on

7 Schritte für erfolgreiches Kongressmanagement

von | Apr 3, 2019 | Blog

Wichtiger Hinweis: wir haben eine aktualisierte Version dieses Blog Posts verfügbar: Erfolgreiches Kongressmanagement für das 21. Jahrhundert

Dank unserer langjährigen gemeinsamen Erfahrung im Kongressmanagement haben wir eine Menge Erkenntnisse gewonnen. Das kann ein einschüchterndes Unterfangen sein, vor allem, wenn Sie Ihre erste Konferenz planen, denn es gibt mehrere Komponenten, die zusammengefügt werden müssen.

Vor diesem Hintergrund haben wir diese 7 Schritte für ein Kongressmanagementpapier zu Ihrer Orientierung zusammengestellt.

1. Was ist Ihr „Warum“? (Why)

Bevor Sie auch nur an einen Namen denken oder daran, zu welcher Jahreszeit Sie Ihren Kongress abhalten, müssen Sie sich mit den Partnern Ihres Verbandes oder Ihrer Organisation zusammensetzen und das Endziel der Konferenz festlegen. Ob es nun darum geht, Einnahmen zu generieren, neue Mitglieder zu gewinnen oder den Bekanntheitsgrad zu steigern, das Endziel sollte die Grundlage Ihrer gesamten Planung sein.

2. Legen Sie ein Budget für Ihr Konferenzmanagement fest

Das Sponsoring von Veranstaltungen kann Ihren Verband in vielerlei Hinsicht zugute kommen. Wie werden Sie für Ihre Veranstaltung bezahlen? Abgesehen von der Erkundung kostenloser Ressourcen über Ihr Netzwerk ist eine sorgfältig geplante Ausstellungs- und Sponsoringstrategie von immenser Bedeutung.

Verwandt: Wie Unternehmen vom Event-Sponsoring profitieren

Sponsoren sind ständig auf der Suche nach neuen Partnerschaften, was bedeutet, dass Tagungsplaner und Organisatoren viele Möglichkeiten haben, Verbindungen herzustellen, die für alle Beteiligten von Nutzen sind. Es hängt alles von Ihrem Ansatz ab.

Wenn Sie Sponsoren gewinnen, erstellen Sie ein Budget, in dem die wichtigsten Kostenpunkte der von Ihnen erstellten Bucket List aufgeführt sind.

Achten Sie auf folgende Punkte:

  • Veranstaltungsort mieten
  • Zeit des Personals
  • Ausgaben für Marketing
  • Kosten für die Registrierung
  • Luft- und Bodentransport
  • Unterkünfte
  • Lebensmittel und Getränke
  • Unterhaltung und Freizeitgestaltung
  • Referenten und Schulungen
  • Steuern / Trinkgelder
  • Sonstige Nebenkosten
  • Audio-visuelle Ausrüstung und Produktionskosten
  • IT-/Internetkosten

Erfahrungsgemäß empfehlen wir, 10% aller Kosten auf Ihr bereits festgelegtes Budget aufzuschlagen, da es immer die Möglichkeit gibt, dass die Ausgaben überschritten werden.

Verwandt: Die Bedeutung einer sorgfältig geplanten Ausstellungs- und Sponsoringstrategie

3. Erstellen Sie eine Checkliste für die Konferenzplanung

Eine Checkliste für die Planung von Kongressen ist aufgrund der Komplexität und der Menge der Dinge, die Sie berücksichtigen müssen, äußerst wichtig.

In diesem Fall ist die Inanspruchnahme der Dienste anderer für die Bewältigung der Aufgaben von entscheidender Bedeutung. Ihre Liste sollte folgendermaßen aussehen:

Allgemeines:

  • Name der Konferenz und Hauptthemen/Thema
  • Entscheiden Sie sich für den Standort
  • Legen Sie die Konferenzdaten fest
  • Bestimmen Sie die täglichen Start- und Endzeiten
  • Aufstellung eines vorläufigen Haushaltsplans

Redner:

