Wir möchten Ihnen Nicole, Senior Accommodation Manager bei Congrex Switzerland, vorstellen.
Welche Position hast Du bei Congrex inne und für welche Tätigkeiten bist Du zuständig?
Als ich vor 15 Jahren zu Congrex (damals AKM Travel) kam, begann ich in der Verkaufsabteilung für Accommodation. Von Anfang an war ich für europäische Projekte zuständig, wobei ich anfangs mit einem erfahreneren Kollegen zusammenarbeitete, um mir das Wissen anzueignen. Doch schon bald wurde mir mein erstes „eigenes“ größeres Projekt übertragen, bei dem ich die Hauptverantwortung trug. Von da an habe ich unzählige Projekte in Europa und auch einige in Übersee bearbeitet.
Innerhalb des Hotelteams würde ich sagen, dass ich der „Experte“ für den Verkauf von Unterkünften im Team bin. Allerdings haben wir in den letzten Jahren das gesamte Hotelteam so aufgestellt, dass es flexibler arbeiten und sich gegenseitig helfen kann, unabhängig davon, über welches Fachwissen ein Mitglied verfügt. Für mich persönlich bedeutet das, dass ich in den Einkauf von Unterkünften für unsere Veranstaltungen involviert bin und von meinen Einkaufsexperten-Kollegen im Team viel tiefergehendes Wissen erhalten habe.
Was sind derzeit die größten Herausforderungen beim Accommodation Management für Kongresse?
Die Herausforderung, vor der wir jetzt stehen, da die Kongresswelt wieder beginnt, persönliche Kongresse (oder zumindest hybride Kongresse) zu planen, besteht darin, mit den Hotels ein Höchstmaß an Flexibilität auszuhandeln, damit wir flexible und nachsichtige Bedingungen an unsere Teilnehmer weitergeben können.
Im Rahmen der COVID-19-Pandemie ist das Gastgewerbe wahrscheinlich am stärksten betroffen, da Reisen nicht oder nur sehr eingeschränkt erlaubt sind. Im Kongressgeschäft war es möglich, auf digitale Veranstaltungen umzusteigen, aber leider ist die Unterbringung nicht Teil der digitalen Welt. Die erste Herausforderung, die wir in der Krise zu bewältigen hatten, bestand daher darin, die Buchungen für alle Kongresse zu stornieren, die entweder abgesagt wurden oder nur in digitaler Form stattfanden. Das bedeutete viel Kommunikation mit den Teilnehmern auf der einen Seite und zahlreichen Hotels in mehreren Städten auf der anderen Seite. Die zweite Herausforderung, vor der wir jetzt stehen, da die Kongresswelt wieder beginnt, persönliche (oder zumindest hybride) Kongresse zu planen, besteht darin, mit den Hotels ein Höchstmaß an Flexibilität auszuhandeln, damit wir flexible und nachsichtige Bedingungen an unsere Teilnehmer weitergeben können.
Welches ist Ihr persönliches Lieblingshotel, und warum?
Hmm … eine schwierige Frage. Es gibt so viele schöne Hotels, in denen ich schon war, aber wenn ich mich heute entscheiden müsste, wäre es wahrscheinlich das Caesars Palace in Las Vegas. Die gesamte Erfahrung eines Aufenthalts in einem solchen Hotel ist erstaunlich, von der surrealen Atmosphäre im Casino bis zur Nachbildung des alten Roms.
Die gesamte Erfahrung eines Aufenthalts in einem solchen Hotel ist erstaunlich, von der surrealen Atmosphäre im Casino bis zur Nachbildung des alten Roms.
Neben dem Unterkunftsmanagement kümmern Sie sich auch um die Gesamtorganisation von kleineren Veranstaltungen. Wie gefällt Ihnen diese neue Aufgabe?
Das ist für mich eine sehr spannende Erfahrung, auch wenn ich ständig mit unzähligen Themen konfrontiert werde, über die ich vorher nicht einmal nachgedacht, geschweige denn sie erlebt habe, da ich nie direkt in die jeweiligen Bereiche der Organisation eingebunden war. Es ist auch sehr schwierig, da ich viel Hilfe von meinen Fachkollegen in den verschiedenen Abteilungen benötige, wodurch ich mich manchmal ziemlich hilflos (und frustriert) fühle, da ich nicht so schnell weitermachen kann, wie ich es gerne würde, und mich auf die Hilfe anderer verlassen muss.
Erzählen Sie uns von der spannendsten, lustigsten oder herausforderndsten Kongresserfahrung, die Sie während Ihrer Zeit bei Congrex gemacht haben.
In diesen 15 Jahren gab es so viele lustige und aufregende Erinnerungen, dass diese Frage wirklich schwierig ist. Ich habe zwei Erfahrungen ausgewählt, die wahrscheinlich zu den ungewöhnlichsten Konferenzen gehören, an denen ich teilgenommen habe.
Im Jahr 2007 organisierten wir einen Kongress auf Rhodos. Dies war in vielerlei Hinsicht etwas ganz Besonderes, angefangen bei der Kommunikation mit den Hotels (die nicht sehr an das Kongressgeschäft gewöhnt waren) bis hin zur allgemeinen Zugänglichkeit der Insel. Von den logistischen Herausforderungen für meine Kollegen und Teilnehmer will ich gar nicht erst anfangen.
Auf jeden Fall fand der Kongress in einem riesigen Hotel-/Kongresszentrumskomplex mit einem ebenso riesigen Hotelkomplex direkt gegenüber statt. Wir waren in der Lage, praktisch alle Gäste in diesen beiden Hotels unterzubringen, was bedeutete, dass wir jeden Tag eine lange Liste von Änderungen vorzunehmen hatten. In Anbetracht der, sagen wir mal, südlicheren Arbeitsweise war es für uns am einfachsten, die Änderungen direkt im Hotel vorzunehmen, und so verbrachten mein Kollege und ich viele Stunden in den Reservierungsbüros dieser beiden Hotels, um alle Änderungen durchzugehen und alles an Ort und Stelle ändern zu lassen! Damals war das Rauchen in den Räumen noch erlaubt, so dass wir immer nach geräucherten Würsten rochen, wenn wir endlich aus den Büros kamen.
Eine zweite, sehr einprägsame Erfahrung war die Organisation des OSZE Meetings 2014 in Basel. Das war ganz anders als alles, was wir bisher gemacht hatten, denn es gab sehr strenge Regeln, die eingehalten werden mussten, und alles musste mit den politischen und sicherheitstechnischen Protokollen übereinstimmen. Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, bedeutete dies, dass wir sehr eng mit den wichtigsten Hotels, der Polizei und dem Schweizer Verband zusammenarbeiten mussten, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung für alle Beteiligten ein Erfolg wird. Sicherlich ein Ereignis, das ich nicht so schnell vergessen werde!
