{"id":22995352,"date":"2023-04-24T12:24:08","date_gmt":"2023-04-24T10:24:08","guid":{"rendered":"https:\/\/congrex.com\/allgemein\/the-key-factors-for-planning-a-conference-successfully\/"},"modified":"2024-03-26T05:55:04","modified_gmt":"2024-03-26T04:55:04","slug":"the-key-factors-for-planning-a-conference-successfully","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/congrex.com\/de\/blog-de\/the-key-factors-for-planning-a-conference-successfully\/","title":{"rendered":"Die wichtigsten Faktoren f\u00fcr die erfolgreiche Planung einer Konferenz"},"content":{"rendered":"<h1><span style=\"font-weight: 400;\">Leitlinien f\u00fcr die Konferenzplanung 2023<\/span><\/h1>\n<p>Die Veranstaltungsbranche entwickelt sich st\u00e4ndig weiter und passt sich an neue Herausforderungen und ver\u00e4nderte Erwartungen an. Dieser Artikel enth\u00e4lt aktualisierte Leitlinien, die Konferenzorganisationsaussch\u00fcssen bei der Planung einer erfolgreichen und rentablen Konferenz helfen sollen.<\/p>\n<h2>Ein neues Konzept f\u00fcr die Konferenzplanung<\/h2>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-46658 size-full\" src=\"https:\/\/congrex.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/conference-planning-phase.jpg\" alt=\"Eine Gruppe von vier Personen im Gespr\u00e4ch \u00fcber die Planung einer Konferenz.\" width=\"713\" height=\"474\"><\/p>\n<p>Die Organisation einer Veranstaltung ist ein zeitkritischer, schrittweiser Prozess, der sich wie folgt skizzieren l\u00e4sst:<\/p>\n<h3>Definitionsphase (10 bis 12 Monate)<\/h3>\n<ul>\n<li>Festlegung finanzieller Ziele<\/li>\n<li>Festlegung des Budgets<\/li>\n<li>Thema definieren<\/li>\n<li>Entscheidung f\u00fcr ein Format (gemischt, pers\u00f6nlich, vollst\u00e4ndig online)<\/li>\n<li>Sicherung von Patenschaften<\/li>\n<li>Bildung eines Planungsteams<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Planungsphase (8 bis 10 Monate)<\/h3>\n<ul>\n<li>Datum<\/li>\n<li>Standort<\/li>\n<li>Veranstaltungsort<\/li>\n<li>Tagesordnung der Konferenz<\/li>\n<li>Best\u00e4tigen der Redner<\/li>\n<li>Kontaktaufnahme mit Lieferanten<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Branding- und Werbephase (8 Monate bis zum Veranstaltungsdatum)<\/h3>\n<ul>\n<li>Beginn der Vermarktung der Veranstaltung<\/li>\n<li>Einrichtung der Website der Veranstaltung<\/li>\n<li>Er\u00f6ffnung von Registrierungen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Obwohl alle diese Schritte erforderlich sind, schlagen wir in diesem Artikel einen aktualisierten Ansatz f\u00fcr die Konferenzplanung vor. Der Ansatz zielt auf drei Kernfaktoren einer professionellen Sitzung ab, n\u00e4mlich:<\/p>\n<ul>\n<li>Zu den Inhalten geh\u00f6ren das Konferenzthema, Werbematerialien und Online-Inhalte, die auf der Konferenz-Website und in den sozialen Medien ver\u00f6ffentlicht werden.<\/li>\n<li>Menschen, die von den Hauptrednern bis zu den Konferenzteilnehmern alles abdecken und das interne Planungsteam sowie alle externen Mitarbeiter einschlie\u00dfen.<\/li>\n<li>Technologie, einschlie\u00dflich der Hilfsmittel zur Unterst\u00fctzung des Konferenzprogramms, von der audiovisuellen Einrichtung vor Ort bis hin zu den technischen Systemen f\u00fcr die Teilnehmerregistrierung.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Elemente sind f\u00fcr den Erfolg der Konferenz von entscheidender Bedeutung und unterstreichen andere planungsbezogene Entscheidungen wie Veranstaltungsort, Datum, Logistik usw. Schauen wir uns die einzelnen Faktoren im Detail an.<\/p>\n<h2>  Entscheidende Faktoren f\u00fcr die Planung einer erfolgreichen Konferenz<\/h2>\n<h3><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-46662\" src=\"https:\/\/congrex.