digital medArt basel.20
Die Coronavirus-Krise war eine Herausforderung, aber sie hat auch einige Chancen eröffnet. Virtuelle und hybride Veranstaltungsformate sind beliebter geworden, und immer mehr Unternehmen und Verbände stehen den Möglichkeiten dieser neuen digitalen Formate offen gegenüber. Unser erster Kongress, den wir von einer physischen zu einer virtuellen Veranstaltung adaptierten, war medArt basel.20. Die gesamte Transformation fand in nur vier Wochen statt und war eine enorme Lernmöglichkeit für alle Beteiligten und eine einzigartige Erfahrung für die Sponsoren und Teilnehmer.
MedArt basel.20 war für Juni 2020 geplant und sollte wie jedes Jahr im Universitätsspital Basel, Schweiz, stattfinden. Aufgrund der COVID-19-Pandemie wurde beschlossen, medArt basel.20 als virtuelle Veranstaltung und etwas früher als geplant stattfinden zu lassen, um die bestmögliche Lösung für das Lockdown-Problem zu finden. Die endgültige Entscheidung wurde einige Wochen vor dem neuen Kongresstermin getroffen, so dass nur begrenzte Zeit zur Verfügung stand, um eine vollständige und ansprechende virtuelle Erfahrung zu kreieren.
MedArt ist eine Konferenz für Allgemeinmediziner, Hausärzte und Internisten, die Vorträge zu einem breiten Spektrum der medizinischen Praxis anbietet. Aufgrund der aktuellen Situation wurden spezielle COVID-19-Sessions in das Konferenzprogramm aufgenommen, und um sicherzustellen, dass so viele Personen wie möglich daran teilnehmen konnten, war die Anmeldung kostenlos.
Congrex Schweiz war für die Gesamtkoordination sowie für die Einrichtung der virtuellen Umgebung und der virtuellen Ausstellung verantwortlich. Die Produktion und Live-Übertragung der Vorträge im Universitätsspital wurde von Nominari Schweiz GmbH übernommen.
7. – 8. Mai 2020 – digital medArt basel.20 geht live
Das digitale medArt-Erlebnis begann am Donnerstag, den 7. Mai um 9:00 Uhr morgens. Von Anfang an war das Interesse groß, und viele Teilnehmer loggten sich ein, um die erste Live-Sitzung im virtuellen Auditorium zu verfolgen.
Viele Teilnehmer besuchten auch die Ausstellung, um mit einer breiten Auswahl von Ausstellern in Kontakt zu treten und sich über ihre neuesten Produkte zu informieren.
Am 8. Mai begann die nächste Runde des virtuellen Kongresses mit einer kleinen Panne. Wie am Tag zuvor sollte die erste Sitzung um 9.00 Uhr beginnen, aber leider gab es einen Stromausfall in der Universitätsklinik. Wir waren jedoch mit einem Notfallplan vorbereitet. Wir konnten auf Material umschalten, das sich nicht im Raum , und auf einen Server, der sich an einem anderen Ort befand. Unser Team informierte die Teilnehmer auf der Plattform über die Push-Benachrichtigungen über die Situation und setzte sich mit ihnen in der virtuellen Umgebung in Verbindung, wodurch die Zufriedenheit hoch blieb. Die Live-Sitzung wurde nur 30 Minuten später wieder aufgenommen.
Wissenschaftliche Inhalte in einem virtuellen Format präsentieren
Ursprünglich plante medArt, ein fünftägiges wissenschaftliches Programm mit über hundert Kursen und Workshops anzubieten. Um das Programm an das virtuelle Format anzupassen, wurde der am wenigsten relevante Inhalt entfernt. Normalerweise hätte jede Session dreißig Minuten gedauert. In der virtuellen Version wurden diese durch zehnminütige Podcasts ersetzt, die in einem Green-Screen-Studio voraufgezeichnet wurden. Die Teilnehmer hatten die Möglichkeit, Fragen vorzubereiten, die anschließend in einer Live-Diskussionssitzung beantwortet wurden.
Wir verfügten über Vorsitzende und einen Moderator aus dem medArt-Team. Der Moderator war für das Erzählen der Geschichte verantwortlich. Der Vorsitzende leitete die Diskussionen. Beide bekamen eine spezielle Schulung, um bestmöglich auf die Situation vorbereitet zu sein. Dank des Moderators, der nicht nur dafür sorgte, dass die Vorträge pünktlich abliefen, sondern der auch die „Stimme“ der Zuhörer war, konnten sich der Vorsitzende und die Redner auf die Inhalte konzentrieren, ohne abgelenkt zu werden oder sich um die Logistik des Programms und die Zeitplanung kümmern zu müssen.
