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Eine neue Vision von Event-Marketing für PCOs

von | Sep 27, 2021 | Blog

Event-Marketing für moderne PCOs. Vor einigen Monaten veröffentlichten wir einen Blogbeitrag über die Rolle des professionellen Kongressorganisators. Die wesentliche Prämisse war die Notwendigkeit für professionelle Konferenzveranstalter (PCOs), sich schnell an den Wandel anzupassen, unabhängig davon, ob der Wandel aus den Bedürfnissen der Kunden oder aus technologischen Fortschritten resultiert.

Im weiteren Verlauf des Artikels haben wir sechs Dienstleistungen hervorgehoben, die Konferenzveranstalter des 21. Jahrhunderts anbieten müssen, um an der Spitze zu bleiben. Wir werden jeden dieser Dienste in zukünftigen Artikeln im Detail untersuchen. Im heutigen Blogbeitrag ist es nun an der Zeit, sich dem Eventmarketing zuzuwenden.

Warum Update Event Marketing Services

Die richtige Strategie für das Eventmarketing erfordert Zeit und Ressourcen. Verständlicherweise ziehen es manche Veranstalter vor, bei dem zu bleiben, was sie kennen, und aktualisieren ihr Marketingkonzept nur selten.

Wir müssen jedoch sehen, dass das Marketing nicht nur beim Verkauf von Dienstleistungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen eine Rolle spielt, sondern auch bei der Definition oder Neudefinition der eigentlichen Mision des organisierenden Verbandes. Obwohl diese Mission, oder Auftrag, in den Werten der Organisation verankert ist und sich im Laufe der Zeit kaum ändert, muss die Art und Weise, wie sie der Öffentlichkeit präsentiert wird, gelegentlich aktualisiert werden.

Verschiedene Marketingtechniken können dabei helfen, mit einer fachmännisch ausgearbeiteten Botschaft, die auf die Interessen von Sponsoren, Verbandsmitgliedern und potenziellen Delegierten abgestimmt ist, Marke und Stimme zu setzen. Der folgende Abschnitt befasst sich mit zwei vorrangigen Marketingbereichen, mit denen professionelle Konferenzveranstalter vertraut sein müssen.

Multi-Channel-Marketing

„Gehen Sie dorthin, wo Ihre Zielgruppe hingeht“ ist eine grundlegende Marketingprämisse. Professionelle Veranstaltungsorganisatoren wissen seit jeher um die Bedeutung dieses Grundsatzes. Heutzutage sehen sich die PCOs jedoch mit einer zusätzlichen Herausforderung konfrontiert: Die Veranstaltungsteilnehmer befinden sich nicht mehr an einem einzigen Ort, sondern in mehreren virtuellen Umgebungen. In diesem Szenario wird das Multi-Channel-Marketing von unschätzbarem Wert.

Ein Branchenevent beispielsweise wird Fachleute interessieren, die sich virtuell auf Online-Plattformen wie LinkedIn treffen. Etablierte medizinische Konferenzen haben in der Regel einen Hashtag, dem die Teilnehmer der vergangenen Jahre auf Twitter oder LinkedIn folgen.

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Wir dürfen nicht vergessen, dass, auch wenn die sozialen Medien heute zum Alltag gehören, andere Kanäle weiterhin gezielt genutzt werden müssen. Dies ist der Fall beim E-Mail-Marketing für Veranstaltungen, das hohe Öffnungs- und Klickraten aufweist. Die meisten Menschen lesen ihre E-Mails täglich – aber sie lassen sie auch ungelesen oder löschen sie, wenn sie nicht relevant sind.

Weitere Bereiche, in denen Inhalte einen Mehrwert bieten können, sind:

  • Werbung in beliebten branchenspezifischen Podcasts.
  • Gast-Blogging.
  • Videoinhalte werden auf der Website der Veranstaltung veröffentlicht.

Wo es möglich ist und je nach den Beschränkungen von Covid ist es auch sinnvoll, Online-Marketing-Kanäle mit konventionelleren Optionen zu verstärken, wie zum Beispiel:

  • Werbung bei anderen Veranstaltungen, die sich an das gleiche Publikum richten.
  • Werbeveranstaltungen in den Städten, in denen sich die Zielgruppen befinden.

Die Erstellung von Inhalten über mehrere Kanäle hilft dabei, die attraktivsten Aspekte einer Veranstaltung zu nutzen und sie strategisch über alle Berührungspunkte hinweg einzusetzen. Dies kann sowohl die Quantität als auch die Qualität des Engagements steigern und für Begeisterung rund um eine Veranstaltung sorgen.

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Datenanalyse

Informationen über vergangene Veranstaltungen können den Organisatoren helfen, besser zu verstehen, was Delegierte und Sponsoren wünschen. Aber mehr Daten sind nicht automatisch eine Garantie für Erfolg. In der Tat kann die Verarbeitung großer Mengen von Ereignisdaten zusätzliche Arbeit verursachen und die Ressourcen belasten, was die potenziellen Vorteile zunichte macht.

Was PCOs brauchen, ist eine datengesteuerte Marketingstrategie, die sich auf fachmännisch verwaltete Datenanalysen stützt. Der Einsatz spezieller Software und Automatisierungstools, die Daten liefern und Tools zur Analyse bieten, erleichtert diese Strategie. Automatisierung kann Event-Marketing-Strategien unter anderem durch Personalisierung, Lead-Nurturing, Messbarkeit von Kampagnen und Engagement des Publikums unterstützen.

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Präzise Analysetools können professionellen Kongressveranstaltern helfen, die Leistung der verschiedenen Marketingkanäle zu bestimmen. Ermöglicht wird dies durch erweiterte Berichtsfunktionen, die Bereiche wie Attribution, Konversionsraten, Sichtbarkeit, Erwähnungen und den Beitrag der einzelnen Kanäle zum ROI abdecken. Kurz gesagt: Analyse- und Berichtstools bieten PCOs eine solide Grundlage und geben ihren Kunden ein beruhigendes Gefühl.

Schlussfolgerung

Da wir uns weiter in eine Ära des Wandels hineinbewegen, wird es für PCOs zwingend notwendig, sich aktiv an Eventmarketingstrategien und deren Bewertung zu beteiligen, anstatt diese Aufgaben an Dritte zu delegieren. Multi-Channel-Inhalte, detaillierte Datenanalysen, Automatisierung und erweiterte Berichte sind entscheidend für den Markenaufbau, das Engagement der Teilnehmer und den ROI der Veranstaltung.

Die Kenntnis der neuesten Technologien und Strategien kann auch dazu beitragen, ein konsistentes Erlebnis zu bieten und die Veranstaltung und ihren Organisator als zukunftsorientiert darzustellen, mit all den positiven Assoziationen, die damit verbunden sind.

Wir von Congrex verstehen die neue Rolle des professionellen Konferenzveranstalters und sind stets bereit, unsere Kunden bei der Verwirklichung ihrer kurzfristigen Ziele und langfristigen Visionen zu unterstützen. Nehmen Sie Kontakt auf, um zu besprechen, wie wir Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung unterstützen können.

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Congrex Schweiz ist eine international tätige Agentur, die massgeschneiderte Lösungen anbietet. Dies umfasst die gesamte Organisation von Kongressen und Tagungen, einschließlich der Verwaltung von Hotelzimmern und strategischer Beratung. Jährlich organisiert Congrex Schweiz rund 45 Veranstaltungen mit über 73’000 Delegierten. Zu unseren Kunden gehören internationale Verbände, Regierungsorganisationen und Unternehmen.

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