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/conference-planning-content.jpg\" alt=\"Eine Frau mit einem Bild hinter dem Kopf, das f\u00fcr kreative Ideen zur Planung von Konferenzinhalten steht\" width=\"713\" height=\"474\"><\/h3>\n<h3>Inhalt<\/h3>\n<h4>  Thema der Konferenz<\/h4>\n<p>Die Planung einer erfolgreichen Konferenz beginnt mit der Auswahl eines relevanten Themas. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Inhalte f\u00fcr Ihr Zielpublikum ansprechend sind.<\/p>\n<p>Ein relevantes Konferenzthema ist zeitgem\u00e4\u00df und ber\u00fccksichtigt die neuesten Entwicklungen in der Branche. Au\u00dferdem ist es beruflich f\u00fcr die Delegierten anwendbar. Das Thema muss f\u00fcr die Teilnehmer attraktiv sein, verschiedenen Profilen einen Mehrwert bieten und in erster Linie umsetzbar sein.<\/p>\n<p>Denken Sie daran, dass eine Konferenz umso rentabler ist, je relevanter das Thema ist, also planen Sie diesen Aspekt unter Ber\u00fccksichtigung der finanziellen Ziele der Veranstaltung.<\/p>\n<h4>Inhalt Format<\/h4>\n<p>Um sicherzustellen, dass die Inhalte interaktiv und fesselnd sind, sollten Sie eine Mischung aus verschiedenen Sitzungsformaten einplanen und sicherstellen, dass sie dem Inhalt angemessen sind.<\/p>\n<p>Einige Themen eignen sich besser f\u00fcr runde Tische oder Podiumsdiskussionen, andere f\u00fcr traditionelle Pr\u00e4sentationen oder Seminare und wieder andere lassen sich am besten durch Live-Demos vermitteln.<\/p>\n<h4>Online-Inhalte<\/h4>\n<p>F\u00fcr optimale Effizienz und Konsistenz sollten Online-Inhalte in einem Kalender geplant werden, der mindestens die folgenden <a href=\"https:\/\/influencermarketinghub.com\/virtual-event-statistics\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Werbekan\u00e4le<\/a> umfasst:<\/p>\n<ul>\n<li>Website der Veranstaltung<\/li>\n<li>Soziale Medien<\/li>\n<li>E-Mail-Marketing<\/li>\n<\/ul>\n<p>Soziale Medien<a href=\"https:\/\/www.eventbrite.com.au\/blog\/academy\/8-ways-to-use-linkedin-for-event-marketing-ds00\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">(insbesondere LinkedIn<\/a> und Twitter) k\u00f6nnen dazu beitragen, die Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung zu lenken. Planen Sie au\u00dferdem Pressemitteilungen und Anzeigeninhalte, um Ihre Online-Strategie zu erg\u00e4nzen.<\/p>\n<p>Alle Inhalte, die auf Online-Kan\u00e4len ver\u00f6ffentlicht werden, sollten den Wert Ihrer Veranstaltung hervorheben und die konkreten Vorteile einer Teilnahme verdeutlichen.<\/p>\n<p><strong>Verwandt: <a href=\"https:\/\/buzzsumo.com\/blog\/how-to-achieve-event-marketing-outcomes-through-content-marketing-methods\/\">Content-Marketing-Methoden f\u00fcr Event-Marketing-Ergebnisse<\/a><\/strong><\/p>\n<h2><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-46664\" src=\"https:\/\/congrex.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/conference-planning-people.jpg\" alt=\"Eine Gruppe gl\u00fccklicher Menschen, die f\u00fcr die Bedeutung von Netzwerken und Kontakten bei der Konferenzplanung steht.\" width=\"713\" height=\"474\"><\/h2>\n<h2>Menschen<\/h2>\n<h3>  Redner<\/h3>\n<ul>\n<li>Die richtigen Redner werden Ihre Veranstaltung aufwerten. Planen Sie einen multimethodischen Ansatz, um eine herausragende Namensliste zu erstellen:<\/li>\n<li>Ver\u00f6ffentlichen Sie eine Ausschreibung auf Ihrer Website und Ihren Social-Media-Kan\u00e4len und versenden Sie sie \u00fcber Ihren Newsletter oder Ihre Abonnenten-E-Mails.<\/li>\n<li>Schauen Sie sich aktuelle Ver\u00f6ffentlichungen der Branche an, um einige Namen zu finden.<\/li>\n<li>Suchen Sie proaktiv \u00fcber die Suchfunktion von LinkedIn nach geeigneten Kandidaten. Sie k\u00f6nnen nach f\u00fchrenden Namen in Ihrer Branche suchen, bestehende Kontakte durchgehen oder nach Fachleuten suchen, die &#8222;Redner&#8220; oder &#8222;Hauptredner&#8220; in ihrem Titel oder ihrer Biografie angegeben haben.