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Mehr Effizienz für virtuelle Teams

von | Nov 10, 2021 | Blog

In unserer sich rasch wandelnden Welt entscheidet die Fähigkeit, die Leistungsfähigkeit virtueller Teams zu nutzen, über Erfolg oder Misserfolg einer Organisation. Jeden Tag werden enorme Fortschritte in der Kommunikationstechnologie erzielt, die in letzter Zeit durch globale Gesundheits- und Lieferkettenkrisen vorangetrieben wurden. Aber ob mit oder ohne Pandemie, die technologische Entwicklung bleibt für niemanden stehen. Was auch immer passieren mag, Fernarbeitskräfte und virtuelle Teams werden bleiben.

Die Organisationen müssen unbedingt dynamischer werden, sich auf die sich verändernde Arbeitnehmer- und Unternehmenslandschaft einstellen und sich mit ihr weiterentwickeln. Da Remote-Teams jedoch oftmals aus Mitgliedern bestehen, die über den ganzen Globus verstreut sind und ihre Aufgaben digital koordinieren müssen, ist ihre Arbeit nicht ohne Herausforderungen.

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Wie man die Effektivität virtueller Teams steigert

Projekte können scheitern, weil die Rollen der virtuellen Projektmanager und e-Leader nicht klar definiert sind. Die Mitarbeiter fühlen sich nicht unterstützt, verbunden oder motiviert, ihre Leistungen werden nicht anerkannt, und ihre Work-Life-Balance leidet. All dies kann letztlich zu einem Mangel an Transparenz, Vertrauen und Leistung führen. Doch für virtuelle Teams, die noch Raum für Verbesserungen haben, ist eine Steigerung der Effizienz durchaus möglich. Es beginnt mit ein paar einfachen Änderungen.

Der transformative Teamleiter

Für kollokierte, traditionelle Teams hat der Leiter Rollen und Modelle, die in der Wirtschaftsliteratur verankert sind und in akademischen Einrichtungen gelehrt werden. Doch das Projektmanagement hat sich seit den Tagen der modernen Wirtschaftstheorie stark verändert. Für die Leiter virtueller Teams kann es sein, dass die Lernprozesse aus ihren Jahren in der Hochschulbildung mit die Herausforderungen des digitalen Zeitalters ignorieren oder gar mit ihnen kollidieren. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die „remote“ Zusammenarbeit:

1. Harmonie fördern

Heutzutage sind es Fähigkeiten wie kulturelle Anpassung, die e-Leadern einen Vorteil verschaffen. Es ist von entscheidender Bedeutung, sich an Kulturen mit unterschiedlichen Werten und Einstellungen zur Arbeit anzupassen und ihnen entgegenzukommen. Mediterrane Mittagspausen, chinesische Feiertage, obligatorische japanische Begrüßungen und indische Geschäftshierarchien sind Beispiele dafür. Wenn dies aus der Führungsposition vorgelebt wird, werden die Teammitglieder eher bereit sein, andere Ansichten und Praktiken zu akzeptieren.

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2. Tausche Hybrid gegen Virtuell

Nicht alle Teams sind vollständig virtuell, da einige Unternehmen einen Kontrollverlust befürchten. Aber zu bestimmten Zeiten kann es für bestimmte Mitglieder besser sein, von zu Hause aus zu arbeiten, als sich ein Büro zu teilen, einen Coworking Space zu mieten oder ein Servicebüro zu nutzen. Während der Schulzeit könnten beispielsweise Mitglieder mit jungen Familien es vorziehen, von ihrem maßgeschneiderten Heimbüro aus zu arbeiten, weil es ruhiger und besser ausgestattet ist als ihr Schreibtisch. Ebenso könnten die Pendler ihre Fahrtzeit besser nutzen. Wenn Remote-Mitarbeiter schnell zusammenkommen können und über die nötigen Werkzeuge verfügen, um Kommunikationslücken, Verzögerungen und Engpässe zu vermeiden, ist es vielleicht keine schlechte Idee, hybriden Teams zu erlauben, ausschließlich von zu Hause aus zu arbeiten.

