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Fünf Gründe für einen papierlosen Kongress Ihrer Gesellschaft

von | Nov 24, 2016 | Blog

Die zunehmende Umstellung von Veranstaltungen auf papierlose Verfahren bringt viele Vorteile mit sich. Natürlich ist es besser für die Umwelt, weniger Papier zu verwenden. Es ist aber auch kosteneffizienter, da Sie nicht mehr mit den Kosten für physische Ressourcen konfrontiert werden und durch die Digitalisierung auch Zeit im Produktionsprozess sparen, da z. B. Korrekturen und Aktualisierungen schnell durchgeführt werden können.

Ein papierloses Meeting ist eine hervorragende Option, wenn Sie Ihre nächste Tagung nachhaltiger gestalten wollen.

In diesem Blog-Beitrag werden einige der wichtigsten Vorteile des papierlosen Vorgehens bei Ihrer nächsten wissenschaftlichen Konferenz erörtert. Außerdem geben wir Tipps für die Planung von Kongressen, um den Übergang zu einer papierlosen Veranstaltung so einfach wie möglich zu gestalten.

1. Leichtere Integration von Präsenz- und Online-Umgebungen

Wenn Sie Ihr digitales Konferenzprogramm für Verbände als Website oder App bereitstellen, sollten Sie daran denken, dass Sie alle wichtigen Informationen für persönliche und virtuelle Teilnehmer aufnehmen können. Es wäre eine gute Idee, hilfreiche Informationen weiterzugeben, z. B. die empfohlenen öffentlichen Verkehrsmittel für den Konferenzort, das Konferenzprogramm oder wer die Hauptredner sein werden.

Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie die Seiten an die Bedürfnisse der einzelnen Teilnehmer anpassen, z. B. mit einer Begrüßungsnotiz, einer Tagesordnung, Informationen zu den Rednern und sozialen Medien.

Die Teilnehmer müssen keine Zeit damit verbringen, ziellos in einer Broschüre nach dem richtigen Inhalt zu suchen. Da sie alles in Reichweite haben, können sie alles, was sie brauchen, leicht auf ihrem Smartphone finden und nachschlagen. Außerdem müssen Sie sich nicht mit dem Ausdrucken von Präsentationsfolien beschäftigen – diese können auch auf einem digitalen Gerät betrachtet werden!

Auch diejenigen, die während der Veranstaltung oder der Keynote-Präsentationen Fragen stellen möchten, können dies problemlos tun. Darüber hinaus werden sowohl die persönlichen als auch die virtuellen Delegierten die Möglichkeit haben, zusammenzuarbeiten und gemeinsam abzustimmen. Das ist großartig, denn so kann der Moderationsprozess den Zeitplan der Veranstaltung einhalten.

Verwandt: Wie Verbände Innovation umsetzen können

Papierlose Konferenzen eignen sich sowohl für persönliche als auch für Online-Veranstaltungen.

 

2. Vereinfachte Informationsübermittlung durch eine papierlose Veranstaltung ihrer Gesellschaft

Vorbei sind die Zeiten, in denen man ein physisches Konferenzheft oder gedruckte Materialien mit sich herumschleppen musste. Mit elektronischem Material auf Tablets und Smartphones haben die Delegierten alles, was sie brauchen, immer griffbereit. Darüber hinaus können Sie die App mit Warnhinweisen und Aufforderungen versehen, um den Ablauf Ihrer Veranstaltung effizient zu gestalten, was zu einer besser organisierten, erfolgreichen Konferenz führt.

3. Nachhaltiger und grüner

Das Entscheidende an einer papierlosen Verbandskonferenz ist, dass sie es Ihnen ermöglicht, die Umwelt zu schonen.

Außerdem müssen Sie sich in der stressigen Planungsphase Ihrer Veranstaltung nicht mit dem Ausdrucken großer Mengen von Teilnehmerpaketen beschäftigen. Sie müssen auch nicht befürchten, dass Sie zu viele Broschüren drucken, nur weil einige Delegierte nicht teilnehmen.

