{"id":22995369,"date":"2019-04-03T08:22:09","date_gmt":"2019-04-03T06:22:09","guid":{"rendered":"https:\/\/congrex.com\/allgemein\/7-steps-for-successful-conference-management\/"},"modified":"2024-03-26T05:55:05","modified_gmt":"2024-03-26T04:55:05","slug":"7-steps-for-successful-conference-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/congrex.com\/de\/blog-de\/7-steps-for-successful-conference-management\/","title":{"rendered":"7 Schritte f\u00fcr erfolgreiches Kongressmanagement"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"color: #ff0000;\"><strong>Wichtiger Hinweis: wir haben eine aktualisierte Version dieses Blog Posts verf\u00fcgbar: <a style=\"color: #ff0000;\" href=\"https:\/\/congrex.com\/blog\/successful-conference-management-for-the-21st-century\/\"><span style=\"color: #cc99ff;\"><span style=\"text-decoration: underline;\">Erfolgreiches Kongressmanagement f\u00fcr das 21. Jahrhundert<\/span><\/span><\/a><\/strong><\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dank unserer langj\u00e4hrigen gemeinsamen Erfahrung im Kongressmanagement haben wir eine Menge Erkenntnisse gewonnen. Das kann ein einsch\u00fcchterndes Unterfangen sein, vor allem, wenn Sie Ihre erste Konferenz planen, denn es gibt mehrere Komponenten, die zusammengef\u00fcgt werden m\u00fcssen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vor diesem Hintergrund haben wir diese 7 Schritte f\u00fcr ein Kongressmanagementpapier zu Ihrer Orientierung zusammengestellt. <\/span><\/p>\n<h2><b><\/b>1. Was ist Ihr &#8222;Warum&#8220;? (Why)<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bevor Sie auch nur an einen Namen denken oder daran, zu welcher Jahreszeit Sie Ihren Kongress abhalten, m\u00fcssen Sie sich mit den Partnern Ihres Verbandes oder Ihrer Organisation zusammensetzen und das Endziel der Konferenz festlegen. Ob es nun darum geht, Einnahmen zu generieren, neue Mitglieder zu gewinnen oder den Bekanntheitsgrad zu steigern, das Endziel sollte die Grundlage Ihrer gesamten Planung sein.<\/span><\/p>\n<h2>2.<span style=\"font-weight: 400;\">  <\/span>Legen Sie ein Budget f\u00fcr Ihr Konferenzmanagement fest<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Das Sponsoring von Veranstaltungen kann Ihren Verband in vielerlei Hinsicht zugute kommen. Wie werden Sie f\u00fcr Ihre Veranstaltung bezahlen? Abgesehen von der Erkundung kostenloser Ressourcen \u00fcber Ihr Netzwerk ist eine sorgf\u00e4ltig geplante Ausstellungs- und Sponsoringstrategie von immenser Bedeutung. <\/span><\/p>\n<p><b>Verwandt: <\/b><a href=\"https:\/\/congrex.com\/conference-management\/event-sponsorship-benefits-business\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><b>Wie Unternehmen vom Event-Sponsoring profitieren<\/b><\/a><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sponsoren sind st\u00e4ndig auf der Suche nach neuen Partnerschaften, was bedeutet, dass Tagungsplaner und Organisatoren viele M\u00f6glichkeiten haben, Verbindungen herzustellen, die f\u00fcr alle Beteiligten von Nutzen sind. Es h\u00e4ngt alles von Ihrem Ansatz ab.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Wenn Sie Sponsoren gewinnen, erstellen Sie ein Budget, in dem die wichtigsten Kostenpunkte der von Ihnen erstellten Bucket List aufgef\u00fchrt sind.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Achten Sie auf folgende Punkte:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Veranstaltungsort mieten<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Zeit des Personals<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Ausgaben f\u00fcr Marketing<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Kosten f\u00fcr die Registrierung<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Luft- und Bodentransport<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Unterk\u00fcnfte<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Lebensmittel und Getr\u00e4nke<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Unterhaltung und Freizeitgestaltung<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Referenten und Schulungen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Steuern \/ Trinkgelder<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Sonstige Nebenkosten<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Audio-visuelle Ausr\u00fcstung und Produktionskosten<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">IT-\/Internetkosten<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Erfahrungsgem\u00e4\u00df empfehlen wir, 10% aller Kosten auf Ihr bereits festgelegtes Budget aufzuschlagen, da es immer die M\u00f6glichkeit gibt, dass die Ausgaben \u00fcberschritten werden.