  • Bewerben Sie sich um Branchenexperten als Hauptredner
  • Erstellen Sie eine vorläufige Liste potenzieller Redner
  • Nehmen Sie Kontakt zu potenziellen Referenten auf
  • Legen Sie die Liste der Referenten fest
  • Planen Sie die Lieferungen Ihrer Redner
  • Information der Redner über den Zeitplan
  • Offizielle Einladungen verschicken
  • Verträge mit Rednern aushandeln
  • Ihre Unterkunft buchen
  • Unterstützung bei Reisen
  • Organisation von Bewirtung und Transport für die Redner

Organisation:

  • Organisation von Kongressteams und Ausschüssen
  • Vereinbaren Sie ein System von Zahlungen
  • Systematisierung der Personalausstattung, Registrierung von Freiwilligen/Mitarbeitern
  • Einrichtung eines Systems zur Registrierung der Teilnehmer
  • Vermittlung von Unterkünften für Mitarbeiter/Freiwillige
  • Erstellen einer vorläufigen Teilnehmerliste
  • Planung von Unterhaltungsprogrammen, Organisation von Bankettveranstaltungen (Speisen und Getränke)
  • Festlegung des Veranstaltungsplans für jeden Konferenztag
  • Endgültige Liste der Teilnehmer/Teilnehmerinnen
  • Vermittlung von Unterkünften für Teilnehmer/Teilnehmerinnen
  • Konferenzraum dekorieren
  • Veranlassen Sie, dass alle erforderlichen Artikel gekauft werden
  • Buchen Sie das Unterhaltungsprogramm im Voraus (Sie bewirten eine große Anzahl von Personen)
  • Senden Sie Einladungen an alle Teilnehmer
  • Vermittlung und Buchung von Technikern für die audiovisuelle Ausrüstung
  • Vermittlung und Buchung von Technikern für IT-/Internet-Anforderungen
  • Licht- und Tontechniker buchen
  • Testen der gesamten Ausrüstung (Soundcheck usw.)

Verwandt: 5 Wege, wie ein professioneller Konferenzorganisator (PCO) Ihnen helfen kann

Management vor Ort:

  • Organisieren Sie das Präsentationskomitee
  • Aktivitäten der Delegierten organisieren
  • Soziale Programme und Veranstaltungen organisieren
  • Überprüfung der Einhaltung des Katastrophenschutzes, Notfallevakuierung
  • Überprüfung der Einhaltung von Brandschutz und Para-Medizin
  • Sicherstellen, dass alle Teile einwandfrei funktionieren

Verwandt: 7 Prinzipien zur Steigerung des Engagements von Kongressteilnehmern

4. Wählen Sie aus der Liste praktisch

So sollte der Veranstaltungsort in der Stadt liegen, die Sie anvisieren. Entweder das oder zumindest sehr nahe daran. Sie möchten nicht, dass die Teilnehmer Ihre Veranstaltung als eine große Ausgabe empfinden. Es ist auch wichtig zu wissen, wie viele Personen teilnehmen werden. Die Größe des von Ihnen gewählten Veranstaltungsortes muss dem Rechnung tragen.

Je nach Ihrem Budget bekommen Sie vielleicht nicht genau die Redner, die Sie sich wünschen, aber es kann nicht schaden, zu versuchen, mit ihnen Kontakt aufzunehmen. Twitter und LinkedIn sind in der Regel die Plattformen, auf denen sich Fachleute der Branche am liebsten austauschen.

Es lohnt sich auch, eine Umfrage auf Ihren sozialen Plattformen zu starten, um herauszufinden, was die Konferenzteilnehmer von einer Veranstaltung erwarten. Die Welt entwickelt sich rasant weiter, und es ist unerlässlich, dass Sie über die aktuellen Trends auf dem Laufenden bleiben.

Verwandt: Den Wert der Interaktion bei Kongressen freisetzen

5. Redner finden

Die Auswahl der Redner für Ihre Konferenz ist wohl der wichtigste Aspekt des Konferenzmanagements. Die Menschen nehmen gerne an Dingen teil, und das gilt erst recht für Ihr Publikum. Wir empfehlen Ihnen, sich an Ihr Netzwerk zu wenden, um den oder die Redner zu finden, die am besten zur Erreichung der Kongressziele beitragen.

