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Blog Serie: Meine Ausbildung bei Congrex Switzerland (1)

von | Okt 19, 2018 | Blog

Hallo, mein Name ist Kristina Meya, ich bin Auszubildende bei Congrex Switzerland und möchte euch in einem dreiteiligen Blog das Unternehmen, die Schule und meinen Arbeitsalltag vorstellen.

Was macht Congrex Switzerland?

Kurz gesagt organisiert Congrex Switzerland Kongresse, hauptsächlich Medizinische. Dieses Organisieren beinhaltet viele unterschiedliche Schritte, welche in mehrere Abteilungen aufgeteilt sind.Der Kongress wird von Congrex geplant, strukturiert und auch während der Durchführung vor Ort betreut.

Wir arbeiten weit im Voraus in unseren Büros im Peter-Merian-Gebäude aber auch an den Kongressen, welche innerhalb und vereinzelt auch ausserhalb Europas stattfinden.

Welche Abteilungen gibt es in der Firma?

Jede Abteilung ist auf ihrem Gebiet für einen oder mehrere Arbeitsschritte bis zum finalen Kongress zuständig. In der Lehre wirst du folgende Abteilung genauer kennenlernen:

Empfang: Hier wirst du die Firma in ihren groben Zügen besser verstehen. Wer ist in welcher Abteilung? Wer sitz wo und an wen wende ich mich für die unterschiedlichen Kongresse? Ausserdem wirst du dich im ersten Kundenkontakt üben können, denn viele Kunden rufen direkt am Empfang an und diese darfst du dann an die nächste zuständige Person weiterleiten.

Hotelabteilung: Wie der Name schon sagt, wirst du hier mit Hotelbuchungen zu tun haben. Dies ist aber noch nicht alles. Diese Abteilung arbeitet eng mit unterschiedlichen Hotelketten, Reiseagenturen oder Pharmafirmen zusammen.

Registrierungsabteilung: In dieser Abteilung stehen die Teilnehmer der Kongresse im Vordergrund. Genauer gesagt, die Anmeldungen zum Kongress. Es werden ganze Gruppen registriert oder einzelne Personen wie Professoren, Ärzte und Studenten.

Ausstellung: Jede Messe hat ihre Messestände. Genau das gleiche gilt für medizinische Kongresse. Manchmal sind es fünf Aussteller, des Öfteren aber über 50 Aussteller. Diese Abteilung regelt wer, wo seinen Stand und somit seine Produkte präsentieren darf. Natürlich gibt es grössere und kleinere Ausstellungsflächen. Wer genau, welche Fläche bekommt, wirst du in deinem zweiten Ausbildungsjahr lernen.

Meeting Planning: In dieser Abteilung laufen alle Fäden der einzelnen Abteilungen zusammen. Hier ist vor allem Organisations- und Koordinationstalent gefragt. Auch während der Kongresse behalten die Mitarbeiter den Überblick über das grosse Ganze.

Buchhaltung: Dies wird die letzte Abteilung sein, in welcher du dich beweisen darfst. Es werden Rechnungen kontrolliert, abgebucht oder gutgeschrieben. Auch hier wirst du lernen flexibel mit deinen Arbeitsschritten um zu gehen, denn du musst Rechnungen von vielen verschiedenen Kongressen gleichzeitig koordinieren. Doch das Team der Buchhaltung wird dich jeder Zeit unterstützen.

Congrex Switzerland hat auch eine IT Abteilung, in welcher du während deiner Lehre nicht arbeiten wirst. Sobald du aber Probleme mit deinem Drucker, Mail oder Ähnliches hast, stehen sie dir zur Seite. Doch dies sind nur ihre kleinsten Aufgaben, denn an den Kongressen benötigen wir ihr Unterstützung umso mehr.

Allgemeine Informationen zur Firma selbst:
Congrex Switzerland ist eine eher kleinere Firma mit ca. 50 Mitarbeitern.
Der grösste Teil der Firma ist auf zwei Grossraumbüros aufgeteilt. Ausserdem verfügt Congrex über einzelne Meetingräume und einen kleinen Mittagsraum.
Die zentrale Lage des Peter-Merian-Hauses ist ideal für alle Pendler. Alle in Basel-Stadt Wohnenden haben kurze Arbeitswege. Das Peter Merian Gebäude ist direkt am Bahnhof SBB und liegt somit auch nah an den Tramstationen.
Die KV-Schule erreichst du in ca. 10-15 Minuten zu Fuss.
Hier geht es zu Teil 2 der Serie: Blog Serie: Meine Ausbildung bei Congrex Switzerland (2): Mein erstes Jahr bei Congrex Switzerland

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