Auch wenn virtuelle und hybride Veranstaltungen auf dem Vormarsch sind, sind Pr\u00e4senzveranstaltungen im Jahr 2023 wieder gefragt und erfordern einen sorgf\u00e4ltig orchestrierten Planungsprozess, der den neuen Anforderungen und Herausforderungen Rechnung tr\u00e4gt.<\/p>\n
Dieser Artikel enth\u00e4lt aktualisierte Richtlinien und Tipps f\u00fcr die Planung einer erfolgreichen Konferenz, die ein internationales Publikum anzieht und begeistert.<\/p>\n
Der Erfolg eines Kongresses definiert sich \u00fcber zwei Hauptdimensionen:<\/p>\n
Diese beiden Faktoren miteinander in Einklang zu bringen, war schon immer schwierig, aber im derzeitigen Umfeld haben sich die Schwierigkeiten noch versch\u00e4rft. Kongressplaner m\u00fcssen nun den Spagat zwischen der Gestaltung einer hochwirksamen, transformativen Veranstaltung und der Erzielung von Gewinnen bew\u00e4ltigen, was eine Reihe zus\u00e4tzlicher Herausforderungen mit sich bringt:<\/p>\n
In der Praxis besteht die Herausforderung darin, die Kosten einzud\u00e4mmen, ohne dass sich dies nachteilig auf das Engagement der Zielgruppen auswirkt. Wir werden uns nun ansehen, wie man die Planung internationaler Konferenzen angehen und dabei diese Probleme erfolgreich bew\u00e4ltigen kann.<\/p>\n
Der erste Punkt auf der Checkliste f\u00fcr die Planung einer Konferenz ist die Festlegung der Veranstaltungsziele. Ber\u00fccksichtigen Sie die folgenden Faktoren:<\/p>\n
Die Ziele der Konferenz sind oft eine Mischung aus internen und externen Zielen. In dieser Situation kann es hilfreich sein, zu ermitteln, welches Ziel die h\u00f6chste Priorit\u00e4t hat und wie gut es den SMART-Zielkriterien entspricht.<\/p>\n
SMARTe Konferenzziele sind erreichbar und werden in erster Linie durch Ihr Budget bestimmt. Zu den wichtigsten Schritten in diese Richtung geh\u00f6ren:<\/p>\n
Verwandt: Proaktive Budgetierung f\u00fcr Konferenzen<\/a><\/strong><\/p>\n Legen Sie dann fest, wie die Ziele verfolgt und gemessen werden sollen und wer dies tun soll. Sie wollen sich auf ein Team mit Projektmanagement-F\u00e4higkeiten verlassen und ihm die notwendigen Werkzeuge und Ressourcen zur Verf\u00fcgung stellen.<\/p>\n Wenn Ihre Organisation von Personalengp\u00e4ssen betroffen ist oder Ihr derzeitiges Team mehr Erfahrung ben\u00f6tigt, sollten Sie rechtzeitig Schulungen planen, um sicherzustellen, dass das Team \u00fcber die notwendigen F\u00e4higkeiten verf\u00fcgt, um die Veranstaltungsziele zu erreichen.<\/p>\n Internationale Konferenzen m\u00fcssen Monate oder sogar Jahre im Voraus geplant werden, und das gilt umso mehr in der heutigen Zeit.<\/p>\n Was den Termin angeht, m\u00fcssen Sie flexibel sein. Die Veranstaltungsplaner arbeiten so weit im Voraus, dass Ihr Veranstaltungsort bereits ausgebucht sein kann.<\/p>\n Idealerweise sollten Sie einen Standort in der N\u00e4he eines Flughafens w\u00e4hlen. Sie m\u00fcssen jedoch die steigenden Kosten f\u00fcr Gesch\u00e4ftsreisen<\/a> ber\u00fccksichtigen, die bei Flug-, Bahn- und Autoreisen insgesamt um mehr als 25 % gestiegen sind. Am besten ist es, h\u00e4ufig angeflogene Ziele zu w\u00e4hlen, die nur wenige Umsteigeverbindungen erfordern, um m\u00f6glichen Reiseunterbrechungen vorzubeugen.<\/p>\n Personalknappheit kann sich auch auf den gew\u00e4hlten Veranstaltungsort auswirken, und einige Dienstleistungen sind m\u00f6glicherweise nicht verf\u00fcgbar. Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort ein angemessenes Verh\u00e4ltnis zwischen Personal und Delegierten hat, oder ziehen Sie Veranstaltungsorte in Betracht, die nicht so arbeitsintensiv sind. Erkundigen Sie sich auch nach dem Einsatz von Technologien, die bei Personalproblemen helfen k\u00f6nnen (z. B. Self-Check-in, virtueller Desk-Support per Event-App usw.).<\/p>\n Im Durchschnitt sind die Unterkunftskosten um 20% h\u00f6her als 2019<\/a>, und bis 2024 wird mit weiteren Steigerungen gerechnet.<\/p>\n Sie sollten bereits in der Planungsphase Vorkehrungen f\u00fcr die Unterkunft treffen. Einige Veranstaltungsplaner empfehlen, nach Unterkunftsanbietern mit flexiblen K\u00fcndigungsklauseln<\/a> zu suchen (z. B. wenn die Strafen auf einer gleitenden Skala basieren).