3. Geben Sie ihnen Optionen

Auch flexible Arbeitszeiten müssen kein Hindernis sein. Es ist ein hervorragendes Mittel, um Teams zu motivieren und Vertrauen innerhalb der Organisation und zwischen den Teammitgliedern aufzubauen, da sie sich darauf verlassen können, dass sie die Schichten des jeweils anderen übernehmen.

4. Verwenden Sie die richtigen Kanäle

Es kann auch hilfreich sein, selektive Kommunikationsmittel einzusetzen. Einige Mitglieder bevorzugen vielleicht eine benutzerfreundlichere Software, während andere eher technikaffin sind. Manche finden Videochats einfacher, während andere eher für Audiokonferenzen empfänglich sind. Die Verwendung von Kommunikationskanälen und -instrumenten, mit denen sie sich wohlfühlen, und das Eingehen auf ihre Bedürfnisse kann ihnen helfen, Ziele zu setzen und Projektziele schneller und besser zu erreichen.

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5. Im Tandem arbeiten

Fernarbeit ist nicht immer zeitzonenfreundlich, insbesondere bei großen, verstreuten Teams. Dies kann die Mitarbeiter demotivieren und ihren Biorhythmus aus dem Gleichgewicht bringen, was zu einem Produktivitätsverlust führt. Führungskräfte können diese Auswirkungen jedoch abmildern, indem sie einen Weltplaner verwenden, um Besprechungen zum günstigsten Zeitpunkt anzusetzen. Einige dieser Tools können eindeutige Einladungen mit bestimmten Zeitzonen (z. B. „Pariser Zeit“ anstelle von CET/UTC/GMT+1, „Seattle-Zeit“ anstelle von PDT/PST) sowie Währungsinformationen, Vorwahlen und andere Informationen senden, die für die Teilnehmer hilfreich sein könnten.

6. Von Angesicht zu Angesicht kommen/ Auge in Auge sehen

Mit einem Projektmanagementsystem können Planungswerkzeuge den Führungskräften helfen, regelmäßig (z. B. vierteljährlich) Gruppen- und Einzelvideochats zu planen. Dies hilft bei der Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen und bei der Wahrnehmung von Merkmalen, die sie von Angesicht zu Angesicht nicht vermissen würden, wie z. B. Augenkontakt und Körpersprache. Sie können den Verantwortlichen auch dabei helfen, Projektphasen zu visualisieren, ein Gefühl für die Arbeitsbelastung zu bekommen und Aufgaben zu reduzieren oder neu zuzuweisen, um eine schnellere Abwicklung zu erreichen.

7. Weniger Tracking, mehr Transparenz

Schließlich verzichtet ein erfolgreiches virtuelles Team auf Mikromanagement, um das Vertrauen der Teilnehmer nicht zu beschädigen. Anstatt sich zu sehr für die Verfolgung der Arbeitszeiten und die Überwachung von Kameras, Protokollen und Chats zu begeistern, sollten sich die E-Leader auf Leistungsmanagement-Tools konzentrieren, die den Mitgliedern einen besseren Einblick in ihre Ergebnisse gewähren und Spitzenzeiten und Zeiten aufzeigen, in denen ihre Leistung gesteigert werden könnte.

8. Kümmere dich um ihre Bedürfnisse

Manager virtueller Teams können die Produktivität steigern, indem sie sicherstellen, dass jedes Mitglied Zugang zu leistungsstarken Geräten und einer zuverlässigen Internetverbindung hat. Die Erstattung von Internetrechnungen, die regelmäßige Aufrüstung von Geräten, die Bereitstellung von noise-canceling Kopfhörern und ergonomischer Ausrüstung sowie die Bereitstellung von erstklassigen Softwarepaketen – insbesondere für neue Mitarbeiter – sind eine hervorragende Möglichkeit, gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen. Außerdem brauchen manche Mitarbeiter möglicherweise eine Erinnerung an das Ende des Arbeitstages. Mit automatischen Benachrichtigungen können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter für die nächste Schicht bereit sind. Andere Mitarbeiter haben vielleicht das Bedürfnis nach Gesellschaft, und die Veranstaltung virtueller Treffen kann dazu beitragen, ihre Moral zu verbessern. Einige brauchen vielleicht ständiges Lob und Unterstützung, um gute Leistungen zu erbringen, so dass regelmäßige Gespräche über die Wertschätzung der Mitarbeiter angebracht sein könnten.