Verwandt: Suche nach Rednern für Ihre nächste Veranstaltung oder Kongress: Fünf wichtige Schritte zum Erfolg

Sobald Sie eine Liste von potenziellen Rednern zusammengestellt haben, sollten Sie diese recherchieren. Setzen Sie sich mit Verbänden in Verbindung, die diese Referenten bereits bei ihren Veranstaltungen eingeladen haben. Wenn Sie Ihre Referenten gefunden haben, müssen Sie dafür sorgen, dass sie ordnungsgemäß verwaltet werden und eine gründliche Einweisung erhalten.

6. Eine moderne Website

Ein weiterer Aspekt, der leicht übersehen werden kann, ist eine moderne, leicht zu navigierende Website. Wenn es um das Marketing für Verbände und ihre Konferenzen oder Tagungen geht, können Sie mit einer Website und einer Strategie für die Online-Präsenz Ihren Verband und seine Konferenzen online vermarkten, ein breiteres Publikum ansprechen und als Organisation Glaubwürdigkeit aufbauen.

Sie müssen eine direkten und einfachen Kaufprozess, oder Registrierungsprozess online zur Verfügung stellen. Alle Wege müssen zu Ihrer Website führen, also sorgen Sie dafür, dass sie ausgezeichnet ist.

7. Digitales Marketing

Es macht wirklich keinen Sinn, sich die Mühe zu machen, eine Veranstaltung zu organisieren, wenn man sie nicht online vermarktet. Im digitalen Zeitalter ist dies der wichtigste Weg, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen. Ohne eine umfassende digitale Marketingstrategiewerden Sie die Teilnehmerzahl begrenzen. Sie können Ihre Reichweite im Internet erhöhen, indem Sie ansprechende Inhalt zur Verfügung stellen.Stellen Sie sicher, dass Sie diese mit einer klaren Aufforderung zum Handeln (Call-to-Action) unterstützen.

Verwandt: Digitale Marketing-Trends: Top-Tipps für Verbände

Befolgen Sie diese Schritte, um eine erfolgreiche, gut organisierte Konferenz zu veranstalten. Möglicherweise benötigen Sie etwas Unterstützung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wenn ja, sind wir für Sie da. Als Experten für Konferenzmanagement und Mitglied der International Association of Professional Congress Organisers verfügen wir über das nötige Know-how und Humankapital, um jede Facette Ihrer Konferenz von Anfang bis Ende zu konzipieren, zu planen, zu leiten und zu koordinieren und sicherzustellen, dass nichts dem Zufall überlassen wird. Kontakt.

——

Congrex Schweiz ist eine international tätige Agentur, die massgeschneiderte Lösungen anbietet. Dies umfasst die gesamte Organisation von Konferenzen und Tagungen, einschließlich der Verwaltung von Hotelzimmern und strategischer Beratung. Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit über 73’000 Delegierten. Zu unseren Kunden gehören internationale Verbände, Regierungsorganisationen und Unternehmen.

Mehr News

member onboarding

Why is the member onboarding process essential for the success of your association?

Your new member’s first impression of your association will likely stick forever and impact their entire membership experience. While much…

How omnichannel engagement can improve membership retention in your association

Wie Omnichannel-Engagement die Mitgliederbindung in ihrer Gesellschaft verbessern kann

Ihre Zielgruppe tritt über viele verschiedene Kanäle mit Ihrem Verband in Kontakt. In der Regel beginnt dies über einen Kanal…

conference sponsor

4 Wege zur Maximierung der Sichtbarkeit Ihres Kongresssponsors

Sie haben also ein Sponsoring für Ihre Konferenz erworben, eine dringend benötigte Finanzspritze, die Ihre Veranstaltung von einer gewöhnlichen zu…

mprove Membership Acquisition And Retention In Your Association

Kleine Änderungen, die die Mitgliederwerbung und -bindung in Ihrem Verband verbessern können

Anfang des Jahres 2022 veröffentlichte Associations Now einen interessanten Artikel darüber, wie kleine Änderungen an der Mitgliederverwaltung Ihrer Vereinigung die…

Congrex Switzerland

Pin It on Pinterest

Shares