Wir zeichneten weit über dreitausend einmalige Besuche des medArt-Streams auf. Die letzte Session an einem sonnigen Freitagnachmittag zog sogar über 1’100 Teilnehmer an. Im Vergleich dazu hat die letzte Sitzung des physischen Kongresses normalerweise etwa zweihundert Besucher.
Nachdem die Sitzungen in einem Podcast-Format aufgezeichnet wurden, kann das Material auch auf Anfrage eingesehen werden, was den Zugang und die Langlebigkeit des Inhalts gegenüber einem herkömmlichen Format erhöht.
Die virtuelle Ausstellung – Mit Sponsoren auf einer neuen Ebene in Kontakt treten
Sorgfältig entworfene Ausstellerstände, die über die gesamte virtuelle Ausstellungshalle verteilt sind, ermöglichen es den Besuchern, einem physischen Ausstellungserlebnis so nahe wie möglich zu kommen. Die digital medArt basel.20 hatte siebzehn Messestände mit fast 24.000 Standbesuchen. Weitere sieben Sponsoren waren mit ihrem Banner in der virtuellen Umgebung präsent.
Besucher konnten auf einen Stand klicken, um auf Inhalte wie Videos, PDFs, Webinare, Links zu Webseiten usw. zuzugreifen, mit der Möglichkeit, die wichtigsten Informationen herunterzuladen oder in ihrer persönlichen Aktentasche zu speichern. Sie konnten sogar über eine Live-Chat-Funktion mit den Standvertretern interagieren.
Insgesamt waren die Sponsoren mit der virtuellen Ausstellung sehr zufrieden. Sie waren beeindruckt, dass das System so reibungslos funktionierte und empfanden die Veranstaltung als eine interessante Erfahrung.
Besondere Räume für besondere Erlebnisse
Da das Begleitprogramm nicht wie üblich stattfinden konnte, hat sich medArt etwas ganz Besonderes einfallen lassen. Der Saal „Culture Program“ lud die Teilnehmenden zu einem virtuellen Rundgang durch mehrere Museen in Basel ein.
Um sicherzustellen, dass die Kongressbesucher nicht die ganze Zeit im Sitzen verbrachten, bot der Stay-Fit-Raum verschiedene Trainingsvideos an, die die Teilnehmer dazu ermutigten, aufzustehen und sich zu bewegen.
Darüber hinaus bot die virtuelle Umgebung eine COVID-19-Bibliothek mit mehr als vierzig thematisch verwandten Arbeiten.
Kurzfristige Gewinnung von Teilnehmern über Social Media
Aufgrund der Kurzfristigkeit des Projekts entschieden wir uns für eine kombinierte Strategie von Markeninhalten in sozialen Medien mit Influencer- und Performance-Marketing – in diesem Fall Google Adwords und Facebook Ads.
Wir erstellten eine umfassende Liste von Influencer (Ärzte, Ärztekammern und Publikationen) im deutschsprachigen Raum (Schweiz, Deutschland, Österreich), die einen inhaltlichen Bezug zur medArt haben oder haben könnten. Zusätzlich zu diesen Influencern erstellten wir eine Analyseliste mit mehr als zweihundert Keywords zum Thema und eine gezielte Werbung über Google und Facebook. Für die Anzeigen haben wir unsere eigenen Imagekarten erstellt.
Die Zahl der Social Media-Anhänger stieg um über 40%, wobei insbesondere das LinkedIn-Konto um über 700% wuchs.
Rückblick und Zahlen
Der erste digital medArt-Kongress war mit mehr als 4.000 Teilnehmern ein großer Erfolg. Zum Vergleich: In den vergangenen Jahren meldeten sich in der Regel etwa 1.500 Personen an.
Dank des virtuellen Kongresses konnten Menschen aus der ganzen Welt teilnehmen – medArt zog Teilnehmer aus so unterschiedlichen Ländern wie den Vereinigten Staaten, Vietnam, Australien und Indien an. Dennoch kam die grösste Zahl der Teilnehmer mit über 80% aus der Schweiz.
Eine nach dem Kongress durchgeführte Umfrage zeigte, dass 95% der Besucher mit dem digitalen Format entweder zufrieden oder sehr zufrieden waren. Die Mehrheit der Teilnehmenden wünscht sich eine Fortsetzung der medArt in einem hybriden Format.
Was unsere Kunden sagen
"Due to the COVID-19 situation, we converted our physical congress into a digital event with virtual exhibition within only 4 weeks. I would like to thank Congrex Switzerland for the professional organisation of our congress at short notice. I was always able to express my concerns directly, which were implemented with great commitment and to my complete satisfaction. We have received plenty of positive feedback for the digital medArt. This success was only possible with a dedicated, fully motivated congress team."
