen zum Erfolg zu verhelfen, indem er sich an die Bedürfnisse der Organisation und des Zielpublikums anpasst. PCOs bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an, von der Sicherung von Veranstaltungsorten bis zur Entwicklung von Marketingplänen.
Die meisten Personen mit wenig oder gar keiner Erfahrung in der Konferenzorganisation erkennen die Vorteile eines PCO. Dennoch kann es sehr viel schwieriger sein, zu erkennen, wann man professionelle Unterstützung benötigt, wenn eine größere Gruppe von Personen für das Ereignis verantwortlich ist.
Sie werden wahrscheinlich die Unterstützung eines professionellen Kongressveranstalter wie Congrex benötigen, wenn:
1. Sie haben Schwierigkeiten, Ihre Verkaufsziele zu erreichen
Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie Ihre Ziele beim Kartenverkauf nicht erreicht haben, z. B. ineffektives Marketing, Anmeldepreise oder unattraktive Gastredner und Aktivitäten.
Ein professioneller Kongressveranstalter analysiert Ihre früheren Veranstaltungen und Ihre Konkurrenten, um die wichtigsten Probleme zu ermitteln und sie zu beheben. Professionelle Kongressveranstalter sind in der Lage, ihr breites Fachwissen und ihre Verbindungen zur Industrie zu nutzen, um Ihren Konferenzort mit der richtigen Art von Gästen und Delegierten zu füllen.
2. Sie haben Schwierigkeiten, hochwertige Sprecher zu finden
Große Konferenzen haben große Redner, aber wie können Sie diese für Ihre Veranstaltungen gewinnen? Professionelle Konferenzveranstalter sind Experten darin, relevante, angesehene Redner zu finden und zu verpflichten und Bedingungen auszuhandeln, die für beide Seiten von Vorteil sind.
Ihre Schwierigkeiten können auf einen schlechten Ruf, mangelnde Markenbekanntheit, unklare Kommunikation mit dem Sprecher oder Schwierigkeiten bei der Kontaktaufnahme zurückzuführen sein. Da die PCOs Experten für die Organisation von Veranstaltungen sind, verfügen sie über umfangreiche Erfahrungen in all diesen Situationen und können sie schnell und unauffällig lösen.
3. Vertragsverhandlungen sind schwierig und zeitaufwendig
Professionelle Kongressveranstalter verbringen viel Zeit damit, Beziehungen zu Lieferanten und Unternehmen in aller Welt aufzubauen. Diese Beziehungen helfen ihnen, die Verhandlungen für Ihre Konferenzbedürfnisse (z. B. Hotels, Transport, Veranstaltungsorte usw.) viel schneller und effizienter abzuschließen.
Die Beziehungen, die PCOs aufbauen, bedeuten oft, dass sie die besten Angebote für Veranstaltungsorte und Lieferanten bekommen können – so können Sie Ihr Budget in anderen Bereichen einsetzen oder einen größeren Gewinn erzielen.
4. Ihre Veranstaltung übersteigt das Budget
Bei so vielen Anbietern, Rednern, Marketingkosten und anderen Ausgaben kann es nur allzu leicht passieren, dass Ihr Konferenzbudget überschritten wird. PCOs sind jedoch Experten darin, selbst kleinste Veranstaltungsbudgets zum Erfolg zu führen, indem sie ihre Kontakte nutzen, um die besten Angebote zu finden, und ihr Fachwissen zur Förderung des Kartenverkaufs einsetzen.
PCOs helfen Ihnen, das Finanzmanagement der Veranstaltung zu rationalisieren, indem sie Budgets für jeden Bereich aufstellen, die Buchhaltung führen und sicherstellen, dass Sie die Steuervorschriften einhalten.
5. Sie haben Probleme mit der Veranstaltungslogistik
Die Logistik klingt vielleicht nicht nach dem wichtigsten Aspekt der Eventorganisation, aber selbst die kleinste Verzögerung kann zu großen Problemen für Ihre Lieferanten, Redner und Teilnehmer führen. Einfache Dinge wie die Sicherstellung, dass die Teilnehmer genügend Zeit haben, um von ihrer Unterkunft zum Konferenzort zu gelangen, können zu einem großartigen Veranstaltungserlebnis beitragen.