<\/span><\/p>\n<p><b>Verwandt: <\/b><a href=\"https:\/\/congrex.com\/conference-management\/the-importance-of-a-carefully-planned-exhibition-and-sponsorship-strategy\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><b>Die Bedeutung einer sorgf\u00e4ltig geplanten Ausstellungs- und Sponsoringstrategie<\/b><\/a><\/p>\n<h2>3.<span style=\"font-weight: 400;\">  <\/span>Erstellen Sie eine Checkliste f\u00fcr die Konferenzplanung<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine Checkliste f\u00fcr die Planung von Kongressen ist aufgrund der Komplexit\u00e4t und der Menge der Dinge, die Sie ber\u00fccksichtigen m\u00fcssen, \u00e4u\u00dferst wichtig.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In diesem Fall ist die Inanspruchnahme der Dienste anderer f\u00fcr die Bew\u00e4ltigung der Aufgaben von entscheidender Bedeutung. Ihre Liste sollte folgenderma\u00dfen aussehen:<\/span><\/p>\n<p><b>Allgemeines:<\/b><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Name der Konferenz und Hauptthemen\/Thema<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Entscheiden Sie sich f\u00fcr den Standort<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Legen Sie die Konferenzdaten fest<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Bestimmen Sie die t\u00e4glichen Start- und Endzeiten<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Aufstellung eines vorl\u00e4ufigen Haushaltsplans<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>Redner:<\/b><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Bewerben Sie sich um Branchenexperten als Hauptredner<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Erstellen Sie eine vorl\u00e4ufige Liste potenzieller Redner<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Nehmen Sie Kontakt zu potenziellen Referenten auf<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Legen Sie die Liste der Referenten fest<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Planen Sie die Lieferungen Ihrer Redner<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Information der Redner \u00fcber den Zeitplan<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Offizielle Einladungen verschicken<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Vertr\u00e4ge mit Rednern aushandeln<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Ihre Unterkunft buchen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Unterst\u00fctzung bei Reisen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Organisation von Bewirtung und Transport f\u00fcr die Redner<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>Organisation:<\/b><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Organisation von Kongressteams und Aussch\u00fcssen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Vereinbaren Sie ein System von Zahlungen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Systematisierung der Personalausstattung, Registrierung von Freiwilligen\/Mitarbeitern<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Einrichtung eines Systems zur Registrierung der Teilnehmer<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Vermittlung von Unterk\u00fcnften f\u00fcr Mitarbeiter\/Freiwillige<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Erstellen einer vorl\u00e4ufigen Teilnehmerliste<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Planung von Unterhaltungsprogrammen, Organisation von Bankettveranstaltungen (Speisen und Getr\u00e4nke)<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Festlegung des Veranstaltungsplans f\u00fcr jeden Konferenztag<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Endg\u00fcltige Liste der Teilnehmer\/Teilnehmerinnen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Vermittlung von Unterk\u00fcnften f\u00fcr Teilnehmer\/Teilnehmerinnen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Konferenzraum dekorieren<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Veranlassen Sie, dass alle erforderlichen Artikel gekauft werden<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Buchen Sie das Unterhaltungsprogramm im Voraus (Sie bewirten eine gro\u00dfe Anzahl von Personen)<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Senden Sie Einladungen an alle Teilnehmer<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Vermittlung und Buchung von Technikern f\u00fcr die audiovisuelle Ausr\u00fcstung<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Vermittlung und Buchung von Technikern f\u00fcr IT-\/Internet-Anforderungen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Licht- und Tontechniker buchen<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Testen der gesamten Ausr\u00fcstung (Soundcheck usw.)