<\/li>\n<li>Befragen Sie schlie\u00dflich die Teilnehmer der vergangenen Jahre, um herauszufinden, wen sie sich als Redner f\u00fcr die diesj\u00e4hrige Veranstaltung w\u00fcnschen w\u00fcrden.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Teilnehmer an der Konferenz<\/h3>\n<p>In bestimmten Branchen kann sich das typische Teilnehmerprofil ver\u00e4ndert haben oder aufgrund der Auswirkungen der Gro\u00dfen Resignation und ihrer Folgen f\u00fcr die Unternehmenswelt nicht mehr zutreffen. Andererseits haben Sie vielleicht neue Interessenten, die Sie ansprechen wollen, also ist Recherche ein Muss.<\/p>\n<p>Der Schl\u00fcssel liegt darin, zu verstehen, welche Art von Einblicken Ihr Publikum ver\u00e4ndern w\u00fcrde, und sicherzustellen, dass Sie auf unterschiedliche Bed\u00fcrfnisse und Profile eingehen.<\/p>\n<p><strong>Verwandt: <a href=\"https:\/\/www.amexglobalbusinesstravel.com\/content\/uploads\/2017\/09\/Understanding-Your-Attendees.pdf\">Sechs Teilnehmerprofile und was sie von einer Konferenz erwarten<\/a><\/strong><\/p>\n<h3>Interne und externe Teams<\/h3>\n<p>Stellen Sie bereits zu Beginn der Konferenzplanung ein Projektmanagementteam zusammen und legen Sie fest, welche Teammitglieder was wann tun werden.<\/p>\n<p>Ebenso wichtig ist es, ein reibungsloses Verh\u00e4ltnis zwischen dem internen Team und externen Auftragnehmern, Lieferanten und Freiwilligen zu gew\u00e4hrleisten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sie eine gemeinsame Vision haben und \u00fcber die richtigen Kommunikationsmittel verf\u00fcgen.<\/p>\n<p><strong>Verwandt: <a href=\"https:\/\/congrex.com\/blog\/meeting-management-how-to-organise-a-conference-with-roles-defined\/\">Wie man eine Konferenz mit festgelegten Rollen organisiert<\/a><\/strong><\/p>\n<p>Eine erfolgreiche Konferenzlogistik h\u00e4ngt in hohem Ma\u00dfe davon ab, daher sollten Sie von allen Beteiligten ein direktes Feedback einholen. Finden Sie heraus, was sie f\u00fcr ihre Arbeit ben\u00f6tigen, mit welchen Problemen sie zu k\u00e4mpfen haben, und legen Sie die Verfahren f\u00fcr den Fall fest, dass etwas schief geht.<\/p>\n<h3>Sponsoren<\/h3>\n<p>Legen Sie eine Datenbank mit potenziellen Sponsoren an, indem Sie einen Sponsorenmarktplatz oder Leads von Veranstaltungen der vergangenen Jahre nutzen. Es kann hilfreich sein, die Datenbank nach verschiedenen Aspekten der Veranstaltung zu segmentieren (Auszeichnungen, Technik, F&amp;B, Reisen und Gastgewerbe, Medien usw.).<\/p>\n<p>Halten Sie au\u00dferdem f\u00fcr jede Option ein <a href=\"https:\/\/www.eventbrite.com\/blog\/sponsorship-packages-ds00\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Sponsoring-Paket<\/a> bereit, in dem Ihre gemeinsame Vision, die gemeinsamen Ziele und der Nutzen f\u00fcr den Sponsor dargelegt werden.<\/p>\n<h3>Vernetzung und Interaktion<\/h3>\n<p><a href=\"https:\/\/www.iaee.com\/resources\/decision-to-attend-study\/\">DieM\u00f6glichkeit<\/a><a href=\"https:\/\/www.iaee.com\/resources\/decision-to-attend-study\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"> zum Netzwerken<\/a>, ist nach wie vor ein wichtiger Grund f\u00fcr die Teilnahme an einer Konferenz. In der Vergangenheit wurde von den Teilnehmern erwartet, dass sie sich selbst um die Suche nach M\u00f6glichkeiten und die Organisation von Treffen k\u00fcmmerten. Heutzutage ist die Ausweitung von Gesch\u00e4ftsbeziehungen dank der Technologie ein integraler Bestandteil einer Konferenz und erfordert nur ein paar Fingertipps auf dem Bildschirm.<\/p>\n<p>Die Vernetzung zu erleichtern:<\/p>\n<ul>\n<li>W\u00e4hlen Sie einen Veranstaltungsort und ein Layout, das eine rege menschliche Interaktion f\u00f6rdert.<\/li>\n<li>W\u00e4hlen Sie eine Event-App mit Funktionen f\u00fcr Matchmaking, Kommunikation und Terminbuchung.