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Erfolgreiches Kongressmanagement für das 21. Jahrhundert

von | Nov 10, 2021 | Blog

Der Einstiegsleitfaden für erfolgreiches Kongressmanagement

In einem früheren Blogbeitrag haben wir einen siebenstufigen Leitfaden für das Konferenzmanagement vorgestellt. Der Artikel wurde 2019 veröffentlicht, und seitdem hat sich in der Welt der Veranstaltungsplanung viel verändert. Es ist an der Zeit, einige der in diesem Blogbeitrag vorgebrachten Argumente zu vertiefen, damit Eventmanager Konferenzen planen können, die auf die neuen Bedürfnisse und Anforderungen abgestimmt sind.

Definition von KPIs bei der Planung einer erfolgreichen Konferenz

Die Definition von KPIs ist für den Erfolg einer Konferenz von entscheidender Bedeutung, da sie die Benchmarks sind, die den Erfolg definieren. Zu den wichtigsten zu verfolgenden Konferenz-KPIs gehören:

Finanzbezogene KPIs

  • Gesamtzahl der Registrierungen.
  • Anzahl der Registrierungen Monat für Monat.
  • Anzahl der Registrierungen nach Ticketart (z. B. Frühbuchertickets, Studententickets, Tickets zum regulären Preis usw.)
  • Teilnehmerzahlen.
  • Verhältnis Anmeldung – Anwesenheit.
  • Gesamte Sponsoringeinnahmen.
  • Zufriedenheit der Sponsoren.
  • Bruttoeinnahmen.
  • Verhältnis zwischen Veranstaltungskosten und Einnahmen.
  • Reingewinn.

Publikumsbezogene KPIs

Diese sind indirekt mit den finanziellen Zielen der Veranstaltung verbunden, da sie sich in erster Linie auf die Qualität des Engagements und der Interaktion der Teilnehmer beziehen.

  • Antwortquote bei Live-Umfragen und Umfragen.
  • Zufriedenheit der Teilnehmer.
  • Net Promoter Score. Dieser KPI gibt an, wie viele Teilnehmer bereit sind, die Veranstaltung weiterzuempfehlen. Sie wird in der Regel durch Umfragen mit Fragen wie „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Veranstaltung weiterempfehlen würden“ ermittelt. Sie hilft, die Wirkung der Veranstaltung zu messen.
  • Einzelne Sitzungsansichten.
  • Bewertungen einzelner Sessions oder Redner.
  • Bei Online-Veranstaltungen die durchschnittliche Betrachtungsdauer der Session.
  • Downloads der Veranstaltungs-App.
  • Ansichten der Veranstaltungs-Website.
  • Sessions mit den besten Ergebnissen (entweder als Gesamtzahl der Aufrufe oder als höchste Bewertungen).
  • Erwähnungen in den sozialen Medien.
  • Engagement in den sozialen Medien.
  • Generierte Leads.
  • Gewinnung neuer Mitglieder (wenn die Konferenz von einem Verband oder einer Institution organisiert wird, die Mitgliedschaftsprogramme anbietet).

Budgetierung

Der praktische Aspekt der Budgetierung umfasst Ausrüstung, Miete des Veranstaltungsortes, Marketing, Catering, Unterbringung der Redner und Reisekosten. Virtuelle Veranstaltungen ersetzen die mit dem Veranstaltungsort verbundenen Kosten durch Eventmanagement-Technologien, wie Registrierungsplattformen und Konferenz-Apps.

RELATED: Strategien für die Preisgestaltung bei Konferenzanmeldungen

In unserem Blogbeitrag für 2019 haben wir das Konzept der Partnerschaften kurz erläutert. Der Gedanke der Partnerschaft als treibende Kraft für eine gute Konferenzplanung hat an Bedeutung gewonnen, vor allem im Hinblick auf die neuen Gesundheits-, Sicherheits- und Hygienevorschriften.

Die Anpassung an das neue Umfeld erfordert möglicherweise eine Budgetplanung mit neuen Prioritäten, einschließlich des Aufbaus neuer Beziehungen zu Partnern und Lieferanten, die sich stark auf die Einhaltung von Vorschriften konzentrieren. Dies kann entscheidend sein, um eine außergewöhnliche Veranstaltung zu bieten, die bei den Teilnehmern Vertrauen weckt und dazu beiträgt, dauerhafte Beziehungen zu Partnern und Sponsoren aufzubauen.