<\/p>\n Ein \u00fcberzeugendes Programm kann Teilnehmer in ausreichender Zahl anziehen, um die finanziellen Ziele der Veranstaltung zu erreichen. Um die Kosten zu senken, kann das Programm auch an weniger Tagen oder in weniger Sitzungen durchgef\u00fchrt werden. Nicht die L\u00e4nge bestimmt die Wirkung, sondern relevante Inhalte und hochkar\u00e4tige Redner.<\/p>\n Erw\u00e4gen Sie k\u00fcrzere Sitzungen oder eine ausgewogene Mischung aus Standard- und kreativen Inhalten. Pr\u00e4sentationen und Podiumsdiskussionen haben ihren Platz in modernen Konferenzen, ebenso wie interaktive und kreative Sitzungen, die den Dialog und die gemeinsame Gestaltung f\u00f6rdern. Einige Ideen f\u00fcr innovative Sitzungsformate finden Sie hier.<\/a><\/p>\n Denken Sie daran, M\u00f6glichkeiten zur Vernetzung einzubeziehen, die sowohl eine pers\u00f6nliche als auch eine berufliche Weiterentwicklung erm\u00f6glichen. Ber\u00fccksichtigen Sie Sprachbarrieren und erleichtern Sie den Prozess mit einer Matchmaking-Software<\/a>.<\/p>\n Schlie\u00dflichist <\/a> auch das Wohlbefinden <\/a> einwesentlicher Aspekt<\/a> eines wirkungsvollen Konferenzprogramms. Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit neuen Sponsoren in Betracht, um Ihre Konferenz als eine sichere und integrative Veranstaltung zu bewerben, bei der die Zufriedenheit der Teilnehmer an erster Stelle steht.<\/p>\n Wenn das Konferenzprogramm und die Sponsoringpakete f\u00fcr die einzelnen Stufen fertig sind, sprechen Sie potenzielle Sponsoren an. Denken Sie daran, dass auch sie von Kostensteigerungen, Personalproblemen oder Problemen in der Lieferkette betroffen sein k\u00f6nnen, so dass die Suche nach einer gemeinsamen Basis in diesen Bereichen dazu beitragen kann, das Gesch\u00e4ft zu sichern.<\/p>\n Konzentrieren Sie sich auf den unmittelbaren Nutzen der Veranstaltung, aber betonen Sie auch die Langfristigkeit der Beziehung und die M\u00f6glichkeiten einer kontinuierlichen Wertsch\u00f6pfung.<\/p>\n Sie k\u00f6nnen mit einem PCO zusammenarbeiten, der Sponsoren in Ihrer Branche kennt und Sie mit den am besten geeigneten Optionen durch Sponsoring-Management<\/a> in Verbindung bringen kann.<\/p>\n Verwandt: Wie Sie das meiste aus Ihrem Konferenzbudget herausholen<\/a><\/strong><\/p>\n Hochkar\u00e4tige Redner k\u00f6nnen sehr gefragt sein und das Budget sprengen – selbst wenn Sie sich f\u00fcr ein „simulives“ (Webinar) oder Live-Streaming entscheiden, da sich ihre Honorare normalerweise nicht \u00e4ndern. Alternativ dazu kann es sinnvoller sein, sich auf die Wirkung zu konzentrieren, die die Redner auf das Publikum haben.<\/p>\n Ein gutes Verh\u00e4ltnis ist von entscheidender Bedeutung. Beginnen Sie also schon fr\u00fch im Planungsprozess mit dem Aufbau einer Beziehung und seien Sie offen f\u00fcr einen kooperativen Ansatz, bei dem die Redner ihre Ideen einbringen k\u00f6nnen.<\/p>\n Wenn Sie nur \u00fcber ein begrenztes Budget verf\u00fcgen, k\u00f6nnen Sie auch jederzeit Speaker-Sponsoring verkaufen.<\/p>\n Verwandt: Suche nach Rednern f\u00fcr Ihre n\u00e4chste Veranstaltung oder Konferenz: F\u00fcnf wichtige Schritte zum Erfolg<\/a><\/strong><\/p>\n Eine professionelle Konferenz-Website vermittelt durch ein gutes Design und eine einfache Navigation einen starken Eindruck, der den Delegierten vermittelt, was sie von einer pers\u00f6nlichen Teilnahme erwarten k\u00f6nnen.<\/p>\n Ebenso wichtig ist es, in den Monaten vor der Veranstaltung ansprechende Inhalte auf der Website bereitzustellen. Die Inhalte m\u00fcssen nicht nur programmbezogen sein. Internationale Teilnehmer profitieren von Inhalten, die ihnen helfen, sich mit dem Ort, den Gepflogenheiten, den Unternehmungen in der Region und aktuellen Reisetipps vertraut zu machen.<\/p>\n Denken Sie daran, dass die Inhalte f\u00fcr ein internationales Publikum in die wichtigsten Sprachen \u00fcbersetzt werden m\u00fcssen.<\/p>\n Als N\u00e4chstes sollten Sie einen Social-Media-Marketing-Kalender f\u00fcr ausgew\u00e4hlte Social-Media-Plattformen erstellen und ein Team benennen, das Ihre Werbe- und Promotionsaktivit\u00e4ten dort durchf\u00fchrt.<\/p>\n3. Ernennung eines Planungsteams<\/h3>\n
4. W\u00e4hlen Sie ein Datum und einen Ort und buchen Sie Ihren Veranstaltungsort<\/h3>\n
5. Unterkunft organisieren<\/h3>\n
6. Entwicklung eines Programms mit gro\u00dfer Wirkung<\/h3>\n
7. Sponsoren sichern<\/h3>\n
8. Gewinnung hochkar\u00e4tiger Keynote Speaker<\/h3>\n
9. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung online<\/h3>\n