<\/li>\n<li>Wenn es sich um eine hybride Konferenz handelt, stellen Sie sicher, dass Ihre virtuellen Pausenr\u00e4ume verf\u00fcgbar sind.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-46666\" src=\"https:\/\/congrex.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/conference-planning-technology.jpg\" alt=\"Eine Gruppe junger gl\u00fccklicher Menschen, die Ger\u00e4te in der Hand halten, stehen f\u00fcr den Einsatz von Technologie in der modernen Konferenzplanung.\" width=\"713\" height=\"474\"><\/h2>\n<h2>Technologie<\/h2>\n<ul>\n<li><strong> <\/strong>Die technischen Grundlagen der Konferenzplanung sind:<\/li>\n<li>Ein Werkzeug f\u00fcr die Projektverwaltung<\/li>\n<li>Eine Veranstaltungs-Website<\/li>\n<li>Software zur Bearbeitung von Anmeldungen und Check-ins<\/li>\n<li>Ein CRM zur Verwaltung der Prozesse und der Kommunikation mit Rednern, Teilnehmern, Sponsoren usw.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Verwandt: <a href=\"https:\/\/congrex.com\/blog\/digital-transformation-conference-planning\/\">Wie die digitale Transformation Ihre Konferenzplanung verbessern kann<\/a><\/strong><\/p>\n<h3>Vor-Konferenz Technik<\/h3>\n<p><a href=\"https:\/\/www.eventbrite.com\/blog\/academy\/4-benefits-launching-event-page-early\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">DieKonferenz<\/a><a href=\"https:\/\/www.eventbrite.com\/blog\/academy\/4-benefits-launching-event-page-early\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">-Website<\/a> sollte die wichtigsten Informationen \u00fcber die Veranstaltung \u00fcbersichtlich darstellen und ist auch ein hervorragender Ort, um f\u00fcr Ihre Veranstaltung zu werben. Erstellen Sie einen Inhaltskalender mit einer Mischung aus FAQs, Videointerviews mit Rednern oder Teilnehmern fr\u00fcherer Jahre, Artikeln \u00fcber das Reiseziel, Links zu sozialen Medien, Hinweisen auf Sponsoren usw.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/influencermarketinghub.com\/social-media-automation-tools\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">A<\/a><a href=\"https:\/\/influencermarketinghub.com\/social-media-automation-tools\/\">utomatisierungstools<\/a> f\u00fcr<a href=\"https:\/\/influencermarketinghub.com\/social-media-automation-tools\/\">soziale Medien <\/a> k\u00f6nnen den Werbeprozess f\u00fcr Veranstaltungen optimieren und <a href=\"https:\/\/www.eventzilla.net\/blog\/event-resources\/how-to-sell-event-tickets-using-social-media\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">die Anmeldezahlen steigern<\/a>.<\/p>\n<p>Es w\u00e4re hilfreich, wenn Sie auch ein zuverl\u00e4ssiges E-Mail-Marketing-Tool h\u00e4tten, um Ihre Kontaktliste zu segmentieren und personalisierte Nachrichten zu versenden. Denken Sie daran, kurze Videobotschaften einzuf\u00fcgen, um die E-Mails ansprechend zu gestalten.<\/p>\n<h3>W\u00e4hrend der Konferenz<\/h3>\n<p>Die geeignete Event-App kann wichtige Aufgaben \u00fcbernehmen, von virtuellen Helpdesk-Funktionen bis hin zum Branding-Matchmaking, einschlie\u00dflich Live-Fragen und Antworten, Umfragen, Social Walls, Live- und On-Demand-Streaming, personalisierten Benachrichtigungen und <a href=\"https:\/\/www.socialpoint.io\/event-gamification\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Gamification<\/a>.<\/p>\n<p>Die Wahl der Konferenztechnik h\u00e4ngt auch davon ab, ob die Veranstaltung in mehreren Formaten verf\u00fcgbar sein wird. Auch wenn Sie keine hybride Konferenz planen, kann es sich lohnen, einige <a href=\"https:\/\/help.eventmobi.com\/en\/knowledge\/what-is-a-simulive-session\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">simulative (Webinar-)Sitzungen<\/a>mit einem Live-Intro und Outro oder einer virtuellen Frage- und Antwortrunde am Ende einzubauen.