Wenn Sie gebeten wurden, einen Kongress zu organisieren, fühlen Sie sich wahrscheinlich aufgeregt und überfordert zugleich. Kongresse sind eine hervorragende Möglichkeit für Wissenschaftler und Fachleute aus anderen Bereichen, sich über neue Forschungsergebnisse zu informieren, ihre Erkenntnisse mit anderen auszutauschen und Kontakte zu knüpfen.
Die Organisation einer Konferenz kann jedoch eine Menge Arbeit bedeuten. Deshalb haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, um Ihnen den Prozess zu erleichtern. Wenn Sie diese Leitlinien befolgen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Tagung ein Erfolg wird!
Was macht einen medizinischen Kongress erfolgreich?
Wissenschaftliche Konferenzen sind wichtig, weil sie den Forschern ein Forum bieten, um ihre Ergebnisse mit anderen auf ihrem Gebiet auszutauschen. Sie bieten Wissenschaftlern auch die Möglichkeit, sich über neue Forschungsergebnisse zu informieren und mit anderen in ihrem Gebiet in Kontakt zu treten.
Eine erfolgreiche wissenschaftliches Meeting bietet zahlreiche Gelegenheiten zum Lernen und zum Knüpfen von Kontakten und inspiriert die Teilnehmer für ihre berufliche Laufbahn.
Wie organisiert man eine wissenschaftliche Tagung?
- Definieren Sie den Zweck des Kongresses
- Wählen Sie ein Datum und einen Ort
- Wählen Sie einen Konferenzort
- Erstellung eines Budgets für die Konferenz
- Erstellen Sie einen Marketingplan
- Erarbeitung einer Tagesordnung
- Redner und Diskussionsteilnehmer buchen
- Organisation von Reise und Unterkunft für die Teilnehmer
1. Definieren Sie den Zweck der Konferenz
Bevor Sie Ihr wissenschaftliches Meeting planen, ist es wichtig, den Zweck der Veranstaltung zu definieren. Was erhoffen Sie sich von der Ausrichtung eines Kongresses? Welche Themen möchten Sie behandeln? Sobald Sie sich über den Zweck der Konferenz im Klaren sind, können Sie mit der Ausarbeitung eines Plans beginnen.
2. Wählen Sie ein Datum und einen Ort
Der nächste Schritt besteht darin, ein Datum und einen Ort für Ihre Konferenz zu wählen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Standorts die Zugänglichkeit, die Ausstattung und die Kosten. Denken Sie daran, dass das Datum und der Ort der Veranstaltung von dem von Ihnen gewählten Veranstaltungsort genehmigt werden müssen.
Wissenschaftler, Ärzte und Forscher erhalten viele Einladungen zu Kongressen, also müssen Sie Ihre Veranstaltung attraktiver gestalten als die der Konkurrenz. Bei der Planung einer wissenschaftlichen Tagung, die internationale Teilnehmer anzieht, ist die Wahl eines aus der ganzen Welt leicht erreichbaren Ortes von entscheidender Bedeutung.
Wenn die Stadt zusätzlich kulturelles und historisches Interesse bietet, wird dies ebenfalls dazu beitragen, dass sich Ihre Veranstaltung abhebt.
Die Entscheidung, an einem wissenschaftlichen Kongress teilzunehmen, wird selten in letzter Minute getroffen. Geben Sie den Teilnehmern genügend Zeit, indem Sie Ihr Treffen planen, vorzugsweise mindestens zwölf Monate im Voraus.
Es lohnt sich, eine kleine Marktforschung durchzuführen, um herauszufinden, ob die Teilnehmer einen Kongress unter der Arbeitswoche oder an einem langen Wochenende bevorzugen. Außerdem ist es für die Teilnehmer vor Ort am praktischsten, wenn sie ihren Vortrag oder ihre Posterpräsentation in ihren regulären Arbeitsplan einbauen können, ob sie ganz- oder halbtags sprechen.
3. Wählen Sie einen Venue für den Kongress
Wenn Sie sich für ein Datum und einen Ort für Ihre Konferenz entschieden haben, müssen Sie sich für einen Veranstaltungsort entscheiden. Bei der Auswahl einer Location sind Faktoren wie Kapazität, Ausstattung und Kosten zu berücksichtigen. Außerdem müssen Sie sich vergewissern, dass der Tagungsort an dem von Ihnen gewählten Datum und zu der von Ihnen gewählten Uhrzeit verfügbar ist.
Achten Sie auf einen Venue mit hervorragender Verkehrsanbindung und Erfahrung im Umgang mit der wissenschaftlichen Gemeinschaft. Sie benötigen Konferenzräume in verschiedenen Größen, Räume für interaktiven Unterricht und viel Platz für eine Posterpräsentation.
4. Erstellen Sie ein Budget für ihren wissenschaftlichen Kongress
Nachdem Sie einen Veranstaltungsort für Ihre Tagung ausgewählt haben, müssen Sie als Nächstes ein Budget aufstellen. Bei der Erstellung Ihres Budgets ist es wichtig, die mit der Durchführung einer Veranstaltung verbundenen Kosten zu berücksichtigen. Dazu gehören Marketing, Essen und Trinken, audiovisuelle Ausstattung und vieles mehr.
Sobald Sie ein Budget aufgestellt haben, können Sie nach Finanzierungsmöglichkeiten, Ticketpreisen oder anderen Möglichkeiten suchen, um einen Teil der mit der Veranstaltung Ihrer Konferenz verbundenen Kosten auszugleichen.
5. Erstellen Sie einen Marketingplan
Sobald Sie ein Budget für Ihre Veranstaltung festgelegt haben, müssen Sie einen Marketingplan erstellen. Bei der Erstellung Ihres Marketingplans ist es wichtig, dass Sie sich Gedanken über Ihre Zielgruppe machen und darüber, mit welchen Marketingmethoden Sie diese am besten erreichen.