Lesen Sie weiter: Sechs Wege, um Ihre Konferenz nachhaltiger zu gestalten

Verringern Sie die Verschwendung und machen Sie Ihre nächste Konferenz papierlos

4. Weniger Stress bei Änderungen in letzter Minute mit Ihrem papierlosen Verbandskongress

Mit digitalen Konferenzprogrammen müssen Sie sich keine Gedanken über Änderungen an der Tagesordnung oder der Teilnehmerliste machen und kein Papier verschwenden. Sie können Änderungen einfach elektronisch vornehmen, und sie werden innerhalb weniger Minuten auf allen Geräten aktualisiert. Außerdem werden Push-Benachrichtigungen die schnelle Mitteilung dieser Änderungen an die Delegierten ermöglichen.

5. Take-aways können weiterhin angeboten werden

Einige Delegierten möchten noch immer Broschüren, Unterlagen und Informationen von Jahreskonferenzen und Ausstellungen mitnehmen, was mit einem papierlosen System kein Problem ist. Sie können beantragen, dass ihnen nach der Veranstaltung Materialien zugesandt werden. Dies kann auch wichtige Erkenntnisse über die Bedürfnisse und Vorlieben der Nutzer liefern. Auf diese Weise erreichen Sie die Zielgruppe, die Sie mit Ihren Veranstaltungen erreichen möchten, und bieten zusätzliche Möglichkeiten, mit ihr in Kontakt zu bleiben.

Unsere besten Tipps für eine papierlose Veranstaltung für ihre Gesellschaft

Sind Sie daran interessiert, Ihre nächste Tagung in einen papierlosen Kongress umzuwandeln? Hier sind ein paar Dinge, die Sie tun können, um den Übergang zu erleichtern.

  1. Erstellen Sie eine mobilfreundliche Veranstaltungswebsite/-anwendung mit wichtigen Informationen für die Teilnehmer und einem Abschnitt für die Registrierung. So können Sie sicherstellen, dass die Trends und Herausforderungen der Delegierten mit den Werten der Veranstaltung übereinstimmen. Die Integration einer guten Nutzererfahrung wird auch in den Werbephasen wichtige Erkenntnisse und Daten liefern.
  2. Die Umstellung von der Papierabhängigkeit auf die Digitalisierung kann eine beträchtliche Vorabinvestition bedeuten. Im Gegenzug können Sie jedoch besser einschätzen, wie viel Publikum Sie erreichen und den Ablauf der Veranstaltung mit App-Benachrichtigungen aufrechterhalten.
  3. Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der Ihren digitalen Anforderungen gerecht wird. Immer mehr Standorte haben einfachen Zugang zu digital betriebenen Hilfsmitteln wie digitalen Bildschirmen, Videowänden und Projektabbildungs-/Präsentationskapazitäten.
  4. Führen Sie digitale Namensschilder oder „Smart Tags“ ein, die es Teilnehmern und Lieferanten erleichtern, Kontaktinformationen auszutauschen, ohne auf Visitenkarten angewiesen zu sein. Erläutern Sie, wie es jetzt einfacher sein wird, Marketingmaterialien mit Hilfe von QR-Codes, Bluetooth oder RFID-Technologie zu empfangen/herunterzuladen. Auf diese Weise können Sie die Teilnehmer verfolgen, was zur Verbesserung künftiger Veranstaltungen beitragen kann.
  5. Bieten Sie Unterstützung an, denn wir sollten nie vergessen, dass ein kleiner Teil der Teilnehmer vielleicht nicht weiß, wie man QR-Codes benutzt oder auf spezielle Anwendungen zugreift. Die Bereitstellung von Mitarbeitern vor Ort, die als elektronische Assistenten fungieren sollen, kann dazu beitragen, dieses Problem zu lösen. Auf diese Weise können die Organisatoren und Redner sicher sein, dass die Teilnehmer nicht auf halbem Wege der Konferenz verwirrt werden. Dieses Gefühl der Unterstützung wird bei den Teilnehmern ein größeres Engagement und eine positivere Einstellung hervorrufen.

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Wenn Sie Hilfe bei der Umstellung Ihrer nächsten Verbandskonferenz auf ein papierloses Modell benötigen, Kontaktieren Sie unser Spezialistenteam um zu besprechen, wie Congrex Sie unterstützen kann.

Congrex Schweiz ist eine international tätige Agentur, die integrierte Lösungen vor allem für Non-Profit-Kunden anbietet. Dies umfasst die gesamte Organisation von Konferenzen, einschließlich der Verwaltung von Hotelzimmern und der strategischen Beratung von Verbänden.

Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 33 Konferenzen mit über 73’000 Delegierten. Zu unseren Kunden gehören internationale Verbände, Regierungsorganisationen und Unternehmen.

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