<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>Verwandt: <a href=\"https:\/\/congrex.com\/conference-management\/5-ways-a-professional-conference-organiser-pco-can-help-you\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">5 Wege, wie ein professioneller Konferenzorganisator (PCO) Ihnen helfen kann<\/a><\/b><\/p>\n<p><b>Management vor Ort:<\/b><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Organisieren Sie das Pr\u00e4sentationskomitee<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Aktivit\u00e4ten der Delegierten organisieren<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Soziale Programme und Veranstaltungen organisieren<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">\u00dcberpr\u00fcfung der Einhaltung des Katastrophenschutzes, Notfallevakuierung<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">\u00dcberpr\u00fcfung der Einhaltung von Brandschutz und Para-Medizin<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">         <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Sicherstellen, dass alle Teile einwandfrei funktionieren<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>Verwandt: <a href=\"https:\/\/congrex.com\/conference-management\/increase-conference-attendee-engagement\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">7 Prinzipien zur Steigerung des Engagements von Kongressteilnehmern<\/a><\/b><\/p>\n<h2>4.<span style=\"font-weight: 400;\">  <\/span>W\u00e4hlen Sie aus der Liste praktisch<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">So sollte der Veranstaltungsort in der Stadt liegen, die Sie anvisieren. Entweder das oder zumindest sehr nahe daran. Sie m\u00f6chten nicht, dass die Teilnehmer Ihre Veranstaltung als eine gro\u00dfe Ausgabe empfinden. Es ist auch wichtig zu wissen, wie viele Personen teilnehmen werden. Die Gr\u00f6\u00dfe des von Ihnen gew\u00e4hlten Veranstaltungsortes muss dem Rechnung tragen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Je nach Ihrem Budget bekommen Sie vielleicht nicht genau die Redner, die Sie sich w\u00fcnschen, aber es kann nicht schaden, zu versuchen, mit ihnen Kontakt aufzunehmen. Twitter und LinkedIn sind in der Regel die Plattformen, auf denen sich Fachleute der Branche am liebsten austauschen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es lohnt sich auch, eine Umfrage auf Ihren sozialen Plattformen zu starten, um herauszufinden, was die Konferenzteilnehmer von einer Veranstaltung erwarten. Die Welt entwickelt sich rasant weiter, und es ist unerl\u00e4sslich, dass Sie \u00fcber die aktuellen Trends auf dem Laufenden bleiben.<\/span><\/p>\n<p><b>Verwandt: <\/b><a href=\"https:\/\/congrex.com\/conference-management\/unlocking-the-value-of-interaction-at-conferences\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><b>Den Wert der Interaktion bei Kongressen freisetzen<\/b><\/a><\/p>\n<h2>5.<span style=\"font-weight: 400;\">  <\/span>Redner finden<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die Auswahl der Redner f\u00fcr Ihre Konferenz ist wohl der wichtigste Aspekt des Konferenzmanagements. Die Menschen nehmen gerne an Dingen teil, und das gilt erst recht f\u00fcr Ihr Publikum. Wir empfehlen Ihnen, sich an Ihr Netzwerk zu wenden, um den oder die Redner zu finden, die am besten zur Erreichung der Kongressziele beitragen.<\/span><\/p>\n<p><b>Verwandt: <a href=\"https:\/\/congrex.com\/conference-management\/finding-speakers-next-event-conference-five-essential-steps-success\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Suche nach Rednern f\u00fcr Ihre n\u00e4chste Veranstaltung oder Kongress: F\u00fcnf wichtige Schritte zum Erfolg<\/a><\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sobald Sie eine Liste von potenziellen Rednern zusammengestellt haben, sollten Sie diese recherchieren. Setzen Sie sich mit Verb\u00e4nden in Verbindung, die diese Referenten bereits bei ihren Veranstaltungen eingeladen haben. Wenn Sie Ihre Referenten gefunden haben, m\u00fcssen Sie daf\u00fcr sorgen, dass sie ordnungsgem\u00e4\u00df verwaltet werden und eine gr\u00fcndliche Einweisung erhalten.