Außerdem benötigen Sie eine Website, um Ihre Veranstaltung zu bewerben. Ihre Website kann die Besucher dazu anregen, Ihren Newsletter zu abonnieren oder Ihren sozialen Konten zu folgen, um über die Veranstaltung auf dem Laufenden zu bleiben.
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6. Ein Kongressprogramm erstellen
Nach der Erstellung eines Marketingplans für Ihre Tagung folgt die Erstellung eines wissenschaftlichen Konferenzprogramms. Bei der Gestaltung der Tagesordnung ist es wichtig, die Bedürfnisse der Teilnehmer und die Themen, die Sie während der Veranstaltung behandeln wollen, zu berücksichtigen. Außerdem müssen Sie festlegen, wie lange die einzelnen Sitzungen dauern und wann Pausen eingelegt werden sollen.
- Es ist ratsam, weniger, dafür aber längere Gespräche zu führen, als zahlreiche, kürzere. So bleibt genug Zeit, um ohne Eile ein großes Gebiet zu erkunden.
- Planen Sie ausreichend Pausen ein. Networking, das Knüpfen von Kontakten ist einer der Hauptvorteile einer wissenschaftlichen Konferenz, und die Kaffeepausen sind die perfekte Gelegenheit, sich über die Ideen und die Forschung anderer zu informieren. Erwägen Sie die Einrichtung von Kaffeeständen im Bereich der Posterpräsentation, um die Möglichkeit zum Networking zu fördern.
- Längere Pausen sind ebenfalls von unschätzbarem Wert, ebenso wie fakultative kulturelle Aktivitäten. Eine Stadtbesichtigung, ein Theaterbesuch oder eine Sportveranstaltung bieten eine erfrischende Abwechslung zur Konzentration auf wissenschaftliche Themen.
- Nutzen Sie einen Call for Papers, um Ideen für Ihren Inhalt zu erhalten. Außerdem erhalten Sie auf diese Weise eine Liste von hoch engagierten Teilnehmern, die Sie zu Ihrer Veranstaltung einladen können.
7. Buchung von Rednern und Diskussionsteilnehmern
Die Qualität der Redner und Forscher und der von ihnen präsentierten Inhalte wird dazu beitragen, dass Ihre Konferenz als Erfolg in Erinnerung bleibt. Achten Sie bei den von Ihnen rekrutierten und eingeladenen Rednern auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Geschlechtern und beziehen Sie junge Forscher und erfahrene Wissenschaftler ein, die auf ihrem Gebiet führend sind.
Sie können eingeladenen Rednern Leitlinien für den Inhalt ihres Vortrags anbieten. Es ist auch eine gute Idee, einige Ersatzlautsprecher für den Fall einer Absage bereitzuhalten.
Ziehen Sie nach Möglichkeit einheimische Referenten hinzu, da Sie so keine teuren Reise- und Hotelkosten zahlen müssen. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen über Flugausfälle machen, die durch verpasste Flüge entstehen.
Der Sektor der wissenschaftlichen Tagungen ist sehr wettbewerbsintensiv, und für Wissenschaftler ist es oft mit mehr Arbeit verbunden, wenn sie eine Auszeit von ihren Lehr- oder Forschungsprogrammen nehmen. Es wäre hilfreich, wenn Sie hochwertige Lernangebote in den Vordergrund stellen würden, um Ihre Veranstaltung verlockender zu gestalten.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Teilnehmer wissen, welche Themen auf der Konferenz behandelt werden, wer die Vorträge halten wird und welche anderen Lernmöglichkeiten angeboten werden.
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Dazu könnten gehören:
- Videos der Konferenzvorträge – diese könnten den Delegierten kostenlos angeboten oder zur Kostendeckung verkauft werden
- Podcasts zu aktuellen Forschungsthemen
- Virtual-Reality-Pakete für wissenschaftliches Lernen auf der Konferenz vorgestellt
- Einschließlich einer gut durchdachten Kommunikationsstrategie für soziale Medien
8. Organisation von Reise und Unterkunft für die Teilnehmer
Wenn Ihre Teilnehmer von außerhalb kommen, ist es wichtig, die Anreise im Voraus zu organisieren, damit sie pünktlich zu Ihrer Veranstaltung erscheinen können. Berücksichtigen Sie bei Ihren Reisevorbereitungen Faktoren wie Flüge, Hotels und Mietautos.
Die Teilnehmer sollten auch Informationen über lokale Sehenswürdigkeiten und Restaurants erhalten.
Lesen Sie weiter: 10 praktische Schritte für die Organisation einer wissenschaftlichen Konferenz
Eine erfolgreiche Konferenz ist das Ergebnis einer sorgfältigen Planung und der Liebe zum Detail. Wenn Sie die Tipps in diesem Blogbeitrag befolgen, erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Wissenschaftskonferenz, die die gewünschten Ergebnisse erzielt.
Die Organisation von Kongressen kann jedoch entmutigend sein. Deshalb bietet Congrex umfassende Dienstleistungen an, die Sie bei der Planung und Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung unterstützen. Besuchen Sie unsere Dienstleistungsseite um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, einen Kongress zu organisieren, der Ihre Ziele erfüllt und Ihre Erwartungen übertrifft.
Congrex Schweiz ist eine international tätige Agentur, die massgeschneiderte Lösungen anbietet. Dies umfasst die gesamte Organisation von Kongressen und Tagungen, einschließlich der Verwaltung von Hotelzimmern und strategischer Beratung.
Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit über 73’000 Delegierten. Zu unseren Kunden gehören internationale Verbände, Regierungsorganisationen und Unternehmen.
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