Auswahl eines Konferenzformats

Das Veranstaltungsformat hat sich in letzter Zeit am stärksten verändert, seit sich die Konferenzplanung praktisch über Nacht in den Online-Bereich verlagert hat.

Persönliche Konferenzen kehren langsam in die Welt der Veranstaltungen zurück. Wir dürfen jedoch nicht vergessen, dass die meisten von ihnen digitale Komponenten haben werden, wie GDPR-konforme digitale Badges, Beacons, Digital Signage und Event-Apps.

Blended, multi-hub und vollständig virtuelle Konferenzen können kosteneffizient sein, erfordern jedoch eine sorgfältige Beachtung der technischen Aspekte. Außerdem können Formate mit Online-Komponenten nicht einfach eine Kopie von Präsenzveranstaltungen sein. Konferenzplaner sollten die einzigartigen Möglichkeiten nutzen, die Online-Formate mit sich bringen, z. B. die Chance, ein unbegrenztes Publikum zu erreichen, das nicht mehr durch geografische Grenzen eingeschränkt ist.

Unabhängig davon, ob der Inhalt und die Aktivitäten der Konferenz auf die Schaffung von Mehrwert und Engagement ausgerichtet sind, ist es durchaus möglich, eine erfolgreiche Konferenz zu organisieren, unabhängig vom Format.

Inhaltliche Planung

Der Inhalt ist das A und O einer Konferenz. Damit Sie es richtig machen, lassen Sie sich den Inhalt nicht vom Budget der Veranstaltung diktieren, sondern beziehen Sie die Perspektive des Publikums mit ein. Jeder Inhalt sollte eine Antwort auf die Frage geben: „Warum sollten die Teilnehmer teilnehmen und wie wird ihnen die Teilnahme einen Mehrwert für ihr Berufsleben bringen?“ – und es gibt noch weitere Fragen, die das Konferenzprogramm beantworten sollte:

  • Was erwartet Ihr Zielpublikum von einer Konferenz?
  • Wie können Sie das Erlebnis noch reibungsloser gestalten? So können Sie beispielsweise einen Leitfaden für die Zeit vor der Konferenz erstellen, Zugang zu den Sitzungen nach der Veranstaltung gewähren usw.
  • Wie können Sie Inhalte so planen, dass sie nicht ermüden und ablenken?
  • Was sind die Vorteile von Live-, aufgezeichneten und On-Demand-Inhalten für Ihre Veranstaltung?
  • Wie können Sie nutzergenerierte Inhalte einbinden? Interaktive Funktionen, die Gespräche zwischen Konferenzteilnehmern, Rednern und Sponsoren ermöglichen, können einen Mehrwert für die Teilnehmer schaffen und dem Organisator Einblicke in neue Themen geben. Einige Ideen, die Sie in Betracht ziehen können, sind Einzel- und Gruppengespräche, im Voraus vereinbarte Treffen mit Sponsoren, Fragen und Antworten, Teambuilding oder Eisbrecherübungen und gezieltes Networking.

Tools zur Bereitstellung von Veranstaltungen und Inhalten

Die Auswahl des Tools sollte auf der Abstimmung zwischen Plattformfunktionen, Veranstaltungszielen und dem gewünschten ROI beruhen. Bei der Auswahl der Konferenzverwaltungssoftware haben Sie zwei weitere Kriterien berücksichtigt:

  • Zeitersparnis und Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben für eine bessere Zeiteffizienz und Ressourcenzuweisung.
  • Verstärkung des Engagements und der Beteiligung der Teilnehmer von Anfang bis Ende.

Technische Hilfsmittel können nun eine Vielzahl wichtiger Aufgaben übernehmen, von der Einreichung von Abstracts über die Rechnungsstellung, die Registrierung, die Teilnehmerverwaltung, den Druck von Namensschildern, das Hosten von Sitzungen, die Vernetzung, die Erstellung von Datenberichten und das Branding.