<\/p>\n<p><strong>Verwandt: <a href=\"https:\/\/socio.events\/blog\/latest-event-technology-trends\">Neueste Veranstaltungstechnologien<\/a><\/strong><\/p>\n<h3>Technik nach der Konferenz<\/h3>\n<p><strong> <\/strong>Suchen Sie in der Planungsphase nach einer technischen L\u00f6sung, die die Integration zwischen der Event-App und Ihrem CRM erm\u00f6glicht, damit Sie Erkenntnisse und Eventdaten zu Ihrem Vorteil nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Die gew\u00e4hlten technischen Hilfsmittel sollten es Ihnen erm\u00f6glichen, wichtige Aktivit\u00e4ten im Anschluss an die Konferenz durchzuf\u00fchren, z. B:<\/p>\n<ul>\n<li>Zusammenstellung von Ereignisdaten.<\/li>\n<li>Erstellung und Versand von Veranstaltungs-Highlights und\/oder einer Zusammenfassung der Ressourcen.<\/li>\n<li>Versand von Umfragen an die Delegierten, um ihnen zu danken und Feedback einzuholen.<\/li>\n<li>Analyse von Daten, um Schlussfolgerungen f\u00fcr k\u00fcnftige Ereignisse ziehen zu k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Checkliste f\u00fcr die Konferenzplanung<\/h3>\n<ul>\n<li>Definieren Sie finanzielle Ziele und ein Budget.<\/li>\n<li>Thema w\u00e4hlen<\/li>\n<li>Entscheiden Sie sich f\u00fcr ein Format<\/li>\n<li>Entscheiden Sie \u00fcber die Anmeldegeb\u00fchren<\/li>\n<li>Erstellen Sie ein Planungsteam f\u00fcr die Veranstaltung<\/li>\n<li>Entscheiden Sie, ob Sie mit einem PCO zusammenarbeiten wollen<\/li>\n<li>W\u00e4hlen Sie das Datum, den Veranstaltungsort und die Location<\/li>\n<li>Sponsoring-Pakete erstellen<\/li>\n<li>Kontakt zu potenziellen Sponsoren<\/li>\n<li>Entscheiden Sie sich f\u00fcr technische Hilfsmittel<\/li>\n<li>Kontakt zu Lieferanten und Verk\u00e4ufern<\/li>\n<li>Teilnehmerprofile erstellen<\/li>\n<li>Aufforderung zur Einreichung von Beitr\u00e4gen oder proaktiver Kontakt mit Experten<\/li>\n<li>Lautsprecher aufstellen<\/li>\n<li>Konferenzprogramm erstellen<\/li>\n<li>Pressemitteilung herausgeben<\/li>\n<li>Entscheiden Sie sich f\u00fcr ein Preismodell<\/li>\n<li>Erstellen Sie einen Content-Marketing-Kalender<\/li>\n<li>Start der Veranstaltungs-Website<\/li>\n<li>Start der Social-Media-Seiten der Veranstaltung<\/li>\n<li>Einleitung von Marketing- und Werbeaktivit\u00e4ten<\/li>\n<li>Offene Registrierungen<\/li>\n<li>Testen Sie die Event-App<\/li>\n<li>Bestellung von Drucksachen oder Werbematerialien<\/li>\n<li>Machen Sie einen technischen Testlauf am Veranstaltungsort<\/li>\n<li>Best\u00e4tigen Sie, dass die Anbieter \u00fcber die Details verf\u00fcgen, die sie f\u00fcr die Erbringung ihrer Dienstleistungen ben\u00f6tigen.<\/li>\n<li>E-Mail an die Teilnehmer mit den letzten Anweisungen<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Schlussfolgerung<\/h2>\n<p>Im Jahr 2023 drehen sich die Richtlinien f\u00fcr die Konferenzplanung um Inhalte, Menschen und Technologie. Die Beachtung dieser Aspekte und die Befolgung der in diesem Artikel gegebenen Tipps k\u00f6nnen den Prozess vereinfachen und effektiver gestalten, so dass sich Ihr Meeting von anderen abhebt.<\/p>\n<p>Wenn Sie Hilfe bei der Planung Ihrer n\u00e4chsten Konferenz ben\u00f6tigen, wenden Sie sich an die <a href=\"https:\/\/congrex.com\/blog\/when-to-appoint-a-pco\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">PCO-Experten<\/a> von Congrex.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Leitlinien f\u00fcr die Konferenzplanung 2023 Die Veranstaltungsbranche entwickelt sich st\u00e4ndig weiter und passt sich an neue Herausforderungen und ver\u00e4nderte Erwartungen an. Dieser Artikel enth\u00e4lt aktualisierte Leitlinien, die Konferenzorganisationsaussch\u00fcssen bei der Planung einer erfolgreichen und rentablen Konferenz helfen sollen. 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