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Die Rolle des professionellen Konferenzorganisators (PCO) [2021 updated version]

von | Mai 25, 2021 | Blog

Die Rolle des professionellen Konferenzorganisators war unser erster Blogeintrag im Jahr 2015 und so fing es auch an:
„Viele Menschen stellen die Frage, was ein PCO ist. PCO ist nur ein Akronym für Professional Conference Organiser. Ein Unternehmen, das sich hauptsächlich auf die Planung von Konferenzen, Veranstaltungen und Business Meetings spezialisiert hat. Es geht um Kongress- und Veranstaltungsmanagement, das als Kerngeschäft dient. So können die Personen, die deren Dienste in Anspruch nehmen, sicher sein, dass die Veranstaltungen ein Erfolg werden“.

[2021 Update] Die Planung von Konferenzen gehört neben dem Verbandsmanagement seit vielen Jahren zu unseren Kerndienstleistungen. Unser Erfolg bei der Planung und Organisation hochkarätiger Veranstaltungen beruht in erster Linie auf einem umfassenden Verständnis unserer Rolle als professioneller Konferenzveranstalter.

Mehrere Jahre Erfahrung haben uns eine wertvolle Lektion gelehrt: Veranstaltungsorganisatoren und PCOs müssen eine flexible langfristige Vision haben. Konferenzen und Veranstaltungen müssen den beruflichen Bedürfnissen entsprechen, und diese Bedürfnisse ändern sich mit der Zeit. Daher sollten die von den Veranstaltern und PCOs angebotenen Dienstleistungen immer dem aktuellen Umfeld entsprechen.

Vor diesem Hintergrund haben wir uns vorgenommen, unseren Blogbeitrag von 2015 zu aktualisieren. In diesem Artikel wird untersucht, wie sich die Rolle des professionellen Konferenzveranstalters verändert hat und was erforderlich ist, um den Herausforderungen des 21. Jahrhunderts gerecht zu werden.

Die traditionelle Rolle des professionellen Konferenzorganisators

Traditionell bestand die Rolle der PCOs in der Planung, Durchführung, Koordinierung und Überwachung vieler Bereiche, die bei den meisten Tagungen und Konferenzen üblich sind, nämlich:

  • Administrative Verwaltung.
  • Beschaffung des Veranstaltungsortes.
  • Logistik und Finanzverwaltung.
  • Anmeldung zur Veranstaltung.
  • Verpflegung.
  • Marketing und Kommunikation, einschließlich sozialer Medien und E-Mail-Marketingaktivitäten.
  • Verwaltung von Referenten und Abstracts.
  • Sponsoring und Ausstellungsmanagement.
  • Reise- und Unterkunftsdienstleistungen

DAZU: Der PCO als Berater

Die zahlreichen Veränderungen, die sich aus der Pandemie und dem technologischen Fortschritt ergeben, machen jedoch eine Aktualisierung der wichtigsten PCO-Dienste erforderlich.

Was hat sich geändert?

Experience Design – Nutzererlebnisse gestalten

Das Konzept des Erlebnisdesigns, oder Gestaltung des Nutzererlebnis, hat sich von technischen Anwendungen wie Website- oder App-Design zu Fachkongressen und anderen persönlichen Veranstaltungen entwickelt. Im Wesentlichen bedeutet Erlebnisdesign, dass die Veranstaltungsteilnehmer an jedem Berührungspunkt ein nahtlose Nutzererfahrung haben.

Hybride Events und die Symbiose zwischen Online- und Präsenzveranstaltungen

Die massive Verlagerung hin zu Online-Veranstaltungen ist eine der bedeutendsten Veränderungen in der Veranstaltungsbranche. Die Herausforderung besteht darin, persönliche Interaktion und Vernetzung in eine überzeugende Online-Strategie zu übersetzen.

DAZU: Wie man den Erfolg einer hybriden Konferenz sicherstellt

Der Fokus auf Nachhaltigkeit

Die mit dem Klimawandel verbundenen Anforderungen definieren die Veranstaltungsbranche neu. Das Bewusstsein für die Umweltauswirkungen von Veranstaltungen wächst. Es wurden bereits internationale Normen veröffentlicht, die die Aufmerksamkeit auf die Integration von Fragen der sozialen und ökologischen Verantwortung in die Veranstaltungsplanung lenken.

DAZU: Die klimafreundliche Konferenz: Was Sie wissen müssen

Destination Marketing: Marketing für das Reiseziel

Das Destinationsmarketing ist mit dem Erlebnisdesign verbunden, da es darum geht, das Erlebnis einer Veranstaltung über den Veranstaltungsort hinaus zu erweitern. Die PCOs von heute müssen Destinations- und Eventmarketing integrieren und eine klare Begründung für ihre Standortwahl haben. Nicht zu vergessen ist die Darstellung, wie diese Wahl mit den Teilnehmerprofilen und den Veranstaltungszielen übereinstimmt.