Professionelle Konferenzorganisatoren wissen genau, welche Überlegungen angestellt werden müssen, ohne den Ablauf der Veranstaltung zu stören.
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6. Ihre Teilnehmer fühlen sich nicht wie VIPs
Jeder Teilnehmer Ihrer Konferenz, unabhängig von der Art der Eintrittskarte, möchte sich in gewisser Weise wie ein VIP fühlen. Das bedeutet nicht, dass ihnen ein roter Teppich ausgerollt werden muss, sondern vielmehr, dass besondere Überlegungen angestellt werden, um ihnen eine angenehme Erfahrung zu ermöglichen.
Dies ist oft eine stark verwaltungstechnisch geprägte Aufgabe, bei der es darum geht, die richtigen Details zu finden – z. B. gibt es Essensoptionen für alle Ernährungsbedürfnisse, wird ein Zugang für Rollstuhlfahrer benötigt (oder eine Unterkunft im Erdgeschoss)? Professionelle Konferenzorganisatoren übernehmen all diese Aufgaben, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Fragen stellen und geeignete Maßnahmen ergreifen, damit sich jeder Teilnehmer gut aufgehoben fühlt.
7. Sie haben keine Zeit mehr, Ihre Veranstaltung effektiv zu organisieren
Es lässt sich nicht leugnen, dass es unabhängig von der Größe Ihrer Konferenz eine Menge zu organisieren gibt. Oft werden Aufgaben zurückgestellt, bis plötzlich der Tag der Veranstaltung da ist und einige Elemente noch nicht vollständig erledigt sind. In dieser Situation müssen Sie oft hoffen, dass diese vernachlässigten Bereiche nicht zu einem größeren Problem oder einer größeren Störung während der Veranstaltung führen.
Mit ihrer großen Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation wissen die PCOs, wie sie dafür sorgen können, dass Ihre Veranstaltung reibungslos und stressfrei abläuft.
8. Sie reagieren in einer Krise langsam
Wenn eine Krise eintritt, müssen Sie schnell reagieren und die Situation lösen. Andernfalls riskieren Sie eine Schädigung Ihres Rufs, Gewinneinbußen und ein schlechtes Erlebnis für Ihre Teilnehmer.
Professionelle Konferenzorganisatoren sind nicht nur in der Lage, vorauszusehen, was am ehesten schiefgehen kann, sondern sie sind auch in der Lage, als professionelle Problemlöser rechtzeitig und gelassen zu reagieren.
9. Sie haben keine Freude an Ihrer eigenen Konferenz
Wenn Sie Ihre Konferenz oder Veranstaltung organisiert haben, sollten Sie sie auch genießen können. Leider lässt man sich oft von Problemen ablenken und verbringt die gesamte Konferenz mit Feuergefechten oder ist zu besorgt, um sich wirklich auf die Seminare einzulassen.
Professionelle Konferenzorganisatoren sind bestrebt, Probleme bereits im Vorfeld zu lösen und am Tag selbst die Verantwortung für alles zu übernehmen, selbst wenn Probleme auftreten. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung als Teilnehmer zu erleben und Beziehungen zu wichtigen Lieferanten für die Zukunft aufzubauen.
Ein professioneller Konferenzorganisator ist wahrscheinlich in der Lage, alle Probleme zu lösen, die Sie bei Ihren früheren Sitzungen, Konferenzen und Veranstaltungen hatten. Um zeitraubende, stressige und kostspielige Probleme in Zukunft zu vermeiden, erfahren Sie, wie unser Team Sie bei der Organisation Ihrer nächsten Veranstaltung unterstützen kann.
Congrex Schweiz ist eine international tätige Agentur, die massgeschneiderte Lösungen anbietet. Dies umfasst die gesamte Organisation von Kongressen und Tagungen, einschließlich der Verwaltung von Hotelzimmern und strategischer Beratung. Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit über 73’000 Delegierten. Zu unseren Kunden gehören internationale Verbände, Regierungsorganisationen und Unternehmen. Rufen Sie uns jetzt an