<\/span><\/p>\n<h2>6.<span style=\"font-weight: 400;\">  <\/span>Eine moderne Website<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ein weiterer Aspekt, der leicht \u00fcbersehen werden kann, ist eine moderne, leicht zu navigierende Website. Wenn es um das Marketing f\u00fcr Verb\u00e4nde und ihre Konferenzen oder Tagungen geht, k\u00f6nnen Sie mit einer Website und einer Strategie f\u00fcr die Online-Pr\u00e4senz Ihren Verband und seine Konferenzen online vermarkten, ein breiteres Publikum ansprechen und als Organisation Glaubw\u00fcrdigkeit aufbauen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sie m\u00fcssen eine direkten und einfachen Kaufprozess, oder Registrierungsprozess online zur Verf\u00fcgung stellen. Alle Wege m\u00fcssen zu Ihrer Website f\u00fchren, also sorgen Sie daf\u00fcr, dass sie ausgezeichnet ist.<\/span><\/p>\n<h2>7.<span style=\"font-weight: 400;\">  <\/span>Digitales Marketing<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es macht wirklich keinen Sinn, sich die M\u00fche zu machen, eine Veranstaltung zu organisieren, wenn man sie nicht online vermarktet. Im digitalen Zeitalter ist dies der wichtigste Weg, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen. Ohne eine umfassende<\/span><a href=\"https:\/\/www.smartinsights.com\/digital-marketing-strategy\/digital-strategy-development\/10-reasons-for-digital-marketing-strategy\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"> <span style=\"font-weight: 400;\">digitale Marketingstrategie<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">werden Sie die Teilnehmerzahl begrenzen. Sie k\u00f6nnen Ihre Reichweite im Internet erh\u00f6hen, indem Sie<\/span> <a href=\"https:\/\/www.jeffbullas.com\/10-secrets-to-creating-engaging-content-that-will-attract-readers\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><span style=\"font-weight: 400;\">ansprechende Inhalt zur Verf\u00fcgung stellen.<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">Stellen Sie sicher, dass Sie diese mit einer klaren Aufforderung zum Handeln (Call-to-Action) unterst\u00fctzen.<\/span><\/p>\n<p><b>Verwandt: <a href=\"https:\/\/congrex.com\/association-management\/digital-marketing-trends-top-tips-associations\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Digitale Marketing-Trends: Top-Tipps f\u00fcr Verb\u00e4nde<\/a><\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Befolgen Sie diese Schritte, um eine erfolgreiche, gut organisierte Konferenz zu veranstalten. M\u00f6glicherweise ben\u00f6tigen Sie etwas Unterst\u00fctzung, um einen reibungslosen Ablauf zu gew\u00e4hrleisten. Wenn ja, sind wir f\u00fcr Sie da. Als Experten f\u00fcr Konferenzmanagement und Mitglied der International Association of Professional Congress Organisers verf\u00fcgen wir \u00fcber das n\u00f6tige Know-how und Humankapital, um jede Facette Ihrer Konferenz von Anfang bis Ende zu konzipieren, zu planen, zu leiten und zu koordinieren und sicherzustellen, dass nichts dem Zufall \u00fcberlassen wird. <\/span><a href=\"https:\/\/congrex.com\/about-us\/contact\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><span style=\"font-weight: 400;\">Kontakt<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. <\/span> <\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u2014\u2014<\/span><\/p>\n<p>Congrex Schweiz ist eine international t\u00e4tige Agentur, die massgeschneiderte L\u00f6sungen anbietet. Dies umfasst die gesamte Organisation von Konferenzen und Tagungen, einschlie\u00dflich der Verwaltung von Hotelzimmern und strategischer Beratung. J\u00e4hrlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit \u00fcber 73&#8217;000 Delegierten. Zu unseren Kunden geh\u00f6ren internationale Verb\u00e4nde, Regierungsorganisationen und Unternehmen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wichtiger Hinweis: wir haben eine aktualisierte Version dieses Blog Posts verf\u00fcgbar: Erfolgreiches Kongressmanagement f\u00fcr das 21. Jahrhundert Dank unserer langj\u00e4hrigen gemeinsamen Erfahrung im Kongressmanagement haben wir eine Menge Erkenntnisse gewonnen. Das kann ein einsch\u00fcchterndes Unterfangen sein, vor allem, wenn Sie Ihre erste Konferenz planen, denn es gibt mehrere Komponenten, die zusammengef\u00fcgt werden m\u00fcssen. 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