DAZU: Die Vorteile der Inanspruchnahme eines professionellen Konferenzreisebüros zur Unterbringung von Fakultätsmitgliedern

Als Nächstes werden wir uns ansehen, wie sich diese Veränderungen in der Notwendigkeit niederschlagen, die von professionellen Konferenzveranstaltern angebotenen Dienstleistungen zu aktualisieren und zu verbessern.

Der professionelle Kongressveranstalter des 21. Jahrhunderts

In Zukunft werden die folgenden Dienstleistungen für den Erfolg der Veranstaltungsplanung und -durchführung des 21. Jahrhunderts entscheidend sein:

Hybride Veranstaltungsberatung

PCOs sollten mit hybriden Veranstaltungen, die eine wichtige digitale Komponente haben, bestens vertraut sein. Dies bedeutet, die verschiedenen Arten von Hybridmodellen und ihre Eignung für andere Veranstaltungstypen zu verstehen. Außerdem ist ein zuverlässiges System erforderlich, um sowohl die Live- als auch die Online-Aspekte von Veranstaltungen zu verwalten und die beiden Erlebnisarten nahtlos miteinander zu verbinden. Daher sollten die PCOs ihre Rolle als Technologieberater erkunden.

DAZU: Die ultimative Checkliste für Neueinsteiger in die Online-Eventplanung

Coaching

Dies ist für viele Verbände und Berufsorganisationen Neuland, was bedeutet, dass die PCOs die Führung bei Coaching und Schulung übernehmen müssen. Dienstleistungen wie die Unterstützung von Rednern oder Schulungen für die Organisation und Produktion von digitalen Veranstaltungen geben den Kunden mehr Werkzeuge an die Hand und helfen beim Aufbau von Kooperationsbeziehungen.

Risikobewertung

Obwohl dies kein neues Konzept ist, können PCOs die jüngsten Entwicklungen wie das erhöhte Risiko von zivilen Unruhen und Terroranschlägen nicht übersehen. Die Planung von Veranstaltungen sollte nun umfassende Sicherheitsstrategien beinhalten, die Strategien zur Einlasskontrolle, Schulungen, damit das Personal auf gefährliche Situationen vorbereitet ist, und Evakuierungspläne in Zusammenarbeit mit den örtlichen Behörden umfassen, um nur einige Beispiele zu nennen.
Außerdem hat die Pandemie die Tiefe und Breite des Gesundheitsmanagements bei Ereignisrisiken verändert. In unserem White Paper „Hygiene And Infection Protection For Business Events And Venues“ (Hygiene und Infektionsschutz für Business Events und Veranstaltungsorte, Text in englisch), das Sie hier herunterladen können, haben wir ausführlich erörtert, wie Hygiene- und Infektionsschutzstrategien in den Vordergrund der Veranstaltungsplanung gerückt werden können.

DAZU: Auf dem Weg zu einem neuen Verständnis von Hygiene und Infektionsprävention

Meeting Architectur – Meeting Architektur

In ihrer Funktion als Meeting-Architekten stimmen PCOs die Veranstaltungsziele mit Inhalt und Format ab, so dass die Veranstaltungen für alle Beteiligten einen optimalen Nutzen bringen. Die Gestaltung von Meetings im 21. Jahrhundert ist stark erlebnisorientiert. Es erfordert eine gründliche Kenntnis der sogenannten „Participant’s Journey“, um integrative und authentische Erfahrungen zu schaffen.

DAZU: Der Einfluss einer effektiven Verteilung von Konferenzinhalten auf die Erfahrung der Delegierten

Marketing-Dienstleistungen

Sowohl das digitale Eventmarketing als auch das konventionelle Marketing müssen an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. PCOs werden eine Schlüsselrolle bei der Erstellung von Inhalten über mehrere Kanäle und bei der Formulierung von Strategien zur Wiederverwendung von Veranstaltungsinhalten spielen. Außerdem sollten sie bereit sein, zusätzliche Dienste wie Datenanalysen und erweiterte Berichtsfunktionen anzubieten.

DAZU: Alles, was Sie über Event-Marketing wissen müssen

Nachhaltige Treffen

DieNachhaltigkeit wird im Mittelpunkt der Veranstaltungsplanung stehen. Die Organisation von „grünen“ Tagungen erfordert unter anderem, dass man Entscheidungen auf der Grundlage der möglichen Auswirkungen der Veranstaltung auf die Umwelt trifft und Partnerschaften mit Vertragspartnern eingeht, die dieselben Werte teilen.

Schlussfolgerung

In einem sich wandelnden Umfeld müssen professionelle Kongressveranstalter ihre Rolle überdenken und neu formulieren, um den neuen Realitäten und Anforderungen gerecht zu werden. Die in diesem Artikel behandelten Konzepte können dazu beitragen, Fachwissen und einen Mehrwert zu schaffen, der den Bedürfnissen und Erwartungen von Kunden, Sponsoren und Veranstaltungsteilnehmern entspricht. Wenn Sie diese Konzepte bei Ihrer nächsten Veranstaltung anwenden möchten, nehmen Sie Kontakt mit dem Congrex-Team auf.

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