Die spezifischen Funktionen einer Content-Delivery-Plattform hängen vom Veranstaltungsformat ab. Deshalb kann die fachkundige Beratung durch einen professionellen Konferenzorganisator dabei helfen, die Plattform zu bestimmen, die Ihren Veranstaltungszielen entspricht und die für Ihre Organisation leichter zu übernehmen oder in bestehende Tools und Systeme zu integrieren ist.

Kongressmanagement und Werbung

Unabhängig vom Konferenzformat wird ein Großteil der Werbung online stattfinden. Dies kann angesichts der zahlreichen Berührungspunkte komplexer sein, als es auf den ersten Blick scheint. Auch hier ist die Unterstützung von Fachleuten, die eine umfassende digitale Marketingkampagne erstellen können, entscheidend. Einige Strategien, die in Betracht gezogen werden können, sind:

  • Eine Landing Page.
  • Eine eigene Website für die Veranstaltung.
  • Verwaltung der Konten der sozialen Netzwerke des Veranstalters für strategische Aktivitäten in den sozialen Medien.
  • E-Mail-Marketing.
  • Schriftliche und visuelle Inhalte, einschließlich Videos.
  • Erstellung und Verwaltung von Werbeaktionen wie vergünstigte Konferenztickets oder Werbegeschenke.
  • Werbekampagnen, die PPC, Social Ads oder die Nutzung des Publikums von Keynote-Speakern umfassen können.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, ist es wichtig, eine Übereinstimmung zwischen den KPIs der Konferenz und den Datenpunkten zu finden, die mit den oben genannten Marketingaktivitäten verbunden sind.

RELATED: Warum setzen Non-Profits Berater ein?

Aktivitäten nach der Konferenz

Erfolgreiches Konferenzmanagement ist perfekt auf die „attendee journey“ vom Anfang bis zum Ende abgestimmt. Daher ist es wichtig, die Aktivitäten nach der Veranstaltung nicht zu vergessen. Sie sind immer noch Teil dieser Reise und des Lebenszyklus der Konferenz.

Die Konferenzplanung kann Folgeaktivitäten wie z. B.:

  • Kuratierte Inhalte (Sitzungsaufzeichnungen oder Videos, schriftliche Zusammenfassungen usw.).
  • Gelegenheiten zur „Community Building“ unter den Teilnehmern nach der Veranstaltung.
  • Fragebögen.
  • Bitten Sie Teilnehmer und Redner um Beiträge, z. B. in Form von Blogposts, in denen sie ihre Erfahrungen mit der Veranstaltung oder die Highlights der Konferenz aus ihrer Sicht schildern.
  • Auswertung von Veranstaltungsdaten mit Hilfe von Berichterstattungs- und Analysetools der Konferenzmanagement-Software. Zu den wichtigsten Aspekten, die untersucht werden sollten, gehören die Kanäle, über die die meisten Anmeldungen erfolgten, die Bereiche, in denen die technischen Hilfsmittel gut funktionierten, und die Fragen, die bei der Planung künftiger Konferenzinhalte auftauchten.
  • Nutzen Sie den Schwung direkt nach der Konferenz und schaffen Sie Empfehlungsanreize für künftige Veranstaltungen.

Schlussfolgerung

Zum Management eines großen Kongresses im21. Jahrhundert gehört es, neue Möglichkeiten der Wertschöpfung zu erkennen und deren Umsetzung mit den passenden technischen Mitteln zu unterstützen. Mit der Unterstützung eines fachkundigen PCO kann Ihre Veranstaltung Ihnen helfen, als Branchenführer anerkannt zu werden und den gewünschten ROI zu erzielen.

Congrex ist auf die Organisation von Kongressen spezialisiert und bietet ein umfassendes Projektmanagement, das Ihre Konferenz von anderen abhebt. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und beginnen Sie mit der Erstellung eines erstklassigen Kongressmanagementplans.

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Congrex Schweiz ist eine international tätige Agentur, die massgeschneiderte Lösungen anbietet. Dies umfasst die gesamte Organisation von Kongressen und Tagungen, einschließlich der Verwaltung von Hotelzimmern und strategischer Beratung. Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit über 73’000 Delegierten. Zu unseren Kunden gehören internationale Verbände, Regierungsorganisationen und Unternehmen.

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