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Warum sollten Konferenzplaner einen PCO wählen, der Mitglied der IAPCO ist?

von | Dez 16, 2015 | Blog

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind ein Planer, der mit der Organisation einer internationalen Konferenz, Tagung oder Ausstellung beauftragt ist. Sie möchten professionelle Experten für die Planung von Tagungen an Ihrer Seite haben und suchen im Internet nach Tagungsplanern, Veranstaltungsorganisatoren oder professionellen Kongressveranstaltern (PCOs).

Sie werden eine große Anzahl von Suchergebnissen finden – aber es muss nicht schwierig sein, gute und erfahrene Organisatoren zu finden, denen Sie vertrauen können.

Um die Liste einzugrenzen, sollten Sie nach Fachverbänden suchen, die Qualifikationen, Fachwissen und vor allem eine Qualitätssicherung garantieren, die von einer Vielzahl von Kongresskunden, Lieferanten und anderen Veranstaltern weltweit anerkannt wird.

In unserem Fall: wenden Sie sich an die PCOs der IAPCO-Mitglieder.

Wer ist IAPCO?

Die IAPCO ist die International Association of Professional Congress Organisers und der führende Berufsverband für diejenigen, deren Kerngeschäft die Organisation, Planung und Leitung von nationalen und internationalen Sonderveranstaltungen, Tagungen und Kongressen ist.

Die IAPCO ist eine Non-Profit-Organisation, die sich dafür einsetzt, die Standards für Professionalität in der Tagungsbranche in Bezug auf Effizienz, Pünktlichkeit, gutes Management und finanzielle Verantwortung anzuheben.

Verwandt: Neun Anzeichen dafür, dass Sie einen professionellen Konferenzveranstalter für Ihre nächste Veranstaltung benötigen

Organisatoren und Planer von Konferenzen und Ausstellungen

Die IAPCO ist eine exklusive Gruppe von professionellen Kongressveranstaltern, die als die besten der Branche gelten. Es ist auch nicht einfach, dieser Vereinigung beizutreten, da ein PCO sehr strenge Anforderungen erfüllen muss, um aufgenommen zu werden:

  • Referenzen von Kunden, mit denen sie gearbeitet haben
  • Nachweis, dass sie mindestens zehn internationale Konferenzen oder Tagungen organisiert haben, von denen 5 mehr als 400 Teilnehmer haben müssen
  • Ein Besuch vor Ort bei einem internationalen Kongress, den sie organisiert haben, damit die IAPCO ihren Kunden, das lokale Organisationskomitee, die Aussteller und die Delegierten befragen kann.
  • Inspektion des Büros und Prüfung der Betriebsabläufe

Doch damit ist die Geschichte noch nicht zu Ende: Sobald ein PCO bei der IAPCO akkreditiert ist, kann er seine Mitgliedschaft nur behalten, wenn er sich zur jährlichen Teilnahme an einer Qualitätsbewertung verpflichtet. Sie müssen ständig nachweisen, dass sie die höchsten Standards für Geschäftspraktiken einhalten und mit der größtmöglichen Berufsethik arbeiten, indem sie Folgendes tun:

  • Vorlage von gesetzlich vorgeschriebenen Erklärungen, die belegen, dass sie immer noch als PCO tätig sind
  • Benachrichtigung der IAPCO über alle Änderungen im Management
  • Ihre Kongress-Checklisten einreichen, die belegen, dass sie kontinuierlich auf dem internationalen Tagungsmarkt tätig sind.
  • Eine Selbstbewertung der Qualität ihrer Dienstleistungen durchführen und anbieten, sich mit der Konkurrenz vergleichen und Benchmarks anbieten, um ihre Dienstleistungen noch weiter zu verbessern
  • Teilnahme am jährlichen IAPCO-Qualitätsseminar, mindestens alle drei Jahre

Unterstützung bei der Planung und Organisation von Konferenzen durch PCOs

Das gibt Ihnen die Sicherheit, die Sie brauchen, wenn Sie einen PCO beauftragen, der Mitglied der IAPCO ist. Sie finden ein erstklassiges Unternehmen, das über die Qualifikationen und das Know-how verfügt, um Ihre Veranstaltung erfolgreich durchzuführen. Vor allem aber erhalten Sie eine Qualitätssicherung, die von einer Vielzahl von Kongresskunden, Lieferanten und anderen Veranstaltern weltweit anerkannt wird.

Die Vorteile der Inanspruchnahme eines IAPCO-Mitglieds-PCO

Ein von der IAPCO akkreditierter PCO bietet Ihnen ein enormes Fachwissen bei der Organisation Ihrer Veranstaltung oder Ihres Kongresses sowie höchste Qualitätsstandards, die Ihnen Kopfschmerzen ersparen.

Sie bringen ein gut ausgebildetes, professionelles Personal mit, das sich ausschließlich um Sie und Ihre Veranstaltung kümmert. Ein PCO, der Mitglied der IAPCO ist, hat auch Zugang zu einer innovativen Kongressmanagement-Software, die auf die Bedürfnisse Ihres Kongresses zugeschnitten ist, so dass alle Prozesse gestrafft werden können, um einen effizienten und reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Ein von der IAPCO akkreditierter PCO verfügt über ein gewisses Maß an Wissen über die internationale Tagungsbranche, die Akteure und die Anforderungen an eine erstklassige Konferenz. Sie kennen alle Trends in der Branche und wissen, wie sie am besten in Ihre Veranstaltung integriert werden können und wie man mögliche Probleme und Fallstricke vermeiden kann.

Professionelle Konferenzorganisatoren können Sie dabei unterstützen, Ihre nächste Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen

Verwandt: Die Rolle des professionellen Kongressorganisators (Core PCO) [wpcodeself][2021 updated version]

Mit ihrer nachweislichen Erfolgsbilanz und dem Vorteil eines umfangreichen Netzwerks, das Ihnen zur Seite steht, können Sie sich beruhigt zurücklehnen und werden von allen operativen und administrativen Aufgaben der Konferenzplanung befreit. Sie können auch den Druck und die Unruhe verringern, die mit der Organisation einer großen Veranstaltung einhergehen.

Die Zusammenarbeit mit einem PCO, der Mitglied der IAPCO ist, spart Ihnen Zeit und Geld und garantiert Ihnen eine qualitativ hochwertige, erfolgreiche und rentable Veranstaltung. Gehen Sie nicht das Risiko ein, einen professionellen Kongressveranstalter zu beauftragen, der nicht der IAPCO angehört.

Kontaktieren Sie noch heute einen unserer Meeting Planning Spezialisten, um mehr darüber zu erfahren, wie Congrex Sie bei der Planung Ihrer nächsten Konferenz unterstützen kann.

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