Das flexible Teammitglied

Wenn es darum geht, die Arbeit von Fernarbeitern zu erleichtern, kann die Technologie nur bis zu einem gewissen Grad eingesetzt werden. Es liegt in der Natur der Sache, dass Fernarbeit von jedem Teammitglied ein gewisses Maß an Flexibilität verlangt. Aber nicht alle Mitglieder arbeiten gerne mit Menschen zusammen, werden nach dem Willen des E-Leiters in verschiedene Teams versetzt und sind von Kollegen abhängig, die sie nicht persönlich kennen. Aus Gründen der Effizienz werden in Unternehmen jedoch häufig Mitarbeiter zwischen solchen Teams hin- und hergeschoben:

  • Management- und Produktentwicklungsteams sind in der Regel kleiner, weniger vernetzt, ihre Mitglieder sind selbständiger und weniger fristbewusst.
  • Serviceteams sind oft auf sich selbst gestellt, da sie über den ganzen Globus verstreut sind und in sehr unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten.
  • Die Einsatzteams werden vorübergehend eingesetzt, um Brände zu löschen, so dass ihre Mitglieder immer in Bereitschaft sind, wenn ihr Fachwissen benötigt wird.
  • Auch Parallelteams sind in der Regel zeitlich begrenzt und bestehen aus Mitarbeitern, die sich gelegentlich zusammenschließen, um ein Ziel zu erreichen.
  • Vernetzte Teams setzen sich aus multifunktionalen Mitgliedern zusammen, die je nach Bedarf kommen und gehen.

Das Jonglieren mit so vielen Teams kann für manche Mitarbeiter entmutigend sein. Um ihnen die Eingewöhnung zu erleichtern, können die Mitarbeiter einen offenen Chatraum einrichten, vorausgesetzt, er stört sie oder andere Mitglieder nicht. Auf diese Weise können sie in Echtzeit um Hilfe bitten, sich mit dem Team verbinden und einen Teil des Leistungsdrucks abbauen.

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Die alles entscheidende Wissensdatenbank

Erfolgreiche virtuelle Teams nutzen Informationen und tragen zu den in der Wissensdatenbank der Organisation verfügbaren Daten bei, um den Druck auf die älteren Mitglieder zu verringern, die Einarbeitung zu vereinfachen, die Konsistenz zwischen den verschiedenen Zweigstellen und Abteilungen zu gewährleisten und den Zugang zu den Verfahren und Ressourcen der Organisation rund um die Uhr zu erleichtern. Diese Datenbank ist für alle Mitarbeiter zugänglich, so dass sie jederzeit und von jedem Ort der Welt aus die für sie relevanten Informationen abrufen können. Sie kann dazu beitragen, Kommunikationsprobleme zu verringern und die Projektabwicklung zu beschleunigen.

Ein erfolgreiches virtuelles Team leiten? Leicht gemacht!

Selbst in Krisenzeiten kommt die Wirtschaft immer wieder voran. Vielleicht ist das Beste, was die jüngste Gesundheitskrise den Organsiationen gebracht hat, die Erkenntnis, dass virtuelle Teamarbeit die Zukunft ist. Harmonie, Vertrauen und Transparenz durch den Einsatz von Videokonferenzen zu fördern, ist vielleicht nicht die Art und Weise, wie sich Verbände und Regierungsorganisationen ihre Arbeit vorgestellt haben. Aber die Steigerung der Effektivität und die Vorbereitung Ihrer virtuellen Teams auf den Erfolg ist der Weg der Zukunft.

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